FAQ für Arbeitgeber
Alles Wichtige, was Sie für die Nutzung von MOBIKO wissen sollten
Ihr Tool für flexibles Mobilitätsmanagement
Arbeitgeber erhalten mit MOBIKO ein einfach handhabbares Tool, um Mitarbeitermobilität verwalten, steuerkonform abrechnen sowie nachhaltiges Mobilitätsverhalten belohnen zu können.

So funktioniert MOBIKO für Sie
Mobilitätsbudget konfigurieren, Mitarbeitende anlegen und zur Nutzung einladen.
Eingereichte Mobilitätsausgaben prüfen oder von MOBIKO prüfen lassen.
Nach Monatsabschluss Erstattungsdatei in das Lohnbuch-system hochladen. Das Budget wird automatisch mit dem nächsten Gehalt zurückerstattet.
Mobilitätsausgaben richtig prüfen
Wenn Sie die Belege Ihrer Mitarbeitenden selbstständig prüfen, sollten Sie diese Aspekte beachten:
FAQ – Unsere Antworten auf die wichtigsten Fragen
Mit MOBIKO – dem digitalen Mobilitätsbudget – bieten Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden einen Benefit, der ihnen ermöglicht, jederzeit flexibel zu entscheiden, wie sie gerne von A nach B kommen möchten. Dafür müssen sich Unternehmen künftig nicht mehr mit einzelnen Verkehrsverbänden, Mobilitäts- und Leasing-Anbietern sowie einhergehenden intransparenten Konditionen und ungenutzten Kontingenten auseinandersetzen. Dank digitaler, steuerkonformer Abwicklung sparen sich Arbeitgeber mit MOBIKO wertvolle Zeit und bares Geld, gehen auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Talente ein und fördern diese gleichzeitig, sich nachhaltiger und verantwortungsbewusster fortzubewegen.
Mitarbeitende können ihr monatliches Budget für den täglichen Arbeitsweg oder Fahrten in der Freizeit nutzen. Ganz gleich ob für Bus, Bahn, Car-, Bike- oder Scooter-Sharing-Dienste – sie reichen ihre Mobilitätsausgaben ganz einfach über die MOBIKO (Web-) App ein und bekommen ihre Mobilitätskosten schnell und unkompliziert mit dem nächsten Gehalt zurückerstattet.
Sobald Sie sich mit Ihrem Unternehmen für MOBIKO entschieden haben, können Sie nach erfolgreicher Registrierung im MOBIKO Admin-Bereich Ihre Mitarbeitenden anlegen und diese zur MOBIKO Nutzung per E-Mail einladen.
Im Admin-Bereich können Sie die Belege Ihrer Mitarbeitenden einsehen sowie auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen. Sollten Sie einen Fehler oder mangelnde Bildqualität des Belegs feststellen, können Sie den Beleg mit einem entsprechenden Kommentar zurückweisen. (MOBIKO empfiehlt, alle eingereichten Belege Ihrer Mitarbeitenden fortlaufend zu überprüfen oder diese von MOBIKO prüfen zu lassen.)
Als Arbeitgeber gewähren Sie Ihren Mitarbeitenden mit MOBIKO ein monatliches Mobilitätsbudget als Benefit, womit Ihre Mitarbeitende ihre privat bezahlte Mobilität erstattet bekommen. Und was ist privat bezahlte Mobilität? Hierzu zählen wir direkte Fahrten zur Arbeit und zurück (also zwischen dem Wohnort und der ersten Tätigkeitsstätte) und sonstige private Fahrten in der Freizeit, wie z.B. den Wochenendausflug mit dem Mietwagen.
Über die MOBIKO App können derzeit im Modul des Mobilitätsbudgets nkeine geschäftlichen Reisekosten eingereicht werden. Diese Möglichkeit bieten wir mit unserem Modul MOBIKO Business als ergänzendes Modul an. Ansonsten müssen Sie Reisekosten unabhängig von MOBIKO den Mitarbeitenden über Ihren Reisekosten-Rückerstattungsprozess ausgezahlen.
Ausgaben, die durch die Nutzung von Mobilität entstehen, für an Mobilität angrenzende Dienstleistungen oder für Anschaffungen im Zusammenhang mit privater Mobilität.
