Flexibel & einfach dienstlich reisen
So einfach funktioniert Ihre Reisekostenabrechnung für Dienstreisen
Wir machen Ihre Reiserichtlinie sichtbar. In MOBIKO können Sie angeben wie viel Kosten für welche Mobilitätsarten, Hotels etc. auf Dienstreisen anfallen dürfen. Ihre Mitarbeitenden können somit innerhalb ihres Rahmens selbst entscheiden, wie sie reisen möchten und ihre Ausgaben digital erfassen. Sparen Sie sich dadurch zeitintensive Freigabeprozesse, lästiges Belege hin und her reichen und behalten Sie Kosten und Emissionen unter Kontrolle. So ist Ihre Reisekostenabrechnung im Handumdrehen erledigt.
Ihre Vorteile mit MOBIKO Business
- Mit MOBIKO Business Reiserichtlinien & Nachhaltigkeitsrichtlinien automatisch einhalten.
- Maximale Flexibilität bei der Planung und Buchung von Dienstreisen für alle Mitarbeitenden.
- Prüfungsaufwand und Belege auf ein Minimum reduzieren.
- Transparente und GoBD konforme Abrechnung aller Reisekosten.
- Günstiger als alle Geschäftsreise-Tools und eine Abrechnung mit Excel.
So funktioniert Ihre Reisekostenabrechnung mit MOBIKO Business
Anhand Ihrer Dienstreiserichtlinien im Unternehmen setzen Sie den Rahmen
– den Rest übernehmen wir.
App konfigurieren
Bei der Konfiguration von MOBIKO werden Ihre Reiserichtlinien bzw. die Ausgabelimits pro Mobilitätsart, Hotels etc. für alle Mitarbeitergruppen festgelegt.
Dienstreisen planen & Kosten einreichen
Ihre Mitarbeitenden planen ihre Dienstreisen flexibel selbst und reichen alle Kosten bequem in der MOBIKO App ein oder bezahlen direkt per MOBIKO Business Travel Card.
Einfach abrechnen
Am Monatsende erhalten Sie alle Ausgaben und Belege digital und GoBD-konform in PDF und Excel für eine schnelle Abrechnung. Fertig.
Ihre neue Reisekostenabrechnung auf Geschäftsreisen
Stehen Sie derzeit hier?
- Aufwändige Kontrolle von Reiserichtlinien.
- Kombination aus Buchungsportal und/oder Excel zur Abrechnung.
- Mobilitätsangeboten, Hotels etc. können gar nicht über das Buchungsportal gebucht werden und müssen somit nachträglich eingereicht und geprüft werden.
- Daten zur Abrechnung und Mobilitätsnutzung müssen zusammengetragen werden.
- Manueller Aufwand bei der Auswertung von Mobilitätsdaten sowie Emissionskontrolle.
- Nachhaltigkeits- und Kostenziele sind schwer umsetzbar.
Hier wollen Sie aber eigentlich hin?
- Automatische Einhaltung von Reiserichtlinien und minimieren des Prüfaufwandes.
- Buchungsportal mit MOBIKO Business ergänzen, um allen Ausgaben einzusehen und abzurechnen.
- Mitarbeitende entscheiden flexibel selbst, wie sie unterwegs sind und sammeln alle Kosten digital.
- Alle Ausgaben GoBD-konform für eine schnelle Abrechnung herunterladen.
- Schnelle Auswertung von Mobilitätsdaten sowie Emissionen möglich.
- Nachhaltigkeits- und Kostenziele automatisch einhalten.
Meistern Sie die Herausforderungen dienstlicher Mobilität
Auch kurze Geschäftsreisen und Tagestrips im Handumdrehen abrechnen
Der Großteil aller Dienstreisen findet im urbanen Raum und ohne Übernachtung statt. So reisen Mitarbeitende mit dem ÖPNV, dem Privatwagen oder anderen Verkehrsmitteln zu geschäftlichen Terminen. Danach beginnt für den Mitarbeitenden ein manueller und oft langwieriger Erstattungsprozess seiner Ausgaben. Dabei schränken Travel Policies den Reisenden oft ein und sind zeitaufwendig sowie kostenintensiv zu kontrollieren.
MOBIKO Business fängt da an, wo andere Travel-Management oder Expense-Management Tools aufhören. In unserer MOBIKO App legen Sie Ihre Travel Policy fest und lassen Ihre Mitarbeitenden entscheiden, wie sie Dienstreisen am effektivsten gestalten. Die Abrechnung mit nur einer Erstattungsdatei ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Rückerstattung.
Sie und Ihre Mitarbeitenden sparen Zeit, Kosten und manuellen Aufwand. Eine Reisekostenabrechnung im Handumdrehen!
