Flexibel & einfach dienstlich reisen
So einfach funktioniert Ihre Reisekostenabrechnung für Dienstreisen
Wir machen Ihre Reiserichtlinie sichtbar. In MOBIKO können Sie angeben wie viel Kosten für welche Mobilitätsarten, Hotels etc. auf Dienstreisen anfallen dürfen. Ihre Mitarbeitenden können somit innerhalb ihres Rahmens selbst entscheiden, wie sie reisen möchten und ihre Ausgaben digital erfassen. Sparen Sie sich dadurch zeitintensive Freigabeprozesse, lästiges Belege hin und her reichen und behalten Sie Kosten und Emissionen unter Kontrolle. So ist Ihre Reisekostenabrechnung im Handumdrehen erledigt.
Ihre Vorteile mit MOBIKO Business
- Mit MOBIKO Business Reiserichtlinien & Nachhaltigkeitsrichtlinien automatisch einhalten.
- Maximale Flexibilität bei der Planung und Buchung von Dienstreisen für alle Mitarbeitenden.
- Prüfungsaufwand und Belege auf ein Minimum reduzieren.
- Transparente und GoBD konforme Abrechnung aller Reisekosten.
- Günstiger als alle Geschäftsreise-Tools und eine Abrechnung mit Excel.
So funktioniert Ihre Reisekostenabrechnung mit MOBIKO Business
Anhand Ihrer Dienstreiserichtlinien im Unternehmen setzen Sie den Rahmen
– den Rest übernehmen wir.
App konfigurieren
Bei der Konfiguration von MOBIKO werden Ihre Reiserichtlinien bzw. die Ausgabelimits pro Mobilitätsart, Hotels etc. für alle Mitarbeitergruppen festgelegt.
Dienstreisen planen & Kosten einreichen
Ihre Mitarbeitenden planen ihre Dienstreisen flexibel selbst und reichen alle Kosten bequem in der MOBIKO App ein.
Einfach abrechnen
Am Monatsende erhalten Sie alle Ausgaben und Belege digital und GoBD-konform in PDF und Excel für eine schnelle Abrechnung. Fertig.
Unsere Antwort auf die Herausforderungen dienstlicher Mobilität
Geschäftsreisen effizient abrechnen
Mit MOBIKO Business können Mitarbeitende Reisekosten (inkl. Verpflegung-, Kilometer- & Übernachtungspauschale) schnell und einfach per App einreichen.
Die Abrechnung mit nur einer Erstattungsdatei ermöglicht für Arbeitgeber eine schnelle Rückerstattung.
Individuelle und transparente Richtlinien
Auch Tagesreisen einfach abbilden
50% aller Geschäftsreisen sind Tagesreisen im urbanen Raum. Hier greifen jedoch die Reiserichtlinien oft nicht. Bei MOBIKO Business gilt die Reiserichtlinie auch für innerstädtische Mobilität, z. B. für ÖPNV und Shared Mobility.
Lassen Sie somit Ihre Mitarbeitenden entscheiden, wie sie Dienstreisen am effektivsten gestalten.
Nachhaltiges Reisen möglich machen & fördern
Anbieterunabhängige Dienstreisen ermöglichen
Sie legen für Ihr Unternehmen fest, wie viel Ihre Mitarbeitenden pro Kategorie und Strecke ausgeben dürfen. Mitarbeitende haben die freie Wahl in ihrer Mobilität, Unterkunft sowie Verpflegung und buchen innerhalb des vorgegebenen Rahmens selbst.
ÖPNV
Zugreisen
Fernbusreisen
Taxikosten
Sharing-Kosten
Flugkosten
Kilometerpauschale
Kilometerpauschale
Kilometerpauschale
Verpflegungspauschale
Übernachtung
Kosten für MOBIKO Business
* zzgl. mtl. Plattform-Gebühr
MOBIKO Business
Unsere Lösung für eine intuitive
und smarte Steuerung dienstlicher Reisekosten
€ 7,90
mtl. pro Lizenz
Funktionsumfang:
- Individuelle Reiserichtlinien festlegen
- Maximale Flexibilität bei der Mobilitätswahl
- Reduzierung von Freigabe- und Prüfaufwand
- Integrierte Business-Trip-Logik
- Automatische Berechnung der Pauschalen
- Transparente & GoBD-konforme Abrechnung
- Export zu Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung
Knowledge Base rund um die Reisekostenabrechnung & Dienstreisen
Wir wollen gemeinsam Dienstreisen sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer so flexibel und reibungslos wie möglich gestalten, aber auch der Umwelt etwas gutes tun. Daher informieren wir über unseren aktuellsten Erkenntnisse und Erfahrungen.
