22. Februar 2024 | 15 min Lesezeit
Praxisguide Anrufungsauskunft: Steuerliche Klarheit für Sachbezüge schaffen
In der Ausgestaltung von Mitarbeitervergütung gewinnen Sachbezüge zunehmend an Bedeutung, indem sie attraktive und steuerlich vorteilhafte Optionen für Mitarbeiterbenefits bieten. Um die steuerlichen Vorteile des Sachbezugs vollständig ausschöpfen zu können, kann die Anrufungsauskunft im Einzelfall für mehr steuerliche Sicherheit sorgen. Wir beleuchten in diesem Blogbeitrag die Bedeutung der Anrufungsauskunft und geben Unternehmen einen Leitfaden an die Hand, der die Prozesse erleichtert.
Intro: Sachbezüge für steueroptimierte Mitarbeiterbenefits
Sachbezüge: Aktuelle Trends und gesetzliche Änderungen
Anrufungsauskunft als Wegweiser für sachbezogene Mitarbeiterbenefits
Inhalt und Verantwortlichkeiten der Anrufungsauskunft
Was muss in der Anrufungsauskunft enthalten sein?
Anrufungsauskunft: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die MOBIKO Mobility Card – Unsere Lösung für vielfältige Mobilität über den Sachbezug
Disclaimer vorab: Die Erklärung und Bestandteile in diesem Beitrag stellen keine steuerliche Beratung dar und verfolgen ausschließlich den Zweck, die Thematik allgemein darzustellen. Die hierin enthaltenen Ausführungen und Darstellungen erheben daher weder einen Anspruch auf Vollständigkeit noch sind sie geeignet, eine steuerliche Beratung im Einzelfall zu ersetzen. Für die Richtigkeit der Inhalte wird keine Gewähr übernommen. Im Falle von Fragen zu de dargestellten Rechnungen wenden ie sich bitte an Ihren Steuerberater oder eine andere steuerrechtskundige Person.
Intro: Sachbezüge für steueroptimierte Mitarbeiterbenefits
Sachbezüge sind in der modernen Arbeitswelt ein wichtiges Instrument zur Gestaltung attraktiver Mitarbeiterbenefits. Sie erlauben es Arbeitgebern, ihren Mitarbeitenden neben dem regulären Gehalt steuerbegünstigte Zusatzleistungen anzubieten. Mit einer Sachbezugsfreigrenze von bis zu 50 Euro pro Monat pro Mitarbeiter bieten sie eine Möglichkeit, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu steigern, ohne die Lohnnebenkosten zu erhöhen. Mehr über die Ausgestaltungsmöglichkeiten haben wir in diesem Beitrag gezeigt.
Die Vielfalt der Sachbezüge, von Sportangeboten bis hin zu Mobilitätslösungen, ermöglicht eine flexible Anpassung an die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden. Dabei spielen die steuerlichen Rahmenbedingungen eine zentrale Rolle, da sie die Attraktivität und Effizienz dieser Benefits maßgeblich beeinflussen. Unternehmen, die Sachbezüge strategisch einsetzen, können so nicht nur ihre Wertschätzung ausdrücken, sondern auch ein starkes Signal in Bezug auf ihr Engagement für eine mitarbeiterorientierte Unternehmenskultur senden. Mehr über steuerliche Hintergründe des Sachbezugs und die unterschiedlichen Anwendungsbeispiele haben wir in diesem Blogbeitrag detailliert für Sie aufbereitet:
Der Sachbezug: Nutzung, Vorteile und steuerliche Aspekte
Sachbezüge bieten Unternehmen eine attraktive Möglichkeit, ihre Mitarbeitenden zu belohnen und gleichzeitig steuerliche Vorteile zu nutzen. In diesem Beitrag gehen wir auf den Sachbezug, die verschiedenen Aspekte steuerfreier Sachbezüge, von der gesetzlichen Regelung bis hin zu deren praktischer Anwendung im Unternehmenskontext genauer ein.
