20. November 2024 | 15 min Lesezeit
Dienstwagen zuhause laden – Die besten Optionen zur fairen Kostenerstattung
Mit der wachsenden Zahl von Elektrofahrzeugen in Unternehmensflotten stellt sich die Frage, wie Mitarbeitenden das Laden ihres Dienstwagens zu Hause einfach und fair vergütet werden kann. Eine klare und faire Lösung für das Heimladen ist entscheidend, da der Prozess sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende möglichst unkompliziert und transparent gestaltet werden sollte.
Daher betrachten wir in diesem Beitrag die verschiedenen Möglichkeiten für die Bereitstellung, Nutzung und Abrechnung des Heimladens. Unser Ziel ist es, eine faire und effiziente Lösung für beide Seiten aufzuzeigen und dabei die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen zu erläutern.
Die drei besten Wege, um Dienstwagen-Stromkosten fair zu erstatten
Verschiedene Optionen für die Bereitstellung und Abrechnung
Technik-Check: Diese Voraussetzungen gelten fürs Laden zu Hause
Wallbox-Besitz: Arbeitgeber oder Mitarbeitende?
Vor- und Nachteile bei Arbeitgeber- oder Mitarbeitereigentum
Stromkosten-Erstattungsoptionen im Detail-Vergleich
1. Pauschale Stromerstattung: Die einfachste Lösung?
2. All-in-One-Anbieter für Heimladen im Check
3. Abrechnung über die Reisekostenabrechnung
Die neue, alternative Abrechnungslösung: Der MOBIKO Heimlademanager
Vorteile der Abrechnung über die MOBIKO-App
Die drei besten Wege, um die Stromkosten für das Laden von Dienstwagen zuhause fair zu erstatten
Für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden das Laden des Dienstwagens zu Hause ermöglichen möchten, gibt es verschiedene Modelle zur Erstattung der Stromkosten. Diese unterscheiden sich in Aufwand, Genauigkeit und Kosten und bieten so Flexibilität, je nach Unternehmensbedarf und -struktur.
Für das Heimladen von Dienstwagen stehen Unternehmen drei gängige Erstattungsmodelle zur Verfügung. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile, die wir hier vorstellen:
1. Pauschale Erstattung
Bei der Pauschale erhält der Mitarbeitende eine feste monatliche Summe, unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch. Diese Methode ist einfach und spart Zeit bei der Verwaltung, kann aber bei intensiver Nutzung oder hohen Strompreisen unter den tatsächlichen Kosten liegen.
Seit dem 01.01.2021 gibt es eine gesetzliche Berechnungsgrundlage, die Unternehmen die Erstattung erleichtert. Mehr dazu weiter unten.
2. Erstattung nach tatsächlichem Verbrauch
Bei dieser Methode werden die Stromkosten für das Laden des Dienstwagens genau erfasst und entsprechend erstattet. Das bedeutet, dass Unternehmen und Mitarbeitende nur das zahlen bzw. zurückbekommen, was tatsächlich verbraucht wurde.
Allerdings ist diese Methode aufwändiger, da Verbrauchsdaten regelmäßig dokumentiert und geprüft werden müssen. MOBIKO bietet hierzu eine bedarfsgerechte und einfache Lösung ohne hohen administrativen Aufwand an. Mehr dazu weiter unten oder mit Klick hier.
3. Komplettlösungen durch Drittanbieter
Einige Unternehmen setzen auf sogenannte All-in-One-Lösungen von Drittanbietern. Diese umfassen sowohl die Installation der Wallbox zu Hause als auch die Abrechnung der Heimladekosten. Bekannte Anbieter in diesem Bereich sind z. B. DKV Mobility und Aral Fuel & Charge.
Der Vorteil: Diese Lösung spart dem Unternehmen Verwaltungsaufwand, da der Anbieter die Installation und die Abrechnung übernimmt. Allerdings bringt das auch Einschränkungen für die Mitarbeitenden mit sich, wie etwa eine begrenzte Wahl bei der Wallbox oder vertragliche Bindungen.
Für Unternehmen, die den gesamten Prozess auslagern möchten, kann dies eine praktische Lösung sein – mehr dazu weiter unten im Detail-Vergleich.
Mehr Details zu den Erstattungsmöglichkeiten?
