Flexibel & einfach dienstlich reisen
So einfach funktioniert Ihre Reisekostenabrechnung für Dienstreisen
Mithilfe eines Budgets für Dienstreisen können Sie genau festlegen, wie viel Budget für welche Mobilitätsarten bzw. Fahrten genutzt werden kann. Ihre Mitarbeitenden können dabei innerhalb ihres Budgets selbst entscheiden, wie sie reisen möchten. Sparen Sie sich dadurch zeitintensive Freigabeprozesse, lästiges Belege-Sammeln und behalten Sie Kosten und Emissionen unter Kontrolle. So ist Ihre Reisekostenabrechnung im Handumdrehen erledigt.
Unser Leistungsversprechen für Ihre digitale Reisekostenabrechnung
Individuelle Dienstreise-
Richtlinien abbilden
Reisekostenabrechnung
leicht gemacht
Monatlich alle Reisekosten digital erfassen und ganz einfach mit einer Datei abrechnen.
Emissionen vermeiden &
Kontrolle behalten
Emissionen vermeiden bevor sie entstehen und Reportingaufwand sowie CO2-Kosten sparen.
Coming Soon:
Business Travel Card
Mitarbeitende zahlen Geschäftsreisekosten mit der MOBIKO Business Travel Card – ganz ohne Vorleistung.
4 Schritte zu Ihrer neuen Reisekostenabrechnung
Anhand Ihrer Dienstreiserichtlinien im Unternehmen legen Sie die Mobilitätsbudgets fest
– den Rest übernehmen wir.
Ihre Mitarbeitenden nutzen flexibel die Mobilität, die sie benötigen und reichen die Kosten bequem in der MOBIKO App ein.
Sollte das Budget einmal überschritten werden, bekommt der Vorgesetzte automatisch eine E-Mail zur Freigabe der Ausgabe zugesandt.
Am Monatsende erhalten Sie alle erstattungsfähigen Ausgaben und Belege digital und GoBD-konform in PDF und Excel für eine schnelle Abrechnung.
Meistern Sie die Herausforderungen dienstlicher Mobilität
Auch kurze Geschäftsreisen und Tagestrips im Handumdrehen abrechnen
Der Großteil aller Dienstreisen findet im urbanen Raum und ohne Übernachtung statt. So reisen Mitarbeitende mit dem ÖPNV, dem Privatwagen oder anderen Verkehrsmitteln zu geschäftlichen Terminen. Danach beginnt für den Mitarbeitenden ein manueller und oft langwieriger Erstattungsprozess seiner Ausgaben. Dabei schränken Travel Policies den Reisenden oft ein und sind zeitaufwendig sowie kostenintensiv zu kontrollieren.
MOBIKO Business fängt da an, wo andere Travel-Management oder Expense-Management Tools aufhören. In unserer MOBIKO App legen Sie Ihre Travel Policy fest und lassen Ihre Mitarbeitenden entscheiden, wie sie Dienstreisen am effektivsten gestalten. Die Abrechnung mit nur einer Erstattungsdatei ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Rückerstattung.
Sie und Ihre Mitarbeitenden sparen Zeit, Kosten und manuellen Aufwand. Eine Reisekostenabrechnung im Handumdrehen!
Zeitaufwendige Freigaben waren gestern – schaffen Sie Zeit für die wichtigen Dinge
Darf mein Mitarbeitender im ICE erster anstatt zweiter Klasse Reisen, wenn der Preis niedriger als ein vergleichbarer Flug ist? Der Zug hatte Verspätung und eine Taxifahrt war die beste Wahl, um pünktlich zu sein. Bekommt der Mitarbeitende das Geld trotzdem erstattet?
Bilden Sie die Reisekostenabrechnung in einer App ab
Jede Geschäftsreise hat individuelle Anforderungen und auch jeder Mitarbeitende reist gern auf unterschiedliche Weise. Mit MOBIKO Business können Sie als Arbeitgeber Budgets für jedes Verkehrsmittel pro Mitarbeitergruppe festlegen. Innerhalb dieses Rahmens können diese Kosten für Geschäftsreisen einreichen und haben so einen Überblick über ihr verfügbares Budget sowie erlaubte Verkehrsmittel. Sorgen Sie so für reibungslose Dienstreisen und sparen Sie sich Zeit für wirklich wichtige Dinge.