Sachbezüge: Aktuelle Trends und gesetzliche Änderungen
Die aktuelle gesetzliche Definition für Sachbezüge, die seit 2020 gilt, zielt darauf ab, Barlohn von Sachlohn klarer abzugrenzen. Die Sachbezugsfreigrenze liegt derzeit bei 50 Euro monatlich, sodass Gutscheine und ähnliche Leistungen nicht versteuert werden müssen, wenn die Grenze nicht überschritten wird.
Anfang 2022 wurde die Freigrenze des Sachbezuges von 44 Euro auf 50 Euro pro Kalendermonat erhöht. Somit können Unternehmen ihren Mitarbeitenden steuer- und sozialversicherungsfrei den Sachbezug zur Verfügung stellen.
Doch nicht nur die Beträge stehen im Fokus, sondern auch die Nutzung und die rechtlichen Vorschriften haben sich ab 2022 geändert. Die Gutscheine und Geldkarten müssen den Vorschriften des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) entsprechen, was bestimmte rechtliche Anforderungen an die Ausgabe und Nutzung von Zahlungsdiensten oder Gutscheinen/Geldkarten festlegt.
Gutscheine und Geldkarten müssen nun folgende spezifische Vorschriften des ZAG erfüllen:
- Regionalbeschränkungen gemäß §2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG: Diese Regelung besagt, dass Gutscheine und Geldkarten nur in einem bestimmten geografischen Gebiet oder in einer bestimmten Region gültig sind und außerhalb dieser nicht verwendet werden können.
- Sehr begrenztes Waren- und Dienstleistungsspektrum („limited range“) gemäß §2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG: Gutscheine und Geldkarten dürfen nur für einen eng umrissenen Katalog an Waren und Dienstleistungen eingesetzt werden, um eine zweckgebundene Verwendung zu gewährleisten. Die Vorschrift legt also fest, dass Gutscheine und Geldkarten nur für bestimmte Dienstleistungen und Waren verwendet werden dürfen, möglicherweise um sicherzustellen, dass sie nicht für unerwünschte Zwecke eingesetzt werden.
- Einlösung nur beim Aussteller gemäß §2 Abs. 1 Nr. 10c ZAG: Diese Bestimmung legt fest, dass Gutscheine und Geldkarten ausschließlich für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke verwendet werden dürfen und die Einlösung auf Akzeptanzstellen beschränkt ist, die im Rahmen eines Vertragsverhältnisses mit dem Aussteller stehen.
Neben den Regelungen durch das ZAG gibt es bei den Geldkarten für Sachbezüge auch eine Unterscheidung zwischen Closed-Loop, Controlled-Loop und Open-Loop Karten:
- Closed-Loop Karten haben einen „geschlossenen Kreislauf“ und können nur bei bestimmten Einzelhändlern oder innerhalb eines spezifischen Netzwerks eingelöst werden. Sie finden beim Sachbezug oft die Verwendung, wenn Gutscheine für spezielle Restaurants, Supermärkte oder Fitnesstudios an die Mitarbeitenden herausgegeben werden.
- Controlled-Loop Karten bieten eine etwas erweiterte Nutzungsmöglichkeit, jedoch immer noch innerhalb eines lokalen Bereichs oder Netzwerks von Geschäften. Viele Anbieter von Karten im Controlled Loop beim Sachbezug lassen sich durch Postleitzahlen oder die direkte Auswahl der Händler einschränken und bieten auf diese Weise Sachbezugskarten für Unternehmen.
- Im Gegensatz dazu können Open-Loop Karten weltweit verwendet werden und sind nicht an ein bestimmtes Geschäft oder eine bestimmte Kette gebunden. Sie dürfen nicht für Sachbezüge genutzt werden.
Anrufungsauskunft als Wegweiser für sachbezogene Mitarbeiterbenefits
Die Anrufungsauskunft ist ein Instrument, das Unternehmen und Arbeitnehmern ermöglicht, bei steuerlichen Fragen zur Lohnsteuer Klarheit zu schaffen. Sie ist besonders relevant, wenn es um komplexe oder interpretierbare Sachverhalte geht, wie beispielsweise die steuerliche Behandlung von Sachbezügen, Gehaltsumwandlungen oder die Anwendung von Pauschalversteuerungen.