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Technik-Check: Diese Voraussetzungen gelten fürs Laden zu Hause
Um den Dienstwagen zu Hause laden und die Kosten dafür erstatten zu können, ist eine geeignete technische Ausstattung erforderlich. Die wichtigste Frage für Unternehmen und Mitarbeitende ist, ob eine private Wallbox bereits vorhanden ist und ob diese den Anforderungen für eine genaue und rechtssichere Abrechnung entspricht.
Anforderungen an die Wallbox
1. Eichrechtskonforme Wallbox
Eine eichrechtskonforme Wallbox ist notwendig, um den geladenen Strom steuerlich anerkennen zu lassen. Diese Wallboxen sind mit einem eigenen Zähler ausgestattet und ermöglichen die Erfassung eines separaten Ladeprofils für den Dienstwagen, sodass die Stromkosten präzise und transparent ausgewiesen werden.
2. Nachrüstung bestehender Wallboxen
Falls eine private Wallbox vorhanden ist, kann diese unter Umständen nachgerüstet werden. Einige Anbieter wie beispielsweise Phoenix Contact bieten Lösungen an, um bestehende Wallboxen so umzurüsten, dass sie zwischen privatem Laden und Dienstwagenladen unterscheiden können. Andere Lösungen, z. B. über einen NFC-Chip, erlauben ebenfalls die getrennte Erfassung des Stromverbrauchs für private und dienstliche Nutzung.
3. Technische Integration und Steuerung
Um den Ladeprozess automatisiert zu erfassen und die Daten bequem in die Abrechnung einfließen zu lassen, sollte die Wallbox eine technische Integration in bestehende Systeme des Unternehmens unterstützen. Lösungen wie MOBIKO bieten hierfür Schnittstellen, die den Erstattungsprozess vereinfachen und den Verwaltungsaufwand reduzieren.
Wallbox-Besitz: Arbeitgeber oder Mitarbeitende?
Vor- und Nachteile für den Arbeitgeber als Besitzer
Wenn das Unternehmen die Wallbox kauft und installiert, trägt es die volle Verantwortung, aber auch die Kontrolle über die Nutzung und Verwaltung der Wallbox.
Vorteile
- Der Arbeitgeber hat volle Kontrolle über die Wallbox und kann die Abrechnung und Nutzung genau regulieren.
- Bei Ausscheiden des Mitarbeitenden bleibt die Wallbox Eigentum des Unternehmens und kann weiterverwendet werden.
Nachteile
- Das Unternehmen trägt die Kosten für Anschaffung, Installation und Wartung.
- Der Arbeitgeber muss ein System zur Erfassung und Erstattung der Stromkosten implementieren.
- Zusätzlich fallen Verwaltungsaufgaben wie die regelmäßige Wartung und eventuelle Versicherungen an.
- Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder Umzug des Mitarbeiters kann der Arbeitgeber für den Rückbau der Wallbox verantwortlich sein.
Vor- und Nachteile für den Mitarbeitenden als Besitzer:in
Vorteile
- Mitarbeitende haben mehr Flexibilität bei der Auswahl der Wallbox und können einen lokalen Anbieter oder ein günstigeres Modell wählen.
- Keine langfristige Bindung an das Unternehmen; die Wallbox bleibt auch nach einem Jobwechsel im Besitz des Mitarbeitenden.
Nachteile
- Der Mitarbeitende trägt die Anschaffungs- und Installationskosten selbst.
- Die Abrechnung der Heimladekosten kann komplexer sein, wenn verschiedene Anbieter und Systeme genutzt werden.
Stromkosten-Erstattungsoptionen im Detail-Vergleich
1. Pauschale Stromerstattung
Bei der Pauschale erhält der Mitarbeitende eine feste monatliche Summe, unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch. Diese Methode ist einfach und spart Zeit bei der Verwaltung, kann aber bei intensiver Nutzung oder hohen Strompreisen unter den tatsächlichen Kosten liegen.
- Berechnungsgrundlage: Seit dem 01.01.2021 gibt es eine gesetzliche Grundlage, die Unternehmen die Berechnung der pauschalen Erstattung erleichtert. Die Pauschale kann abhängig von den Ladeoptionen gewählt werden:
- Ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 70 Euro monatlich https://www.dkv-mobility.com/de/ für Elektrofahrzeuge, 35 Euro für Hybridelektrofahrzeuge.
- Mit zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 30 Euro monatlich für Elektrofahrzeuge, 15 Euro für Hybridelektrofahrzeuge.