Folgende Mobilitätsausgaben können Mitarbeitende bei MOBIKO einreichen:
Beispiele für die Nutzung von Mobilität (keine abschließende Aufzählung):
- Mietwagen-Dienste: z.B. Sixt, Europcar, Avis, Hertz, Enterprise, etc.
- Klassische öffentliche Verkehrsmittel (ÖPNV): z.B. Regionalbahn, U-Bahn, S-Bahn, Tram, Bus, etc.
- Zug (Nah- und Fernverkehr)
- Taxi-Dienste: z.B. myTaxi, Uber, etc.
- Flugzeug
- Car-, Scooter- und Bike-Sharing Dienste: z.B. Share Now, WeShare, Car2Go, DriveNow, SIXT Share, Flinkster, Oply, Emmy, Nextbike, MVG-Rad, Lime, VOI, Circ, Tier, etc.
- Mitfahr-Dienste: z.B. BlaBlaCar, Uber, flinc, CleverShuttle, MOIA, etc.
- Peer-2-Peer-Sharing Dienste: z.B. drivy, Croove, etc.
- Berg- und Wassertransport: z.B. Seilbahnen, Fähren, Schifffahrt, etc.
Beispiele für an Mobilität angrenzende Dienstleistungen (keine abschließende Aufzählung):
- Treibstoff für das private Fahrzeug (Kfz, Motorrad, Scooter, etc.)
- Auto-, Motorrad-, Scooter- oder Fahrradinspektion und –reparaturen
- Reifenwechsel
- Beschaffung von Ersatzteilen (z.B. Fahrradschlauch o.ä.)
- Parktickets, Mautgebühren, etc.
- Kosten für Waschanlage, Innenreinigung, etc.
- Kosten für eine Sitzplatzreservierung (z.B. im ICE o.ä.)
Beispiele für Anschaffungen im Zusammenhang mit privater Mobilität (keine abschließende Aufzählung):
- Kauf, z.B. eines Fahrrads
- Helm, Schutzkleidung, o.ä.
Was wir nicht akzeptieren: Kosten für Ordnungswidrigkeiten, wie z.B. Strafzettel für Falschparken oder erhöhte Geschwindigkeit sowie Fahrpreisnacherhebung im ÖPNV.
Zuallererst: keine Sorge – Sie werden bei der Einführung von MOBIKO in Ihrem Unternehmen nicht allein gelassen 😊. Wir unterstützen Sie natürlich beim Setup Ihres MOBIKO Portals und stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung. Damit für Sie die ersten Schritte aber klar sind, haben wir sie für Sie einmal skizziert:
- Nachdem Sie als Admin von MOBIKO eingeladen wurden, können Sie sich registrieren und im MOBIKO Portal einloggen.
- Als Erstes wird die Steuerkonfiguration an Ihr Unternehmen angepasst, sodass die Erstattungsdatei auch das richtige Format für Ihr Lohnbuchsystem hat. Die Steuerkonfiguration finden Sie im Reiter „Einstellungen“. Gemeinsam wählen wir Ihr Lohnbuchsystem aus, hinterlegen weitere Informationen und aktivieren die für Ihr Unternehmen notwendigen Lohnarten-Module.
- Als Nächstes müssen die Budgetgruppen erstellt werden (ebenfalls im Reiter „Einstellungen“ zu finden). Hier können Sie beliebig viele Budgets für Ihre Mitarbeitenden einrichten. Bitte legen Sie die Budgethöhe und den -übertrag fest und wählen Sie die Mobilitätstypen, für die Ihre Mitarbeitenden Ausgaben einreichen dürfen.
