17. Oktober 2025 | 10 min Lesezeit
Dienstwagen zuhause laden: So funktioniert die Abrechnung mit Wallbox und Finanzamt
Immer mehr Firmen setzen auf elektrische Dienstwagen. Für Mitarbeitende bringt das viele Vorteile, besonders, wenn sie das Auto bequem zuhause laden können. Für Arbeitgeber und HR-Abteilungen stellt sich jedoch schnell die Frage: Wie werden die Stromkosten von Elektrodienstwagen beim Laden zuhause fair und rechtssicher abgerechnet?
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Abrechnungsmöglichkeiten es gibt, worauf Sie steuerlich achten müssen und wie digitale Lösungen wie der Heimlademanager die Arbeit für Fuhrparkmanager und HR erheblich erleichtern können.
Ausgangslage: Dienstwagen zuhause laden
Für Mitarbeitende ist das Laden zuhause die komfortabelste Lösung: keine Umwege zur Ladesäule, volle Batterie am Morgen – und vor allem deutlich günstiger als das Laden an öffentlichen Ladesäulen. Für Arbeitgeber und HR entstehen jedoch Herausforderungen:
- Transparenz: Wie viel Strom wurde tatsächlich für den Firmenwagen geladen?
- Fairness: Wie können die Kosten korrekt erstattet werden?
- Rechtssicherheit: Welche Nachweise akzeptiert das Finanzamt?
Ohne klare Prozesse riskieren Unternehmen ungenaue Abrechnungen, Unzufriedenheit oder sogar steuerliche Probleme.
Rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen
Das Finanzamt verlangt einen nachvollziehbaren Nachweis der Stromkosten. Grundsätzlich gibt es zwei Wege: Pauschalen oder exakte Abrechnung.
Steuerfreie Pauschalen (Stand 2025)
Arbeitgeber können Mitarbeitenden eine steuerfreie Pauschale erstatten, wenn ein Elektro-Firmenwagen zuhause geladen wird und am Arbeitsplatz keine Lademöglichkeit vorhanden ist:
- 70 Euro pro Monat für reine Elektroautos
- 35 Euro pro Monat für Plug-in-Hybride
Ist am Arbeitsplatz eine Lademöglichkeit vorhanden, reduziert sich die Pauschale auf:
- 30 Euro pro Monat für reine Elektroautos
- 15 Euro pro Monat für Plug-in-Hybride
Als vorhandene Lademöglichkeit zählen auch Ladekarten, die so gut wie jede:r Dienstwagenfahrende hat. Daher ist die reduzierte Pauschale der häufigste Fall in der Praxis. Diese Pauschalen sind bis mindestens Ende 2030 steuer- und sozialversicherungsfrei. Sie gelten als Auslagenersatz und müssen von Arbeitnehmenden nicht in der Steuererklärung angegeben werden.
Gelten die Pauschalen auch, wenn man den Dienstwagen privat nutzt?
Ja, die steuerlichen Pauschalen für das Laden eines Elektro-Dienstwagens gelten auch dann, wenn das Fahrzeug privat genutzt werden darf – sofern die Voraussetzungen für die steuerfreie Stromkostenpauschale erfüllt sind. Die private Nutzung eines Dienstwagens zieht allerdings einen geldwerten Vorteil nach sich, der separat über die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch besteuert werden muss.
Stromkostenpauschale und private Nutzung
Die Stromkostenpauschale (z. B. 30 €/Monat für E-Autos mit Lademöglichkeit am Arbeitsplatz bzw. vorhandener Ladekarte) darf steuerfrei gezahlt werden, wenn der Dienstwagen dienstlich UND privat genutzt wird.
Für die private Nutzung wird der geldwerte Vorteil des Dienstwagens berechnet und ist steuerpflichtig (als Arbeitslohn), die Stromkostenpauschale bleibt unabhängig davon steuerfrei.