Man kann sie sich wie einen Wegweiser vorstellen, den Unternehmen nutzen, um sich vor finanziellen Entscheidungen oder Zusatzleistungen an ihre Mitarbeitenden steuerrechtlich abzusichern. Die Auskunft ist, wenn sie richtig gestellt und legitimiert wurde, bindend und rechtlich sicher.
Inhalt und Verantwortlichkeiten der Anrufungsauskunft
Eine effektive Anrufungsauskunft erfordert eine detaillierte Darstellung des Sachverhalts, für den steuerliche Klarheit gesucht wird.
Dabei müssen Unternehmen dem jeweilig zuständigen Finanzamt alle Aspekte des geplanten Sachbezugs – von der Natur des Benefits bis hin zu seiner Implementierung – präzise darlegen. Diese genaue Beschreibung gewährleistet, dass das Finanzamt eine fundierte Einschätzung abgeben kann, die den steuerlichen Richtlinien entspricht.
Was muss in der Anrufungsauskunft enthalten sein?
Es ist wichtig zu betonen, dass eine Anrufungsauskunft nicht nur eine detaillierte Beschreibung des geplanten Sachbezugs erfordert, sondern auch eine klare Darlegung der steuerrechtlichen Fragen, die geklärt werden sollen.
Dabei gibt es einige zusätzliche Aspekte, die Unternehmen berücksichtigen sollten, um eine Anrufungsauskunft effektiv zu gestalten:
- Detaillierte Beschreibung des Sachbezugs
Neben der Art des Benefits sollten Unternehmen spezifizieren, wie dieser Benefit den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird. Beispielsweise, ob es sich um Gutscheine, direkte Sachleistungen oder die Nutzung von Firmeneigentum handelt. Auf die gängigen Arten von Sachbezügen gehen wir hier ausführlich ein. - Zielsetzung des Sachbezugs
Unternehmen sollten den Zweck hinter dem Sachbezug erklären. Ist es ein Anreiz, eine Belohnung oder Teil eines umfassenderen Mitarbeiterbenefit-Programms? Dies hilft dem Finanzamt, den Kontext des Benefits zu verstehen. - Berechnungsgrundlagen und Wert des Sachbezugs
Genaue Angaben zum Wert des Sachbezugs sind erforderlich, insbesondere wenn es um die Einhaltung von Freigrenzen geht. Unternehmen müssen darlegen, wie der Wert des Sachbezugs ermittelt wurde, insbesondere bei Sachleistungen, deren Marktwert nicht unmittelbar ersichtlich ist. - Dokumentation und Nachweisführung
Es ist wichtig zu erwähnen, wie das Unternehmen plant, die Gewährung des Sachbezugs zu dokumentieren und nachzuweisen. Dies umfasst beispielsweise Aufzeichnungen über die Verteilung von Gutscheinen oder die Nutzung von Firmeneigentum durch Mitarbeiter.
Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
Beantragt werden kann die Auskunft von Arbeitgebern oder auch den Mitarbeitenden selbst. Auch der Steuerberater kann die Beantragung als nicht beteiligte Instanz übernehmen. Die Anfrage erfolgt beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt, wobei eine schriftliche Form empfohlen wird, um die Anfrage und deren Antwort nachvollziehbar zu dokumentieren.
Die Vorteile einer Anrufungsauskunft für Unternehmen
Eine durch das Finanzamt beantwortete und erteilte Anrufungsauskunft schützt vor Nachforderungen der Lohnsteuer, solange der geschilderte Sachverhalt genauso umgesetzt wurde. Sie stärkt damit die Rechtssicherheit für Unternehmen und bietet Mitarbeitenden Klarheit über die lohnsteuerliche Behandlung ihrer Benefits. Allerdings kann das Wohnsitzfinanzamt des Mitarbeiters im Einkommensteuerbescheid eine andere Rechtsauffassung vertreten.
Für Unternehmen:
- Rechtssicherheit: Durch die Anrufungsauskunft erhalten Unternehmen eine rechtlich bindende Klärung steuerlicher Fragen direkt vom Finanzamt. Dies schafft eine verlässliche Grundlage für die steuerkonforme Umsetzung von Mitarbeiterbenefits und minimiert das Risiko nachträglicher steuerlicher Korrekturen und Nachforderungen.
