Dienstreisen einfach & flexibel abrechnen
Die digitale Umsetzung Ihrer Reisekostenabrechnung im Unternehmen.
Diese und über 150 weitere Kunden setzen bereits auf MOBIKO:
Die digitale Reisekostenabrechnung
Wir machen Ihre Reiserichtlinie sichtbar. In MOBIKO können Sie angeben, wie viel Kosten für welche Mobilitätsarten, Hotels etc. auf Dienstreisen anfallen dürfen. Ihre Mitarbeitenden können somit innerhalb ihres Rahmens selbst entscheiden, wie sie reisen möchten und ihre Ausgaben digital erfassen. So behalten Sie Kosten, Belege und Emissionen unter Kontrolle.
Die Vorteile von MOBIKO Business
- Reiserichtlinien & Nachhaltigkeitsrichtlinien automatisch einhalten.
- Maximale Flexibilität bei der Planung und Buchung von Dienstreisen für alle Mitarbeitenden.
- Prüfungsaufwand und Belege auf ein Minimum reduzieren.
- Transparente und GoBD konforme Abrechnung aller Reisekosten.
- Günstiger als alle Geschäftsreise-Tools und eine Abrechnung mit Excel.
Drei Schritte zu Ihrer digitalen Reisekostenabrechnung mit MOBIKO Business
Anhand Ihrer Dienstreiserichtlinien im Unternehmen setzen Sie den Rahmen für die Geschäfrsreisen Ihrer Mitarbeitenden.
Den Rest übernehmen wir.
App konfigurieren
Bei der Konfiguration von MOBIKO werden Ihre Reiserichtlinien bzw. die Ausgabelimits pro Mobilitätsart, Hotels etc. für alle Mitarbeitergruppen festgelegt.
Dienstreisen planen & Kosten einreichen
Ihre Mitarbeitenden planen ihre Dienstreisen flexibel selbst und reichen alle Kosten bequem in der MOBIKO App ein.
Einfach abrechnen
Am Monatsende erhalten Sie alle Ausgaben und Belege digital und GoBD-konform in PDF und Excel für eine schnelle Abrechnung. Fertig.
Anbieterunabhängige Dienstreisen ermöglichen
Sie legen für Ihr Unternehmen fest, wie viel Ihre Mitarbeitenden pro Kategorie und Strecke ausgeben dürfen. Mitarbeitende haben die freie Wahl in ihrer Mobilität, Unterkunft sowie Verpflegung und buchen innerhalb des vorgegebenen Rahmens selbst.
ÖPNV
Zugreisen
Fernbusreisen
Taxikosten
Sharing-Kosten
Flugkosten
Kilometerpauschale
Kilometerpauschale
Kilometerpauschale
Verpflegungspauschale
Übernachtung
Beliebte Use Cases zu MOBIKO Business
Gerne geben wir Ihnen entsprechende Beispiele an die Hand, wie das MOBIKO Modul für Geschäftsreisen gewinnbringend bei anderen Unternehmen eingesetzt wird.
Travel Management
Sie verbringen viel Arbeitszeit mit der Überwachung der Einhaltung der Reiserichtlinien, dem Hinterherjagen von Belegen und der Freigabe von Reisen? Mit den gesetzten Limits in MOBIKO Business werden Reiserichtlinien automatisch eingehalten und der Prüfungsaufwand sowie Belege auf ein Minimum reduziert.
Fuhrpark- und Mobility-Management
Das Travel Management liegt in Ihrer Abteilung und alleine das Belege sammeln und prüfen braucht sehr viel Kapazität in Ihrem Team? Mit den gesetzten Limits können Sie in MOBIKO Business den Prüfungsaufwand sowie anfallende Belege auf ein Minimum reduzieren und die Einhaltung der Reiserichtlinien automatisch möglich machen.
Nachhaltigkeitsmanagement
Das Berechnen des CO2-Fußabdrucks der Dienstreisen bereitet Ihnen Kopfschmerzen? Mit dem MOBIKO Business Tool lassen sich einfach eine Datengrundlage dafür schaffen und Dienstreisen gleichzeitig schnell und digital abrechnen. Auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Travel Management und der (Lohn-)buchhaltung werden Sie dafür lieben.
Geschäftsführung
Sie möchten viele attraktive Angebote bieten – jedoch bei möglichst wenig Anbietern, um Ihren Aufwand zu verringern? Mit dem MOBIKO Business Tool rechnen Sie wie gewohnt einfach neben dem Benefit Mobilitätsbudget auch Geschäftsreisen digital ab. So bleiben mehr Ressourcen im Team für andere Aufgaben.
Mitarbeitende (?)
Sie sind es leid, Belege einzusannen, von A nach B zu tragen und Monate lang auf die Rückerstattung zu warten? Mit MOBIKO Business geben Sie ihrem Arbeitgeber ein einfaches Tool an die Hand, dass die Reisekostenabrechnung digitalisiert, vereinfacht und im Handumdrehen abrechenbar macht.
Mehr erfahren
Passende Module zum Mobilitätsbudget
Deutschlandticket als Jobticket anbieten
Mit diesem Service können Sie das Deutschlandticket als Jobticket zusätzlich als Benefit allen Ihre Mitarbeitenden über die App buchbar anbieten. Mit einem Arbeitgeberzuschuss von min. 25%, erhalten die Mitarbeitenden 5% Rabatt auf ihre Tickets, welche jederzeit abonniert und gekündigt werden können. Die Abrechnung erfolgt automatisiert für die Lohnbuchhaltung.