- Steuerliche Vorteile: Diese Pauschalen sind gemäß § 3 Nr. 50 EStG steuer-und sozialabgabenfrei, was den Aufwand für die Lohnbuchhaltung reduziert. Ein Ausweis auf der Lohnsteuerbescheinigung ist nicht erforderlich, und der Auslagenersatz bleibt beitragsfrei in der Sozialversicherung.
- Vorteile: Die pauschale Methode ist besonders einfach und erfordert keine detaillierten Nachweise des tatsächlichen Stromverbrauchs. Unternehmen können Mitarbeitenden eine klare, steuerfreie Erstattung bieten.
- Nachteile: Diese Lösung könnte bei Mitarbeitenden mit intensiver Nutzung oder hohen Strompreisen zu Unzufriedenheit führen, da die Pauschale möglicherweise nicht die tatsächlichen Kosten deckt.
Fazit
2. All-in-One-Anbieter für Heimladen
Einige Unternehmen entscheiden sich für Komplettlösungen durch Drittanbieter. Diese „All-in-One“-Lösungen umfassen sowohl die Installation der Wallbox als auch die komplette Abrechnung des Heimladestroms. Bekannte Anbieter in diesem Bereich sind beispielsweise DKV Mobility und Aral Fuel & Charge.
- Ablauf: Der Anbieter installiert die Wallbox beim Mitarbeitenden zu Hause und übernimmt die Abrechnung der Stromkosten. Der Mitarbeitende liest den Zählerstand monatlich ab und meldet ihn an den Anbieter, der die Erstattung direkt an den Mitarbeitenden oder das Unternehmen überweist.
- Vorteile: Diese Lösung bietet für das Unternehmen minimalen Verwaltungsaufwand, da der Drittanbieter die Verwaltung und Abrechnung übernimmt. Mitarbeitende profitieren davon, dass sie in der Regel nicht in Vorleistung treten müssen und eine klare Abrechnung erhalten.
- Einschränkungen: So praktisch All-in-One-Lösungen sein können, bringen sie einige Nachteile mit sich. Mitarbeitende haben beispielsweise keine Wahl bei der Installation ihrer Wallbox, was besonders dann problematisch ist, wenn sie die Kosten selbst tragen und lieber einen günstigeren lokalen Elektriker beauftragen würden. Zudem sind Mitarbeitende nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen oft an die Wallbox und manchmal sogar an den Stromtarif gebunden, da sie an den Vertrag des All-in-One-Anbieters gebunden sind. Auch ist die Auswahl der Wallbox eingeschränkt, da meist nur die Modelle des Anbieters verfügbar sind und günstigere Alternativen entfallen.
- Kostenfaktor: In der Summe sind All-in-One-Lösungen häufig teurer als eine individuell zusammengestellte Lösung, bei der Installation, Wallbox und Stromtarif separat gewählt werden können. Der Vorteil bleibt jedoch, dass alles aus einer Hand kommt und administrativen Aufwand spart.
Fazit
3. Abrechnung über die Reisekostenabrechnung
Eine flexible Möglichkeit zur Erstattung der Heimladekosten ist die Abrechnung über die Reisekostenabrechnung. Diese Methode ermöglicht es, den tatsächlich verbrauchten Strom für das Laden des Dienstwagens auf einer bestehenden Abrechnungsplattform zu erfassen, was für Unternehmen, die bereits einen etablierten Reisekostenprozess haben, von Vorteil sein kann.
- Ablauf: Der Mitarbeitende dokumentiert den Stromverbrauch für das Laden des Dienstwagens, idealerweise mithilfe eines separaten Zählers an der Ladestation. Der verbrauchte Strom wird dann mit dem geltenden Stromtarif des Mitarbeitenden berechnet. Diese Kosten fügt der Mitarbeitende als separate Position in seine reguläre Reisekostenabrechnung ein.
- Vorteile: Diese Methode ist besonders transparent und ermöglicht eine genaue Erstattung basierend auf dem tatsächlichen Verbrauch. Sie lässt sich zudem flexibel in bestehende Abrechnungsprozesse integrieren, sodass Unternehmen keine neue Infrastruktur aufbauen müssen.
- Nachteile: Der administrative Aufwand ist relativ hoch, da der Mitarbeitende jeden Ladevorgang einzeln dokumentieren und die entsprechenden Nachweise wie Stromtarife beifügen muss. Auch wenn keine Dienstreise stattfindet, müssen die Ladekosten über die Reisekostenabrechnung eingereicht werden, was den Aufwand für Mitarbeitende und die Buchhaltung erhöht. Zudem müssen die eingereichten Nachweise sorgfältig geprüft und archiviert werden.