Die Pauschalen sind also keine pauschale Versteuerung der privaten Nutzung selbst, sondern betreffen ausschließlich die Erstattung der Stromkosten für das Laden des Dienstwagens zuhause.
Wichtig zu beachten
Die pauschale Stromkostenerstattung kann also auch für Fahrzeuge genutzt werden, die privat verwendet werden.
Die private Nutzung muss weiterhin nach steuerlichen Regeln (meist Ein-Prozent-Regelung für Verbrenner, 0,25- oder 0,5-Prozent-Regel für E-Autos) zusätzlich versteuert werden.
Fazit
Die Strompauschalen sind sowohl bei rein dienstlicher als auch bei privater Nutzung des Dienstwagens möglich, aber der geldwerte Vorteil der privaten Nutzung bleibt steuerpflichtig.
Exakte Abrechnung
Alternativ können die tatsächlichen Stromkosten erstattet werden. Voraussetzung: eine Wallbox mit geeichtem Zähler, Strompreisbelege und eine klare Dokumentation für den Firmenwagen.
Die Erstattung ist bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten steuerfrei und muss von Arbeitnehmenden ebenfalls nicht als Einkommen angegeben werden, sofern sie als Auslagenersatz dokumentiert ist.
Erforderliche Nachweise
Für die exakte Abrechnung sind wichtig:
- Messdaten der Wallbox (geeichter Zähler)
- Belege zum Strompreis
Warum eine exakte Abrechnung sinnvoll ist
Wenn Arbeitgeber eine Pauschale für das Laden Zuhause zahlen, handelt es sich meist um 30 € pro Monat für reine Elektrofahrzeuge bzw. 15 € pro Monat für Hybridfahrzeuge. Diese Beträge decken jedoch die tatsächlichen Kosten nicht annähernd ab.
Unsere Kundendaten zeigen:
Im Schnitt wird ein Elektrofahrzeug mit 290 kWh pro Monat geladen. Bei einem durchschnittlichen heimischen Strompreis von 0,32 €/kWh entstehen so monatliche Kosten von rund 93 €.
Zwischen der Pauschale und den tatsächlichen Kosten klafft eine Lücke von 63 € pro Monat. Diese Differenz können Arbeitgeber über die Pauschale nicht sauber abwickeln und Arbeitnehmer müssen sie entweder selbst tragen oder auf öffentliche Ladesäulen ausweichen.
Doch das ist teuer: Das Laden an öffentlichen Säulen kostet fast doppelt so viel wie zu Hause.
Das Ergebnis: Arbeitgeber zahlen unter dem Strich deutlich mehr, als nötig wäre oder Mitarbeitende werden unnötig belastet. Eine exakte, verbrauchsbasierte Abrechnung sorgt hingegen dafür, dass beide Seiten profitieren: fair, transparent und kosteneffizient.
So funktioniert die Kilowattstunden-genaue Abrechnung mit MOBIKO:
Nutzer hinterlegen ihren individuellen Hausstrompreis und reichen einen monatlichen Sammelbeleg Ihrer Wallbox oder Stromzählerstandnachweise über die MOBIKO App ein.
Nach der Belegprüfung werden die Angaben an den Arbeitgeber weitergeleitet und die Mitarbeitenden erhalten die Ersattung direkt mit der nächsten Gehaltsabrechnung.
Abrechnungsmöglichkeiten im Überblick
Pauschale Erstattung
Vorteil: Sehr einfach, kein technischer Aufwand
Nachteil: Ungenau, kann deutlich über oder unter der tatsächlichen Ladeleistung liegen
Kilowattstunden-genaue Abrechnung über die Wallbox
Vorteil: Exakte Rückerstattung, dadurch fair für beide Seiten
Nachteil: Erfordert eine Wallbox mit geeichtem Zähler und regelmäßige Nachweise
Arbeitgeber stellt Wallbox
Arbeitgeber können Mitarbeitenden eine Wallbox zur Verfügung stellen. Das erleichtert die Abrechnung und kann steuerliche Vorteile bringen. Allerdings ist diese Möglichkeit gut abzuwägen und birgt auch manche Nachteile.