FAQ's zur Reisekostenabrechnung
Nutzer:innen erhalten einen Registrierungslink, über den sie ihren Account einrichten können. Belege können nun in der MOBIKO App bequem per Texterkennung (OCR) eingescannt oder abfotografiert und hochgeladen werden.
Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein, um eine Ausgabe bei MOBIKO Business einreichen zu können:
- Es wurde eine Leistung in Anspruch genommen bzw. ein Ticket gekauft.
- Es liegt eine Rechnung, Quittung oder ein Beleg mit ausgewiesenen Dienstreisekosten vor. Das können Belege sein, die für die Fahrt entstanden sind, für Spesen und somit den Verpflegungsmehraufwand betreffen oder für Übernachtungen in Hotels etc.
- Die Rechnung wurde bisher noch nicht eingereicht.
Zu den Mobilitätsausgaben, die Sie mit MOBIKO Business erfassen können, gehören unter anderem: Mietwagen-Dienste, öffentliche Verkehrsmittel, Zug, Taxi-Dienste, Flugzeug, Car-, Scooter- und Bike-Sharing Dienste, Mitfahr-Dienste, Berg- und Wassertransport, etc. … (keine abschließende Aufzählung)
Alle steuerrechtlich relevanten Informationen werden bei MOBIKO Business digital über die Dauer der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und können bei Bedarf eingesehen werden. Die Originalbelege müssen daher nicht aufbewahrt werden. Im Fall einer Betriebsprüfung kann der Arbeitgeber bei MOBIKO einen Zugang für den Betriebsprüfer zum MOBIKO Admin-Bereich erhalten. Mit dem passwortgeschützten Zugang des Betriebsprüfers können alle Bilder der Belege und die dazugehörigen Informationen eingesehen werden. Orginalbelege müssen daher nicht aufbewahrt werden.
In Ihrer Reisekostenabrechnung fassen Sie alle Kosten zusammen, die im Rahmen einer Dienstreise angefallen sind. Dazu gehören zum Beispiel Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand. Die Belege hierfür werden gesammelt, erfasst und die Kosten vom Arbeitgeber an Mitarbeitende zurückerstattet. In der Regel erstellen Arbeitnehmende die Reisekostenabrechnung selbst.
Reisekosten werden in den meisten Fällen vom Arbeitgeber getragen, da sie für geschäftliche Reisen angefallen sind. Arbeitnehmenden steht häufig ein festgelegtes Budget für ihre Geschäftsreise zur Verfügung. Eine andere Möglichkeit ist, dass Arbeitnehmende ihre angefallenen Kosten während der Reise in Form einer Reisekostenabrechnung einreichen und erstattet bekommen. Nachteil dabei ist, dass Mitarbeitende in Vorleistung gehen und Belege sammeln müssen.
Es gibt keine gesetzlich geregelten formalen Vorgaben. Viele Unternehmen legen jedoch in ihren Reisekostenrichtlinien fest, wie die Kosten eingereicht werden müssen. In der Regel müssen folgende Angaben in einer Reisekostenabrechnung enthalten sein:
- Personalien der Mitarbeitenden, die die Reise unternommen haben
- Datum und Dauer der Reise
- Zweck der Reise (z.B. Kundenbesuch, Konferenzteilnahme, etc.)
- Angaben zu den einzelnen Reisekosten, zum Beispiel Flug- oder Bahntickets, Hotelrechnungen, Verpflegungskosten, etc.
- Nachweise für die angegebenen Reisekosten, zum Beispiel Quittungen, Rechnungen oder Belege
Alle Nachweise müssen dabei vollständig und lesbar sein, damit die Kosten erstattet werden können.
Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands erhalten Arbeitnehmende vom Arbeitgeber einen Verpflegungsmehraufwand. Das ist eine Pauschale, die abhängig von Zweck, Dauer Reiseziel und den örtlichen Verhältnissen während Dienstreise für zusätzliche Verpflegung und Unterkunft verwendet werden kann.
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Pauschbetrag, den Arbeitnehmer bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands erhalten, um ihre Mehrkosten für Verpflegung und Unterkunft zu decken. Er wird vom Arbeitgeber gezahlt und ist steuerfrei, solange bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich nach der Dauer und dem Zweck der Dienstreise, dem Reiseziel und den örtlichen Verhältnissen. In Deutschland gibt es festgelegte Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand, die regelmäßig angepasst werden.
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Mit unserem flexiblen Mobilitätsbudget als Benefit für den Arbeitsweg sowie die Privatnutzung können Sie sämtliche Mobilitätsangebote in einer App vereinen. Sie haben einen transparenten Ort, an dem Sie die Mobilitätsnutzung analysieren, strategische Entscheidungen treffen sowie Emissionen erfassen und ausweisen können.
Das Tool, für eine einfache und digitale Reisekostenabrechnung bei maximaler Flexibilität
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