18. Juli 2025 | 12 min Lesezeit
Wie funktioniert das Mobilitätsbudget? Einfach erklärt für Unternehmen
Die Arbeitswelt wird immer flexibler und das betrifft auch die Mobilität. Während früher der Dienstwagen das Standardangebot für Mitarbeitende war, setzen immer mehr Unternehmen auf das Mobilitätsbudget als moderne Alternative. Doch wie genau funktioniert das eigentlich?
In diesem Artikel erklären wir, was ein Mobilitätsbudget ist, wie es eingesetzt wird und welche Vorteile es für Unternehmen und Mitarbeitende bietet.
Was ist ein Mobilitätsbudget?
Ein Mobilitätsbudget ist ein monatlicher Zuschuss, den Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Dieser Zuschuss ist zweckgebunden für Mobilität. Mitarbeitende können selbst entscheiden, für welche Verkehrsmittel sie das Mobilitätsbudget einsetzen möchten. Es kann sowohl für den Arbeitsweg als auch für private Fahrten genutzt werden – vom ÖPNV über Fahrrad bis hin zu Carsharing oder E-Scootern.
Das Mobilitätsbudget wird in der Regel als festgelegter monatlicher Betrag bereitgestellt, z. B. 100 € pro Monat. Die Nutzung wird meist digital verwaltet, etwa über eine App oder Plattformlösung.
Wie funktioniert das Mobilitätsbudget in der Praxis?
Der Ablauf ist einfach:
Das Unternehmen definiert ein monatliches Budget, das Mitarbeitende für Mobilitätszwecke nutzen können – beispielsweise 50 €, 100 € oder mehr.
Mitarbeitende nutzen das Budget flexibel für verschiedene Mobilitätsangebote, z. B. das Deutschlandticket, Fahrrad-Leasing, Carsharing oder Bahnfahrten. Dafür gehen sie in Vorleistung – bezahlen Fahrten also zuerst selbst – und reichen die Belege anschließend ein.
Die Abrechnung erfolgt zentral über einen Anbieter oder eine Plattform. Nach Prüfung der Belege erhalten die Mitarbeitenden die Erstattung im Folgemonat über ihre Gehaltsabrechnung.
Je nach Mobilitätsart erhalten die Mitarbeitenden die Ausgaben steuerfrei und daher komplett wieder (also z.B. ÖPNV-Ausgaben) oder aber teilweise mit den entsprechenden und individuellen Steuer- und Sozialabgaben. Einen detaillierten Überblick finden Sie in unserem Artikel zum Thema Versteuerung.
Welche Mobilitätsformen können abgedeckt werden?
Ein großer Vorteil des Mobilitätsbudgets ist die Vielfalt der abgedeckten Optionen. Dazu zählen zum Beispiel:
- Öffentlicher Nahverkehr (z. B. ÖPNV, Deutschlandticket, BahnCard)
- Fahrrad, E-Bike oder Bike-Leasing (sowohl die Anschaffung also auch Reparaturen)
- Carsharing, E-Scooter, Taxi
- Tanken oder Ladesäulen-Nutzung (z. B. für private E-Autos)
- Parkgebühren
In welchem Land die Nutzung stattgefunden hat, ist dabei irrelevant. Es können beispielsweise auch Riksha-Fahrten in Indien oder der Skipass in Österreich abgerechnet werden.
Allerdings legt das Unternehmen fest, welche Leistungen enthalten sind und somit rückerstattet werden. Die Budgetnutzung ist damit individuell anpassbar an Mitarbeitende, Standorte und Mobilitätsbedürfnisse.
Welche Vorteile bietet das Mobilitätsbudget für Unternehmen und Mitarbeitende?
Vorteile des Mobilitätsbudgets für Unternehmen
Für Unternehmen ist das Mobilitätsbudget ein attraktiver Benefit, mit dem sie sich im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte klar differenzieren können. Vor allem junge Talente und urbane Mitarbeitende legen zunehmend Wert auf flexible und nachhaltige Mobilitätsangebote statt starrer Dienstwagenmodelle. Ein Mobilitätsbudget signalisiert Innovationsbereitschaft und Arbeitgeberattraktivität. Es ist gleichzeitig auch ein inklusiver Benefit, da alle Mobilitätsarten und somit alle Mobilitätsbedürfnisse abgedeckt werden können.
Zudem ermöglicht das Budgetmodell eine klare Budgetplanung: Statt variabler Kosten für einzelne Verkehrsmittel oder Dienstwagen können Unternehmen ein monatlich fixiertes Mobilitätsbudget pro Mitarbeitendem definieren. Das schafft Transparenz und Planbarkeit – insbesondere im Vergleich zu fahrleistungsabhängigen Kfz-Kosten.