- Prima, fast geschafft! Fehlen nur noch Ihre Nutzer. Unter dem Reiter „Nutzer“ können Sie Ihre Mitarbeitenden anlegen. Wählen Sie hierzu entweder den Multi-User-Import, um mehrere Nutzer gleichzeitig anzulegen, oder fügen Sie einzelne Nutzer hinzu. Weisen Sie Ihren Mitarbeitenden die Rolle „Mitarbeiter“ zu sowie das richtige Budget. Wenn Sie die Personalnummer zur Hand haben, dann ergänzen Sie diese auch gleich. Nur mit einer Personalnummer wird der Nutzer im Steuerexport berücksichtigt. Zu guter Letzt: bitte setzen Sie den Haken bei „Soll dieser Nutzer jetzt eine Einladung zu MOBIKO erhalten?“, damit der Mitarbeitende eine Registrierungsmail erhält. Sie können dies auch später machen oder vorausplanen.
In der Maske „Nutzer“ können Sie den Anmeldestatus Ihrer Mitarbeitenden einsehen. Sollte sich ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin noch nicht registriert haben, können Sie ihm oder ihr über den Button „Erneut einladen“ einen aktuellen Registrierungslink zuschicken.
Wenn Ihr Mitarbeitender das Unternehmen nur temporär verlässt (z.B. wegen Mutterschutz oder Sabbatical), können Sie das Budget deaktivieren, sodass der Nutzer keine Ausgaben mehr einreichen kann, aber noch die zuletzt eingereichten Mobilitätsausgaben sehen kann. Klicken Sie hierzu in das Profil des Mitarbeitenden und auf den Button „Budget deaktivieren“. Sie können den Nutzer jederzeit wieder reaktivieren.
Abgesehen davon können Sie selbstverständlich auch einen Nutzer deaktivieren, sodass der entsprechende Account nicht mehr zugänglich ist. Dies machen Sie, indem Sie ebenfalls auf das Nutzerprofil klicken und oben rechts auf den Button „deaktivieren“.
Mitarbeitende können alle eingereichten Mobilitätsbelege jederzeit über die MOBIKO App einsehen.
Berechtigte Personen auf Arbeitgeberseite erhalten ebenfalls einen passwortgeschützten Zugang zum MOBIKO Portal, über die eine Prüfung der eingereichten Belege möglich ist.
Im Fall einer Betriebsprüfung kann der Arbeitgeber bei MOBIKO einen Zugang für den Betriebsprüfer zum MOBIKO Admin-Bereich erhalten. Mit dem passwortgeschützten Zugang des Betriebsprüfers können alle Bilder der Belege und die dazugehörigen Informationen eingesehen werden.
Kurze Antwort: Nein!
Alle steuerrechtlich relevanten Informationen werden digital über die Dauer der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und können bei Bedarf (z.B. im Falle einer Betriebsprüfung) eingesehen werden. Ihre Mitarbeitenden können den Originalbeleg wegwerfen, sobald die Erstattung erfolgt ist.
Durch die arbeitsvertragliche Zusatzvereinbarung wird der Mitarbeitende unter dem Punkt „2. Voraussetzungen für die Gewährung des Mobilitätsbudgets“ ausführlich über die gesetzlichen Vorgaben informiert. Durch Unterzeichnen der arbeitsvertraglichen Zusatzvereinbarung verpflichtet sich der Mitarbeitende zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Folglich liegt es in der Verantwortung des Mitarbeitenden, ausschließlich Mobilitätsbelege einzureichen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Sollten sich Fragen bei der Nutzung von MOBIKO ergeben, werden unter „FAQ“ die am häufigsten gestellten Fragen beantwortet. Darüber hinaus kann sich der Mitarbeitende per E-Mail (support@mobiko.de) an das MOBIKO Support Team wenden.
Grundsätzlich liegt es in Ihrem Ermessen und Interesse, die Belege ausreichend zu prüfen.
Dennoch empfehlen wir, alle eingereichten Mobilitätsausgaben Ihrer Mitarbeitenden fortlaufend zu prüfen. Je nachdem, welche Plattform-Nutzung Sie gebucht haben, übernehmen wir die Belegprüfung auch komplett.
Mit MOBIKO können Unternehmen entscheiden, ob sie ihren Mitarbeitenden einen Übertrag des ungenutzten Budgets in den nächsten Monat gewähren möchten.