- Abrechnungsturnus: Die Reisekostenabrechnung erfolgt in der Regel monatlich, kann aber je nach Unternehmensrichtlinien auch quartalsweise eingereicht werden. Unternehmen sollten hier klare Richtlinien festlegen, um den Prozess effizient zu gestalten.
Fazit
Die neue, alternative Abrechnungslösung: Der MOBIKO Heimlademanager
Wie funktioniert die Abrechnung mit dem MOBIKO Heimlademanager?
-
Selbstorganisierte Wallbox und Dokumentation durch Mitarbeitende
Im Gegensatz zu All-in-One-Lösungen, bei denen die Wallbox oft vorgegeben ist, haben Mitarbeitende bei MOBIKO die Freiheit, eine Wallbox ihrer Wahl zu installieren. So können sie kostengünstige Modelle oder lokale Dienstleister wählen und eine individuelle, bedarfsgerechte Lösung schaffen.
-
Erfassung und Einreichung der Ladekosten
Die Mitarbeitenden erfassen ihre Heimladekosten einfach und direkt in der MOBIKO-App. Hier können sie ihren tatsächlichen Verbrauch sowie ihren individuellen Stromtarif dokumentieren, was eine faire und präzise Erstattung ermöglicht.
-
Automatisierte Übermittlung an die Lohnbuchhaltung
Die in der App erfassten Kosten werden gesammelt und in einer einzigen Datei an die Lohnbuchhaltung des Unternehmens übermittelt. Die
Vorteile im Vergleich zu anderen Abrechnungsoptionen
- Minimaler Verwaltungsaufwand: Dank der zentralen Erfassung und automatischen Übermittlung an die Lohnbuchhaltung entfällt der Aufwand für die manuelle Reisekostenabrechnung oder separate Banktransaktionen.
- Hohe Flexibilität für Mitarbeitende: Mitarbeitende haben die Freiheit, eine Wallbox ihrer Wahl zu verwenden, und sind nicht an feste Anbieter oder Modelle gebunden.
- Kosteneffizienz für das Unternehmen: Obwohl für MOBIKO eine Gebühr anfällt, sind die Gesamtkosten oft niedriger als bei All-in-One-Lösungen oder komplexen Reisekostenabrechnungen, da der Prozess stark vereinfacht wird.
Der MOBIKO Heimlademanager bietet eine ausgewogene Lösung, die den administrativen Aufwand für Unternehmen reduziert und Mitarbeitenden Flexibilität bei der Ladekosten-Erstattung gibt. Eine Lösung, die die Bedürfnisse beider Seiten berücksichtigt und eine einfache, transparente Abrechnung ermöglicht.
Trends und Zukunftsthemen beim Heimladen
Die Entwicklungen im Bereich des Heimladens von Dienstwagen schreiten rasant voran. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende sehen sich neuen Technologien, dynamischen Tarifen und innovativen Abrechnungsmöglichkeiten gegenüber, die den Prozess effizienter und kostensparender gestalten sollen. Hier sind einige der wichtigsten Trends, die das Heimladen in den kommenden Jahren prägen könnten.
PV-Strom und Eigenverbrauch
Immer mehr Mitarbeitende besitzen Photovoltaik-Anlagen (PV-Anlagen) und möchten den selbst erzeugten Strom für das Laden ihrer Dienstwagen nutzen. Dabei stellt sich jedoch die Frage, wie sich der Eigenverbrauch und die Abrechnung mit dem Arbeitgeber gestalten lassen, da PV-Strom oft nicht klar von Haushaltsstrom zu trennen ist. Smarte Abrechnungssysteme könnten zukünftig den spezifischen PV-Stromverbrauch erfassen und eine transparente Abrechnung mit dem Arbeitgeber ermöglichen.
Dynamische Tarife und Mischstrom
Durch dynamische Stromtarife, die je nach Tageszeit und Netzlast variieren, wird es möglich, den Ladestrom zu günstigeren Zeiten zu beziehen. Dies eröffnet für das Heimladen große Chancen, bedeutet jedoch auch, dass der Strompreis stark schwanken kann. Smarte Messgeräte und Abrechnungssoftware könnten in Zukunft den genauen Tarif für jeden Ladevorgang dokumentieren und so eine kostengerechte Erstattung ermöglichen. Unternehmen müssen hier jedoch klare Richtlinien zur Dokumentation und Abrechnung festlegen, um die komplexen Preismodelle zu berücksichtigen.