Ein weiterer Vorteil liegt im geringen Verwaltungsaufwand: Moderne Plattformlösungen automatisieren Buchung, Abrechnung und Versteuerung. So entfallen interne Prozesse wie Belegerfassung, Rückfragen oder manuelle Kontrolle.
Und: Wer gezielt auf umweltfreundliche Verkehrsmittel wie ÖPNV oder Fahrrad setzt, leistet aktiv einen Beitrag zu den eigenen Nachhaltigkeitszielen und kann dies gegenüber Kund:innen, Partnern und Mitarbeitenden glaubwürdig kommunizieren.
Vorteile des Mobilitätsbudgets für Mitarbeitende
Für Beschäftigte bietet das Mobilitätsbudget maximale Flexibilität im Alltag. Statt auf ein bestimmtes Verkehrsmittel festgelegt zu sein, entscheiden sie selbst, wie sie das monatliche Budget einsetzen – sei es für das Deutschlandticket, E-Bike-Leasing, Carsharing, oder die Fahrt mit dem E-Scooter. Das macht das Mobilitätsbudget auch für Mitarbeitende ohne Führerschein oder eigenem Fahrzeug nutzbar.
Besonders attraktiv: Die Nutzung erfolgt einfach und digital, in der Regel über eine App oder Plattform. So behalten Mitarbeitende jederzeit den Überblick über ihr Budget und die genutzten Leistungen – ganz ohne Papierkram.
Hinzu kommt der steuerliche Vorteil: Je nach Art der genutzten Mobilitätsleistungen (z. B. ÖPNV) können Mitarbeitende vom Brutto mehr Netto behalten, da bestimmte Leistungen steuerfrei oder pauschalversteuert genutzt werden können.
Fazit: Das Mobilitätsbudget bietet eine Win-Win-Situation: für Unternehmen, die sich modern und effizient aufstellen wollen, und für Mitarbeitende, die Wert auf individuelle, nachhaltige und einfache Mobilität legen.
Wie können Unternehmen das Mobilitätsbudget einführen?
Die Einführung eines Mobilitätsbudgets ist unkomplizierter als viele denken. Dennoch sollten Sie einige Punkte im Vorfeld durchdenken und festlegen:
1. Bedarf und Zielgruppe analysieren: Für wen soll das Angebot gelten?
Bevor ein Mobilitätsbudget eingeführt wird, sollte im Unternehmen klar definiert sein, für welche Mitarbeitendengruppen das Angebot gedacht ist und welche Mobilitätsbedürfnisse im Alltag tatsächlich bestehen. Denn nicht jede Abteilung, Position oder jeder Standort nutzt Mobilität auf die gleiche Weise.
Sinnvoll ist es, zunächst zu prüfen:
- Gibt es Mitarbeitende ohne Dienstwagenanspruch, denen dennoch ein attraktiver Mobilitätsbenefit geboten werden soll?
- Gibt es Mitarbeitende, die auf einen Dienstwagen verzichten wollen und können?
- Arbeiten viele Beschäftigte im urbanen Raum, wo der Dienstwagen an Relevanz verliert?
- Sind jüngere Talente oder Auszubildende eine wichtige Zielgruppe, die sich eher flexible Mobilitätslösungen wünschen?
- Welche Pendlerstrecken, Arbeitszeitmodelle oder Außendiensttätigkeiten gibt es im Unternehmen?
Auch strukturelle Faktoren wie Standorte mit schlechter ÖPNV-Anbindung oder ein hoher Anteil an Remote- oder hybrider Arbeit beeinflussen, wie das Budget gestaltet werden sollte.
Eine klare Zielgruppenanalyse hilft dabei, das Mobilitätsbudget zielgerichtet zu konzipieren – entweder als flächendeckendes Angebot für alle oder als optionaler Benefit für bestimmte Gruppen (z. B. Azubis, Vertriebsmitarbeitende, städtische Standorte). Dadurch steigt die tatsächliche Nutzung und der wahrgenommene Mehrwert im Unternehmen.
2. Budgethöhe definieren: Einheitlich oder gestaffelt?
Im zweiten Schritt geht es darum, eine passende Budgethöhe pro Mitarbeitendem und Monat festzulegen. In der Praxis liegen Mobilitätsbudgets häufig zwischen 50 € und 200 € – je nach Branche, Standortkosten und Unternehmensgröße. Die entscheidende Frage lautet: Soll das Budget für alle gleich hoch sein oder nach bestimmten Kriterien gestaffelt werden?