Dabei gibt es verschiedene Optionen, wann das Budget verfallen soll:
- Jeweils zum Monatswechsel (kein Budgetübertrag)
- Jeweils zum Quartalswechsel
- Jeweils zum Halbjahreswechsel
- Jeweils zum Jahreswechsel
So einfach und schnell funktioniert die Belegprüfung mit MOBIKO:
- Unter dem Reiter „Ausgabenverwaltung“ finden Sie eine Übersicht sämtlicher eingereichter Belege & Rechnungen.
- Klicken Sie auf eine Ausgabe, die Sie prüfen möchtest.
- Gleichen Sie nun die angegeben Informationen mit dem hochgeladenen Beleg, der Rechnung oder dem Ticket, ab.
- Stimmen die Informationen überein, dann bestätigen Sie dies bitte mit einem Klick auf den Button „Geprüft“ oder drücken Sie einfach die Enter-Taste.
- Sollten die Informationen fehlerhaft sein bzw. der Beleg, die Rechnung oder das Ticket fehlen, können Sie die Ausgabe mit Angabe eines Grundes oder ohne Grund zurückweisen. Falsche Angaben zu Betrag oder Mobilitätstyp können Sie gleich korrigieren.
Sollten Sie einen Beleg korrigieren bzw. zurückgewiesen haben, erhält der Mitarbeitende im Anschluss eine Benachrichtungs-Mail mit der Information der Anpassung bzw. mit der Bitte, die Angaben zu korrigieren bzw. zu ergänzen. Dauerhaft zurückgewiesene Ausgaben werden in der csv-Datei nicht berücksichtigt und somit dem Mitarbeitenden nicht rückerstattet. Nach Abschluss der Belegprüfung wird Ihnen der aktuelle Prozentsatz der geprüften Belege angezeigt.
Gerne übernimmt auch MOBIKO die Belegprüfung für euer Unternehmen. Sprechen Sie uns dafür gerne an.
Grundsätzlich gilt: Immer das Rechnungsdatum bzw. Kaufdatum angeben, welches auf dem Beleg bzw. auf der Rechnung angeben wird. Dieses Datum muss zwingend zum aktuellen Monat passen: Sprich Dezember-Rechnungen müssen im Dezember-Budget eingereicht werden. Januar-Rechnungen im Januar-Budget, usw.
Bitte beachten Sie folgendes bei im voraus buchbaren Verkehrsmitteln (z.B. Flug oder Bahn):
Bei im Voraus gebuchten und bezahlten Verkehrsmitteln (z.B. Flugreisen, Bahnkarten, Streifenkarten oder Mehrfahrtentickets für den ÖPNV) können die Kosten sofort geltend gemacht werden, obwohl die Fahrt/ der Flug erst später stattfindet. Der Beleg sollte also eingereicht werden, sobald der Mitarbeitende ihn erhält und immer das Belegdatum, nicht das Reisedatum angegeben werden.
Beispiel: Der Mitarbeitende fährt im November mit dem Zug nach Berlin und hat bereits am 10. Juli das Zugticket gekauft. Der Mitarbeitende befindet sich im Budget-Monat Juli und trägt somit den 10. Juli als Rechnungsdatum in die Belegerfassungsmaske ein.
Manche Sharing-Anbieter schicken die Rechnung ein paar Tage später an User. Hier muss das „frühere Datum“, also das Fahrtdatum, als Belegdatum in der MOBIKO App eingetragen werden.
Beispiel: Der Mitarbeitende hat am 22. Juli Car-Sharing genutzt, die Rechnung allerdings erst am 24. Juli erhalten. Der Mitarbeitende befindet sich also im Budget-Monat Juli, trägt in die App also das frühere Datum, also den 22. Juli, ein.
Alle gängigen Lohnbuchsysteme verfügen über eine elektronische Schnittstelle, die es Ihnen ermöglicht, die csv-Datei schnell und unkompliziert in das Lohnbuchsystem hochzuladen.
Unter „Ausgabenverwaltung“ finden Sie nach Abschluss des Monats jeweils einen csv-Export, der Ihnen die csv-Datei für den entsprechenden Monat generiert. Diese Datei kann per Upload-Funktion in Ihr Lohnbuchsystem hochgeladen werden, so dass Ihre Mitarbeitenden mit dem nächsten Gehalt die individuellen Mobilitätsausgaben rückerstattet bekommen.