Zeitaufwendige Freigaben waren gestern – schaffen Sie Zeit für die wichtigen Dinge
Darf mein Mitarbeitender im ICE erster anstatt zweiter Klasse reisen, wenn der Preis niedriger als ein vergleichbarer Flug ist? Der Zug hatte Verspätung und eine Taxifahrt war die beste Wahl, um noch pünktlich zu sein. Bekommt der Mitarbeitende die Ausgabe trotzdem erstattet?
Bilden Sie die Reisekostenabrechnung in einer App ab
Jede Geschäftsreise hat individuelle Anforderungen und auch jeder Mitarbeitende reist gern auf unterschiedliche Weise. Mit MOBIKO Business können Sie als Arbeitgeber Limits für jedes Verkehrsmittel, Hotels etc. pro Mitarbeitergruppe festlegen. Innerhalb dieses Rahmens können diese Kosten für Geschäftsreisen einreichen und haben so einen Überblick über ihren verfügbaren Rahmen sowie erlaubte Verkehrsmittel (Reiserichtlinien). Sorgen Sie so für reibungslose Dienstreisen und sparen Sie sich Zeit für wirklich wichtige Dinge.
Nachhaltiges Reisen möglich machen & fördern
Ihr Unternehmen hat verstanden, dass auch Geschäftsreisen im Hinblick auf die Zukunft nachhaltiger werden müssen? Oft lassen sich Reisen mit dem Zug oder anderen Verkehrsmitteln besser zurücklegen und gleichzeitig noch Zeit zum Arbeiten schaffen. Mit MOBIKO Business können Sie definieren, welche Verkehrsmittel Mitarbeitende nutzen dürfen und wie hoch die Kosten dafür sein dürfen. Das Fliegen können Sie so beispielsweise gar nicht erst zur Auswahl stellen. Gleichzeitig können Sie den Rahmen für Reisekosten mit dem ÖPNV erhöhen und so Anreize für ein nachhaltiges Mobilitätsverhalten schaffen.
Ihre Mitarbeitenden lernen somit nachhaltige Verkehrsmittel in ihre Auswahl einzubeziehen und profitieren gleichzeitig von einer flexiblen Mobilitätsauswahl auch bei Dienstreisen. Dadurch können Sie als Unternehmen Ihre CO2-Bilanz verbessern und als Unternehmen einen positiven Impact im Bereich Nachhaltigkeit leisten.
Anbieterunabhängige Dienstreisen ermöglichen
Sie legen für Ihr Unternehmen fest, wie viel Ihre Mitarbeitenden pro Kategorie und Strecke ausgeben dürfen. Mitarbeitende haben die freie Wahl in ihrer Mobilität, Unterkunft sowie Verpflegung und buchen innerhalb des vorgegebenen Rahmens selbst.
ÖPNV
Zugreisen
Fernbusreisen
Taxikosten
Sharing-Kosten
Flugkosten
Kilometerpauschale
Kilometerpauschale
Kilometerpauschale
Verpflegungspauschale
Übernachtung
Kosten für MOBIKO Business
* Zzgl. einmalige Setup-Gebühr.
MOBIKO Business light
- ab sofort
Funktionsumfang:
- Individuelle Ausgabenlimits & Mobilitätsarten – die einfachste Umsetzung Ihrer Travel Policy
- Belegscan bei Upload in der MOBIKO App
- Export aller Reisekosten für Ihre Buchhaltung
- GoBD - konforme Aufbewahrung in der App oder zusätzlich als PDF
ab 5,90 €
pro Nutzer /pro Monat*
MOBIKO Business Advanced
- ab Sommer 2023
Funktionsumfang:
- Individuelle Ausgabenlimits & Mobilitätsarten – die einfachste Umsetzung Ihrer Travel Policy
- Belegscan bei Upload in der MOBIKO App
- Export aller Reisekosten für Ihre Buchhaltung
- GoBD - konforme Aufbewahrung in der App oder zusätzlich als PDF
- Volle Reisekostenabrechnungslösung - inkl. Verpflegungspauschale und Kilometerpauschale
ab 7,90 €
pro Nutzer /pro Monat*
Knowledge Base rund um die Reisekostenabrechnung & Dienstreisen
Wir wollen gemeinsam Dienstreisen sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer so flexibel und reibungslos wie möglich gestalten, aber auch der Umwelt etwas gutes tun. Daher informieren wir über unseren aktuellsten Erkenntnisse und Erfahrungen.
FAQ's zur Reisekostenabrechnung
Nutzer:innen erhalten einen Registrierungslink, über den sie ihren Account einrichten können. Belege können nun in der MOBIKO App bequem per Texterkennung (OCR) eingescannt oder abfotografiert und hochgeladen werden.
Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein, um eine Ausgabe bei MOBIKO Business einreichen zu können:
- Es wurde eine Leistung in Anspruch genommen bzw. ein Ticket gekauft.