Digitale Lösung: Der Heimlademanager
- Automatisiert die Abrechnung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden
- Erfüllt die Anforderungen des Finanzamts
- Spart HR-Zeit, da keine manuelle Verwaltung oder Berechnung mehr nötig ist
- MOBIKO übernimmt die Belegprüfung und Dokumentation
Rolle der Wallbox bei der Abrechnung
Die Wallbox ist das Herzstück, wenn es um die Daten geht. Es gibt jedoch große Unterschiede:
- Einfache Wallboxen liefern meist nur eine grobe Verbrauchsanzeige
- Intelligente Wallboxen stellen detaillierte, rechtssichere Verbrauchsdaten bereit
Mit einem Tool wie dem Heimlademanager können diese Daten automatisch verarbeitet und abrechnungsfähig gemacht werden – ohne dass HR jede einzelne Kilowattstunde prüfen muss.
Praktische Umsetzung für den Fuhrpark
So können Sie als Fuhrparkmanager vorgehen:
- Bedarf prüfen: Wie viele Mitarbeitende laden Firmenwagen zuhause?
- Wallbox-Typ ermitteln: Ist bereits eine Wallbox vorhanden, und ist sie eichrechtskonform?
- Abrechnungsmodell wählen: Pauschale oder exakte Erstattung?
- Digitale Lösung einführen: Mit Tools wie dem Heimlademanager Prozesse automatisieren und Transparenz schaffen
- Kommunikation sicherstellen: Mitarbeitende klar informieren, wie die Abrechnung funktioniert
Abrechnung beim Finanzamt: Das Wichtigste für HR
Pauschale Erstattung (steuerfrei, Stand 2025)
- 70 € pro Monat für Elektroautos (wenn keine Lademöglichkeit am Arbeitsplatz)
- 35 € pro Monat für Plug-in-Hybride (wenn keine Lademöglichkeit am Arbeitsplatz)
- 30 € / 15 € pro Monat, wenn am Arbeitsplatz eine Lademöglichkeit vorhanden ist oder der Arbeitgeber eine Ladekarte zur Verfügung stellt
- Gilt als steuerfreier Auslagenersatz, muss von Mitarbeitenden nicht in der Steuererklärung angegeben werden
Exakte Erstattung (steuerfrei, wenn Nachweise vorliegen)
- Erstattung nach tatsächlichem Verbrauch, gemessen mit geeichter Wallbox
- Nachweise erforderlich: Messdaten der Wallbox, Strompreisbelege, ggf. Fahrtenbuch
- Zahlung bleibt steuerfrei, wenn sie klar als Auslagenersatz für den Firmenwagen dokumentiert ist
Wichtig
- Keine Angabe in der Steuererklärung notwendig, solange Vorgaben erfüllt sind
- Für private Fahrzeuge gelten Ladekosten als geldwerter Vorteil und sind steuerpflichtig
Fazit
Das Laden von Firmenwagen zuhause ist bequem und fördert die Akzeptanz von E-Mobilität im Unternehmen. Für HR-Abteilungen bedeutet es aber zusätzliche Verantwortung: Abrechnung, Nachweise und steuerliche Vorgaben müssen stimmen.
Mit Pauschalen ist eine einfache Lösung möglich, wirklich fair und zukunftssicher ist jedoch die kilowattstundengenaue Abrechnung – am besten unterstützt durch digitale Tools wie dem Heimlademanager.
Sie möchten erfahren, welche Lösung zu Ihrer Flotte passt? Sprechen Sie mit uns – wir zeigen Ihnen, wie Sie Abrechnung und Administration einfach und rechtssicher gestalten.
Autorin
Agnes Köklü
Senior Marketing Managerin bei MOBIKO
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