Ein einheitliches Budget ist einfach zu kommunizieren und leicht zu verwalten. Es bietet sich besonders an, wenn alle Mitarbeitenden ähnliche Mobilitätsanforderungen haben – zum Beispiel bei zentralen Standorten oder homogener Belegschaft.
Eine gestaffelte Lösung wiederum kann sinnvoll sein, wenn unterschiedliche Gruppen (z. B. Außendienst vs. Verwaltung) berücksichtigt werden sollen. Auch eine Staffelung nach Position, Standort oder Arbeitszeitmodell (Vollzeit/Teilzeit) ist möglich. Wichtig ist, dass die Verteilung nachvollziehbar, transparent und fair kommuniziert wird – idealerweise im Rahmen einer internen Mobilitätsrichtlinie.
3. Anbieter oder Plattform auswählen, die Verwaltung, Buchung und Abrechnung übernimmt
Damit das Mobilitätsbudget in der Praxis funktioniert, braucht es einen Partner, der technische Umsetzung, Verwaltung und Abrechnung übernimmt. Hier empfiehlt es sich, auf eine spezialisierte Mobilitätsplattform zu setzen, die alle relevanten Mobilitätsarten bündelt – vom ÖPNV über Bike-Leasing bis hin zu Carsharing oder Ladeinfrastruktur.
Wichtige Kriterien bei der Auswahl:
- Begleitetes Onboarding
- Automatisierte Abrechnung (inkl. Steuerkonformität)
- Einfache Nutzung für Mitarbeitende per App oder Webportal
- Flexibilität bei den Mobilitätsoptionen
- Integration in bestehende Payroll-Systeme
- Support & Ansprechpartner für HR und Mitarbeitende
Ein guter Anbieter sorgt dafür, dass das Mobilitätsbudget im Unternehmen reibungslos eingeführt und nachhaltig betrieben werden kann – ohne Mehraufwand für HR oder Finance.
Siehe dazu auch unser Artikel “Anbieter im Vergleich.”
4. Kommunikation an Mitarbeitende: Einfache, verständliche Einführung über interne Kanäle
Auch das beste Mobilitätsbudget entfaltet nur dann seine Wirkung, wenn es von den Mitarbeitenden verstanden, angenommen und genutzt wird. Deshalb ist eine klare, transparente und motivierende Kommunikation entscheidend. Sie sollte Antworten auf die wichtigsten Fragen geben:
- Was ist das Mobilitätsbudget?
- Wie funktioniert die Nutzung?
- Was sind die persönlichen Vorteile?
- Wie und wo kann ich starten?
Empfehlenswert ist eine kommunikative Begleitung des Roll-outs – etwa mit einer Info-Mail, kurzen Erklärvideos, internen Q&A-Sessions oder einer Landingpage mit allen Infos und Ansprechpartnern. Ziel ist es, Unsicherheiten abzubauen und den Einstieg so einfach wie möglich zu gestalten. Idealerweise begleitet durch eine interne oder externe Mobilitätsberatung. Gute Anbieter unterstützen auch hier.
Lesen Sie dazu auch unseren Artikel “Mobilitätsbudget einführen: In 6 Schritten zum erfolgreichen Start“
Praxisbeispiel: So sieht ein Mobilitätsbudget im Alltag aus
Beispiel: Eine Mitarbeiterin in München erhält monatlich ein Mobilitätsbudget von 100 €. Sie nutzt im Mai:
- 55,10 € für das Deutschland-Jobticket
- 25 € für das Fahrrad-Abo
- 19,90 € für gelegentliches Carsharing
Sie lädt alle Belege in eine Mobilitätsapp hoch und das Unternehmen erhält eine Gesamtabrechnung, die direkt in ihr Lohnbuchhaltungssystem einfließt – ohne manuellen Aufwand.
Im Folgemonat erhält die Mitarbeiterin die Ausgaben aus dem Mai über ihre Lohnabrechnung erstattet. Die Ausgaben sind auf dem Lohnzettel ausgewiesen und steuerlich korrekt eingeordnet. Die Kosten für das Deutschland-Jobticket werden vollständig rückerstattet, ohne Steuer- und Sozialabgabenabzüge. Für Fahrrad-Abo und Carsharing fallen Steuern und Sozialabgaben an.
Bei MOBIKO können Mitarbeitende ungenutztes Budget in den Folgemonat übertragen. So könnte die Mitarbeiterin beispielsweise das Deutschland-Jobticket in dem Monat pausieren, in dem sie Urlaub hat und hätte im Folgemonat 55,10 € mehr Budget zur Verfügung.