Mobilitätsbudget als Benefit
Mit diesem Modul können Sie allen Mitarbeitenden zusätzlich einen flexiblen Benefit bereitstellen, der für alle Mobilitätsarten weltweit genutzt werden kann. Mit zwei Modulen in einer Anwendung allen Bedürfnissen bei Geschäftsreisen, in der privaten Mobilität und auf dem Arbeitsweg gerecht werden, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand!
Mobility Card als Sachbezug
Mit dieser Karte können Sie den Sachbezug nutzen und Ihren Mitarbeitenden zusätzlich steuerfreien Zugang zu Mobilität bieten, ohne dass diese in Vorkasse gehen müssen. Die Mitarbeitende bezahlen direkt bei einer Vielzahl von Mobilitätsanbietern. Bezuschussen Sie zusätzlich die private und Pendelmobilität mit nur einer Plattform.
Knowledge Base rund um die digitale Reisekostenabrechnung
FAQ's zur Reisekostenabrechnung
Nutzer:innen erhalten einen Registrierungslink, über den sie ihren Account einrichten können. Belege können nun in der MOBIKO App bequem per Texterkennung (OCR) eingescannt oder abfotografiert und hochgeladen werden.
Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein, um eine Ausgabe bei MOBIKO Business einreichen zu können:
- Es wurde eine Leistung in Anspruch genommen bzw. ein Ticket gekauft.
- Es liegt eine Rechnung, Quittung oder ein Beleg mit ausgewiesenen Dienstreisekosten vor. Das können Belege sein, die für die Fahrt entstanden sind, für Spesen und somit den Verpflegungsmehraufwand betreffen oder für Übernachtungen in Hotels etc.
- Die Rechnung wurde bisher noch nicht eingereicht.
Zu den Mobilitätsausgaben, die Sie mit MOBIKO Business erfassen können, gehören unter anderem: Mietwagen-Dienste, öffentliche Verkehrsmittel, Zug, Taxi-Dienste, Flugzeug, Car-, Scooter- und Bike-Sharing Dienste, Mitfahr-Dienste, Berg- und Wassertransport, etc. … (keine abschließende Aufzählung)
Alle steuerrechtlich relevanten Informationen werden bei MOBIKO Business digital über die Dauer der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und können bei Bedarf eingesehen werden. Die Originalbelege müssen daher nicht aufbewahrt werden. Im Fall einer Betriebsprüfung kann der Arbeitgeber bei MOBIKO einen Zugang für den Betriebsprüfer zum MOBIKO Admin-Bereich erhalten. Mit dem passwortgeschützten Zugang des Betriebsprüfers können alle Bilder der Belege und die dazugehörigen Informationen eingesehen werden. Orginalbelege müssen daher nicht aufbewahrt werden.
In Ihrer Reisekostenabrechnung fassen Sie alle Kosten zusammen, die im Rahmen einer Dienstreise angefallen sind. Dazu gehören zum Beispiel Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand. Die Belege hierfür werden gesammelt, erfasst und die Kosten vom Arbeitgeber an Mitarbeitende zurückerstattet. In der Regel erstellen Arbeitnehmende die Reisekostenabrechnung selbst.
Reisekosten werden in den meisten Fällen vom Arbeitgeber getragen, da sie für geschäftliche Reisen angefallen sind. Arbeitnehmenden steht häufig ein festgelegtes Budget für ihre Geschäftsreise zur Verfügung. Eine andere Möglichkeit ist, dass Arbeitnehmende ihre angefallenen Kosten während der Reise in Form einer Reisekostenabrechnung einreichen und erstattet bekommen. Nachteil dabei ist, dass Mitarbeitende in Vorleistung gehen und Belege sammeln müssen.
Es gibt keine gesetzlich geregelten formalen Vorgaben. Viele Unternehmen legen jedoch in ihren Reisekostenrichtlinien fest, wie die Kosten eingereicht werden müssen. In der Regel müssen folgende Angaben in einer Reisekostenabrechnung enthalten sein:
- Personalien der Mitarbeitenden, die die Reise unternommen haben
- Datum und Dauer der Reise
- Zweck der Reise (z.B. Kundenbesuch, Konferenzteilnahme, etc.)
- Angaben zu den einzelnen Reisekosten, zum Beispiel Flug- oder Bahntickets, Hotelrechnungen, Verpflegungskosten, etc.
- Nachweise für die angegebenen Reisekosten, zum Beispiel Quittungen, Rechnungen oder Belege
Alle Nachweise müssen dabei vollständig und lesbar sein, damit die Kosten erstattet werden können.
Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands erhalten Arbeitnehmende vom Arbeitgeber einen Verpflegungsmehraufwand. Das ist eine Pauschale, die abhängig von Zweck, Dauer Reiseziel und den örtlichen Verhältnissen während Dienstreise für zusätzliche Verpflegung und Unterkunft verwendet werden kann.
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Pauschbetrag, den Arbeitnehmer bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands erhalten, um ihre Mehrkosten für Verpflegung und Unterkunft zu decken. Er wird vom Arbeitgeber gezahlt und ist steuerfrei, solange bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich nach der Dauer und dem Zweck der Dienstreise, dem Reiseziel und den örtlichen Verhältnissen. In Deutschland gibt es festgelegte Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand, die regelmäßig angepasst werden.
Sie möchten Dienstreisen zukünftig mit minimalem Aufwand abrechnen?
Beenden Sie den hohen Verwaltungsaufwand für HR und Mitarbeitende durch unser transparentes Reisekostenabrechnungstool – ohne Belege sammeln und einreichen sowie mit einer einzigen Erstattungsdatei zum sehr günstigen Preis. Welche Vorteile unsere Software für Ihr Unternehmen noch hat, zeigen Ihnen unsere Expert:innen gerne bei einem ersten Kennenlernen oder in unserem Info-Material.