Nachhaltiges Reisen möglich machen & fördern
Ihr Unternehmen hat verstanden, dass auch Geschäftsreisen im Hinblick auf die Zukunft nachhaltiger werden müssen? Oft lassen sich Reisen mit dem Zug oder anderen Verkehrsmitteln besser zurücklegen und gleichzeitig noch Zeit zum Arbeiten schaffen. Mit MOBIKO Business können Sie definieren, welche Verkehrsmittel Mitarbeitende nutzen dürfen und wie hoch das jeweilige verfügbare Budget dafür sein darf. Das Fliegen können Sie so beispielsweise gar nicht erst zur Auswahl stellen. Gleichzeitig können Sie das zur Verfügung stehende Budget für Reisekosten des ÖPNV erhöhen und so Anreize für ein nachhaltiges Mobilitätsverhalten schaffen.
Ihre Mitarbeitenden lernen somit nachhaltige Verkehrsmittel in ihre Auswahl einzubeziehen und profitieren gleichzeitig von einer flexiblen Mobilitätsauswahl auch bei Dienstreisen. Dadurch können Sie als Unternehmen Ihre CO2-Bilanz verbessern.
Anbieterunabhängige Dienstreisen ermöglichen
Sie legen für Ihr Unternehmen fest, wie viel Budget Ihre Mitarbeitenden pro Kategorie und Strecke ausgeben dürfen. Mitarbeitende haben freie Mobilitätswahl und buchen innerhalb des vorgegebenen Rahmens selbst.
ÖPNV
Zugreisen
Fernbusreisen
Taxikosten
Sharing-Kosten
Flugkosten
Kilometerpauschale (coming soon)
Kilometerpauschale (coming soon)
Kilometerpauschale (coming soon)
Verpflegungspauschale (coming soon)
Übernachtung (coming soon)
Kosten für MOBIKO Business light
* Zzgl. einmalige Setup-Gebühr.
Inkl. 10 Nutzer
55 €
pro Monat*
ab 11 Nutzer
5,90 €
pro Nutzer /pro Monat*
Ausblick MOBIKO Business für Dienstreisen
MOBIKO Business light
- ab sofort
Funktionsumfang:
- Individuelle Ausgabenlimits & Mobilitätsarten – die einfachste Umsetzung Ihrer Travel Policy
- Belegscan bei Upload in der MOBIKO App
- Export der Reisekosten als Excel zur einfachen Abrechnung
- GOBD - konforme Aufbewahrung in der App oder zusätzlich als PDF
MOBIKO Business Advanced
- ab Frühjahr 2023
zusätzlicher Funktionsumfang:
- Volle Reisekostenabrechnungslösung - inkl. Verpflegungspauschale und Kilometerpauschale
MOBIKO Business & Business Travel Card - ab Sommer 2023
zusätzlicher Funktionsumfang:
- Bezahlung über die Business Travel Card - Privatauslagenerstattung gehören der Vergangenheit an
- Limitierte Debitkarte mit Mobility Allowance - für Mobilitäts- und dienstreisebezogene Ausgaben
- Kaum noch Einreichen von Mobilitätsbelegen mehr nötig
Knowledge Base rund um die Reisekostenabrechnung & Dienstreisen
Wir wollen gemeinsam Dienstreisen sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer so flexibel und reibungslos wie möglich gestalten, aber auch der Umwelt etwas gutes tun. Daher informieren wir über unseren aktuellsten Erkenntnisse und Erfahrungen.
FAQ's zur Reisekostenabrechnung
Beispiele für Mobilitätsausgaben sind (keine abschließende Aufzählung): Mietwagen-Dienste, klassische öffentliche Verkehrsmittel, Zug, Taxi-Dienste, Flugzeug, Car-, Scooter- und Bike-Sharing Dienste, Mitfahr-Dienste, Berg- und Wassertransport, etc. …
Nutzerinnen erhalten einen Registrierungslink, über den sie ihren Account einrichten können. Belege können nun in der Web-App oder bequem per Texterkennung (OCR) in der PWA-App eingescannt oder abfotografiert und hochgeladen werden.
Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein, um eine Mobilitätsausgabe bei MOBIKO Business einreichen zu können:
- Es liegt eine Rechnung, Quittung oder ein Beleg mit ausgewiesenen Mobilitätskosten vor.