Ein weiterer Pluspunkt ist der intelligente Steueralgorithmus bei MOBIKO. Die Mitarbeiterin kann über das verfügbare Budget hinaus Belege einreichen und der Steueralgorithmus priorisiert die Ausgaben nach ihrer steuerrechtlichen Priorität. So wird die Erstattung optimiert, sodass die Mitarbeiterin so viel wie möglich wieder erstattet bekommt.
Welche steuerlichen Vorteile bietet das Mobilitätsbudget?
Das Mobilitätsbudget ist für Unternehmen und Mitarbeitende steuerlich attraktiv – abhängig davon, welche Verkehrsmittel damit genutzt werden. Wird das Budget beispielsweise für den ÖPNV eingesetzt, kann es steuer- und sozialabgabenfrei (§ 3 Nr. 15 EStG) vom Arbeitgeber bezuschusst werden. Auch das Dienstrad-Leasing ist bei richtiger Ausgestaltung steuerlich begünstigt.
Kauf und Installationskosten einer Wallbox können Arbeitgeber mit einer Pauschalsteuer von 25 % bezuschussen. Für andere Leistungen wie Carsharing oder Tanken müssen allerdings die üblichen Steuern und Sozialabgaben gezahlt werden. Je mehr nachhaltige Mobilität die Mitarbeitenden nutzen, desto mehr haben sie davon und erhalten mehr Netto vom Brutto. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von geringeren Lohnnebenkosten.
Wichtig ist dabei die richtige steuerliche Zuordnung der genutzten Mobilitätsformen – idealerweise über einen Anbieter, der das automatisiert abbildet.
Häufig gestellte Fragen
Es gibt keine gesetzliche Höchstgrenze. In der Praxis liegen die Beträge häufig zwischen 50 und 200 € pro Monat – je nach Unternehmensgröße, Standort und Position.
Grundsätzlich alle Mitarbeitenden, für die das Unternehmen ein solches Benefit anbietet.
Die steuerliche Behandlung hängt von der Art des Mobilitätsbudgets (per Rückerstattung oder Debit-Kartenmodell) und der genutzten Leistungen ab.
Beim Rückerstattungsmodell gilt: ÖPNV kann nach §3 Nr. 15 EstG steuer- und sozialabgabenfrei bezuschusst werden. Alternativ kann eine Pauschalversteuerung von 25 % gewählt werden, so dass der Ausweis in Zeile 17 der Lohnsteuerbescheinigung nicht erfolgt.
Für den Kauf und die Installation einer Wallbox gibt es eine Pauschalversteuerung von 25 %.
Andere Leistungen werden individuell je nach Steuerklasse versteuert.
Zudem können Arbeitgeber bei MOBIKO individuell für einzelne Mobilitätskategorien einstellen, ob Mitarbeitende die Versteuerung bei steuerpflichtigen Mobilitätsformen übernehmen sollen, oder der Arbeitgeber spezielle Mobilitätsformen fördern möchte, indem er die Versteuerung übernimmt.
Das hängt vom Anbieter und vom Wunsch des Unternehmens ab. In manchen Modellen verfällt das Budget, in anderen kann es in den Folgemonat übertragen werden.
Ja – für viele Mitarbeitende ist es eine attraktive Alternative, insbesondere in urbanen Regionen. Unser Kunde XEPTUM hat mit dem Mobilitätsbudget erfolgreich seinen Fuhrpark ersetzt.
Mehr zum Thema Mobilitätsbudget als Alternative zum Dienstwagen.
Fazit: Einfach, flexibel, zukunftsfähig
Das Mobilitätsbudget ist mehr als ein neuer Trend. Es ist ein sinnvoller, moderner Benefit, der zu den heutigen Anforderungen von Unternehmen und Mitarbeitenden passt. Mit dem richtigen Partner lässt es sich einfach einführen und effizient verwalten.
Wir haben das Mobilitätsbudget bereits in Unternehmen jeder Größe und Branche erfolgreich eingeführt – von Tech-Startups über mittelständische Industriebetriebe bis hin zu internationalen Konzernen. Mit erprobtem Schulungsmaterial für Admins und Mitarbeitende, klaren Prozessen und jahrelanger Erfahrung sorgen wir dafür, dass auch bei Ihnen alles reibungslos läuft.
Whitepaper: Das Mobilitätsbudget
Alles, was Sie darüber wissen müssen: Erfahren Sie, welche Vorteile und Herausforderungen Mobilitätsbudgets haben und erhalten Sie fundiertes Wissen in steuerliche Aspekte.
Dieses Whitepaper dient als Leitfaden für alle, die sich einen klaren Überblick über das Thema verschaffen wollen.
Autorin
Agnes Köklü
Senior Marketing Managerin bei MOBIKO
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