Integration von Smart-Home-Technologie
Smart-Home-Systeme werden immer häufiger in das Energiemanagement von Haushalten eingebunden. In Zukunft könnten Ladestationen für Dienstwagen direkt in Smart-Home-Systeme integriert werden, um den Ladevorgang optimal an den gesamten Haushaltsverbrauch anzupassen. Smarte Wallboxen könnten beispielsweise priorisieren, wann der Dienstwagen geladen wird – etwa zu Zeiten mit günstigeren Strompreisen oder bei Verfügbarkeit von selbst erzeugtem PV-Strom.
Steuerliche und regulatorische Entwicklungen
Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Mobilität ist zu erwarten, dass der Gesetzgeber weiterführende Regelungen zur Abrechnung von Heimladekosten entwickeln wird. Steuerliche Anreize für dynamische Tarife oder die Nutzung von PV-Strom könnten das Heimladen in Zukunft attraktiver machen. Unternehmen sollten sich regelmäßig über steuerliche Änderungen und deren Auswirkungen auf Erstattungsmodelle informieren, um ihre Lösungen entsprechend anzupassen und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Dienstwagen zuhause laden
Jede(r) Mitarbeitende hinterlegt seinen individuellen Stromtarif in der MOBIKO-App, der für die Abrechnung der Heimladekosten genutzt wird. Damit wird gewährleistet, dass die Erstattung fair und genau auf den tatsächlichen Kosten basiert. MOBIKO ermöglicht dabei die Flexibilität, diesen Prozess für die Mitarbeitenden unkompliziert zu gestalten.
Grundsätzlich können Mitarbeitende ihre bestehende Wallbox nutzen, solange diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht, wie etwa der eichrechtskonformen Messung. Mehr dazu erfahren Sie im Blogbeitrag hier. Unsere Partner bieten zusätzlich Wallboxen an, die speziell für die Anforderungen der Dienstwagenabrechnung zertifiziert sind. Mitarbeitende sind nicht auf bestimmte Modelle festgelegt, was maximale Flexibilität gewährleistet.
Die Abrechnung der Heimladekosten wird über eine Payroll-Schnittstelle automatisiert abgewickelt. Dabei wird der Betrag basierend auf dem erfassten Stromverbrauch und dem hinterlegten Tarif direkt mit dem Gehalt ausgezahlt. MOBIKO unterstützt eine Vielzahl gängiger Payroll-Systeme. Eine vollständige Liste der kompatiblen Schnittstellen finden Sie hier: https://mobiko.net/plattform/integrationen/
Wie erwähnt hinterlegt jede(r) Mitarbeitende hinterlegt den individuellen Stromtarif in der MOBIKO-App. Das garantiert, dass die Erstattung genau auf den tatsächlichen Kosten basiert, was über den gesetzlichen Pauschalbeträgen liegen kann und trotzdem steuerlich vorteilhaft bleibt.
Steuerliche Pauschalen (herkömmlicher Weg):
Alternativ können Unternehmen pauschale Beträge erstatten, die gemäß § 3 Nr. 50 EStG steuer- und sozialabgabenfrei sind. Die Pauschalen sehen wie folgt aus:
- Ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 70 Euro monatlich für Elektrofahrzeuge, 35 Euro für Hybridelektrofahrzeuge.
- Mit zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 30 Euro monatlich für Elektrofahrzeuge, 15 Euro für Hybridelektrofahrzeuge.
Diese Pauschalen sind für die Mitarbeitenden steuer- und sozialversicherungsfrei, und es ist kein Ausweis auf der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich, was die Lohnbuchhaltung entlastet.
Individuelle Erstattung mit MOBIKO:
MOBIKO ermöglicht es Unternehmen, die tatsächlichen Kosten pro Mitarbeitendem zu erstatten. Solange die Bedarfsnachweise erbracht werden, greift ebenfalls die Steuer- und Sozialabgabenfreiheit gemäß § 3 Nr. 50 EStG – unabhängig davon, ob die Kosten unter oder über den Pauschalen liegen. Diese bedarfsgerechte Lösung stellt sicher, dass die Erstattung den individuellen Verbrauch realistisch widerspiegelt und trotzdem den steuerlichen Anforderungen entspricht.
Autoren
Andreas Reichert
Geschäftsführer bei MOBIKO
Jonas Breit
Content Marketing Manager bei MOBIKO
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