- Es liegt eine Rechnung, Quittung oder ein Beleg mit ausgewiesenen Dienstreisekosten vor.
- Die Rechnung wurde bisher noch nicht eingereicht, weder im vergangenen Monat noch über die interne Reisekostenabrechnung.
Zu den Mobilitätsausgaben, die Sie mit MOBIKO Business erfassen können, gehören unter anderem: Mietwagen-Dienste, öffentliche Verkehrsmittel, Zug, Taxi-Dienste, Flugzeug, Car-, Scooter- und Bike-Sharing Dienste, Mitfahr-Dienste, Berg- und Wassertransport, etc. … (keine abschließende Aufzählung)
Alle steuerrechtlich relevanten Informationen werden bei MOBIKO Business digital über die Dauer der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und können bei Bedarf eingesehen werden. Die Originalbelege müssen daher nicht aufbewahrt werden. Im Fall einer Betriebsprüfung kann der Arbeitgeber bei MOBIKO einen Zugang für den Betriebsprüfer zum MOBIKO Admin-Bereich erhalten. Mit dem passwortgeschützten Zugang des Betriebsprüfers können alle Bilder der Belege und die dazugehörigen Informationen eingesehen werden. Orginalbelege müssen daher nicht aufbewahrt werden.
Wir helfen Ihnen bei Fragen gerne weiter. Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an die support@mobiko.de oder über den Chat auf unserer Website und wir melden uns zeitnah bei Ihnen.
In Ihrer Reisekostenabrechnung fassen Sie alle Kosten zusammen, die im Rahmen einer Dienstreise angefallen sind. Dazu gehören zum Beispiel Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand. Die Belege hierfür werden gesammelt, erfasst und die Kosten vom Arbeitgeber an Mitarbeitende zurückerstattet. In der Regel erstellen Arbeitnehmende die Reisekostenabrechnung selbst.
Reisekosten werden in den meisten Fällen vom Arbeitgeber getragen, da sie für geschäftliche Reisen angefallen sind. Arbeitnehmenden steht häufig ein festgelegtes Budget für ihre Geschäftsreise zur Verfügung. Eine andere Möglichkeit ist, dass Arbeitnehmende ihre angefallenen Kosten während der Reise in Form einer Reisekostenabrechnung einreichen und erstattet bekommen. Nachteil dabei ist, dass Mitarbeitende in Vorleistung gehen und Belege sammeln müssen.
Es gibt keine gesetzlich geregelten formalen Vorgaben. Viele Unternehmen legen jedoch in ihren Reisekostenrichtlinien fest, wie die Kosten eingereicht werden müssen. In der Regel müssen folgende Angaben in einer Reisekostenabrechnung enthalten sein:
- Personalien der Mitarbeitenden, die die Reise unternommen haben
- Datum und Dauer der Reise
- Zweck der Reise (z.B. Kundenbesuch, Konferenzteilnahme, etc.)
- Angaben zu den einzelnen Reisekosten, zum Beispiel Flug- oder Bahntickets, Hotelrechnungen, Verpflegungskosten, etc.
- Nachweise für die angegebenen Reisekosten, zum Beispiel Quittungen, Rechnungen oder Belege
Alle Nachweise müssen dabei vollständig und lesbar sein, damit die Kosten erstattet werden können.
Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands erhalten Arbeitnehmende vom Arbeitgeber einen Verpflegungsmehraufwand. Das ist eine Pauschale, die abhängig von Zweck, Dauer Reiseziel und den örtlichen Verhältnissen während Dienstreise für zusätzliche Verpflegung und Unterkunft verwendet werden kann.
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Pauschbetrag, den Arbeitnehmer bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands erhalten, um ihre Mehrkosten für Verpflegung und Unterkunft zu decken. Er wird vom Arbeitgeber gezahlt und ist steuerfrei, solange bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich nach der Dauer und dem Zweck der Dienstreise, dem Reiseziel und den örtlichen Verhältnissen. In Deutschland gibt es festgelegte Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand, die regelmäßig angepasst werden.
Sie möchten die gesamte betriebliche Mobilität in nur einer App abrechnen?
Mit unserem flexiblen Mobilitätsbudget als Benefit für den Arbeitsweg sowie die Privatnutzung können Sie sämtliche Mobilitätsangebote in einer App vereinen. Sie haben einen transparenten Ort, an dem Sie die Mobilitätsnutzung analysieren, strategische Entscheidungen treffen sowie Emissionen erfassen und ausweisen können.
Das Tool, für eine einfache und digitale Reisekostenabrechnung bei maximaler Flexibilität
Welche Vorteile unsere Software für Ihr Unternehmen noch hat, zeigen unsere Experten Ihnen gerne bei einem ersten Kennenlerngespräch. Informieren Sie sich auch gerne vorab über unser Info-Material selbst!