- Es wurde eine Leistung in Anspruch genommen bzw. ein Ticket gekauft.
- Diese/s wurde bezahlt.
- Die Ausgabe hat einen Mobilitätsbezug.
- Die Rechnung wurde bisher noch nicht eingereicht, weder im vergangenen Monat noch über die interne Reisekostenabrechnung.
Alle steuerrechtlich relevanten Informationen werden bei MOBIKO Business digital über die Dauer der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und können bei Bedarf eingesehen werden. Die Originalbelege müssen daher nicht aufbewahrt werden. Im Fall einer Betriebsprüfung kann der Arbeitgeber bei MOBIKO einen Zugang für den Betriebsprüfer zum MOBIKO Admin-Bereich erhalten. Mit dem passwortgeschützten Zugang des Betriebsprüfers können alle Bilder der Belege und die dazugehörigen Informationen eingesehen werden. Eure Mitarbeitende können den Originalbeleg wegwerfen, sobald die Erstattung erfolgt ist.
Wir helfen Ihnen bei Fragen gerne weiter. Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an die support@mobiko.de oder über den Chat auf unserer Website und wir melden uns zeitnah bei Ihnen.
In Ihrer Reisekostenabrechnung fassen Sie alle Kosten zusammen, die im Rahmen einer Dienstreise angefallen sind. Dazu gehören zum Beispiel Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand. Die Belege hierfür werden gesammelt, erfasst und die Kosten vom Arbeitgeber an Mitarbeitende zurückerstattet. In der Regel erstellen Arbeitnehmende die Reisekostenabrechnung selbst.
Reisekosten werden in den meisten Fällen vom Arbeitgeber getragen, da sie für geschäftliche Reisen angefallen sind. Arbeitnehmenden steht häufig ein festgelegtes Budget für ihre Geschäftsreise zur Verfügung. Eine andere Möglichkeit ist, dass Arbeitnehmende ihre angefallenen Kosten während der Reise in Form einer Reisekostenabrechnung einreichen und erstattet bekommen. Nachteil dabei ist, dass Mitarbeitende in Vorleistung gehen und Belege sammeln müssen.
Es gibt keine gesetzlich geregelten formalen Vorgaben. Viele Unternehmen legen jedoch in ihren Reisekostenrichtlinien fest, wie die Kosten eingereicht werden müssen. In der Regel müssen folgende Angaben in einer Reisekostenabrechnung enthalten sein:
- Personalien der Mitarbeitenden, die die Reise unternommen haben
- Datum und Dauer der Reise
- Zweck der Reise (z.B. Kundenbesuch, Konferenzteilnahme, etc.)
- Angaben zu den einzelnen Reisekosten, zum Beispiel Flug- oder Bahntickets, Hotelrechnungen, Verpflegungskosten, etc.
- Nachweise für die angegebenen Reisekosten, zum Beispiel Quittungen, Rechnungen oder Belege
Alle Nachweise müssen dabei vollständig und lesbar sein, damit die Kosten erstattet werden können.
Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands erhalten Arbeitnehmende vom Arbeitgeber einen Verpflegungsmehraufwand. Das ist eine Pauschale, die abhängig von Zweck, Dauer Reiseziel und den örtlichen Verhältnissen während Dienstreise für zusätzliche Verpflegung und Unterkunft verwendet werden kann.
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Pauschbetrag, den Arbeitnehmer bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands erhalten, um ihre Mehrkosten für Verpflegung und Unterkunft zu decken. Er wird vom Arbeitgeber gezahlt und ist steuerfrei, solange bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich nach der Dauer und dem Zweck der Dienstreise, dem Reiseziel und den örtlichen Verhältnissen. In Deutschland gibt es festgelegte Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand, die regelmäßig angepasst werden.
Sie wollen auch private Mobilität & den Arbeitsweg in Ihrer Mobilitätsstrategie berücksichtigen?
Das Tool, für eine einfache und digitale Reisekostenabrechnung bei maximaler Flexibilität
Welche Vorteile unsere Software für Ihr Unternehmen noch hat, zeigen unsere Experten Ihnen gerne bei einem ersten Kennenlerngespräch. Informieren Sie sich auch gerne vorab über unser Info-Material selbst!