- Steuerliche Optimierung: Unternehmen können durch die präzise Ausgestaltung von Sachbezügen steuerliche Vorteile realisieren, indem sie beispielsweise die lohnsteuerlichen Freigrenzen effektiv nutzen. Dies trägt zur Optimierung der Gesamtabgabenlast bei und unterstützt eine kosteneffiziente Gestaltung von Vergütungssystemen.
- Planungssicherheit: Die Anrufungsauskunft bietet Unternehmen Planungssicherheit bei der Einführung neuer oder der Modifikation bestehender Mitarbeiterbenefits. Sie ermöglicht es, innovative Vergütungsmodelle rechtssicher zu implementieren und dabei steuerliche Fallstricke zu vermeiden.
Für Mitarbeitende:
- Transparenz: Mitarbeitende profitieren von einer klaren und transparenten Darstellung der steuerlichen Behandlung ihrer Benefits. Dies erhöht das Verständnis für den Wert der erhaltenen Leistungen und stärkt das Vertrauen in die Fairness der Vergütungspraxis des Arbeitgebers.
- Nettolohnoptimierung: Durch die sachgerechte Nutzung von Sachbezügen, die steuerlich günstig behandelt werden, können Mitarbeitende eine Optimierung ihres Nettolohns erzielen. Dies steigert die Attraktivität des Gesamtpakets der Mitarbeitervergütung.
- Vielfalt an Benefits: Die rechtssichere Gestaltung von Sachbezügen ermöglicht es Unternehmen, ein breites Spektrum an attraktiven Zusatzleistungen anzubieten. Mitarbeitende profitieren von einer vielfältigeren Auswahl an Benefits, die auf ihre individuellen Bedürfnisse und Präferenzen zugeschnitten sind.
Schritt-für-Schritt zur Anrufungsauskunft: Eine praktische Vorbereitung
Wie erwähnt, ist die Anrufungsauskunft ein hilfreiches Werkzeug für Unternehmen, um steuerliche Sicherheit bezüglich der angebotenen Sachbezüge zu gewinnen.
Hier ist ein Leitfaden, der Ihnen hilft, sich optimal darauf vorzubereiten:
- Bestandsaufnahme: Welche Benefits laufen heute schon über die 50€ Sachbezugsfreigrenze? Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie und in welcher Höhe Benefits und Freigrenzen heute schon bei Ihren Mitarbeitenden in Verwendung sind.
- Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie den Bedarf Ihres Unternehmens an Sachbezügen. Welche Benefits könnten Ihren Mitarbeitenden einen Mehrwert bieten?
- Sachbezug auswählen: Wählen Sie die spezifischen Sachbezüge aus, die Sie anbieten möchten, mit einem Fokus auf die Interessen Ihrer Mitarbeitenden.
- Steuerliche Rahmenbedingungen prüfen: Informieren Sie sich über die steuerlichen Vorschriften, die für Ihre geplanten Sachbezüge relevant sind.
- Detaillierte Informationen sammeln: Sammeln Sie alle erforderlichen Informationen über den Sachbezug, inklusive Wert, Dienstleister, mit dem sie den Benefit anbieten wollen, Verteilungsmodalitäten und Dokumentationspflichten.
- Fragen formulieren: Formulieren Sie präzise Fragen für das Finanzamt, die sich auf die steuerliche Behandlung des Sachbezugs beziehen.
- Anfrage vorbereiten: Bereiten Sie Ihre Anfrage an das Finanzamt vor, achten Sie dabei auf klare und verständliche Formulierungen.
- Dokumentation vorbereiten: Halten Sie alle Unterlagen bereit, die das Finanzamt benötigen könnte, um Ihren Fall zu beurteilen.
- Einreichung: Reichen Sie die Anfrage beim zuständigen Finanzamt ein und beachten Sie die formalen Anforderungen.
Bei Unsicherheiten:
Wenn Sie sich bei der Formulierung Ihrer Anrufungsauskunft unsicher sind oder die steuerrechtlichen Implikationen nicht vollständig verstehen, empfiehlt es sich, einen Steuerberater zu konsultieren. Legen Sie die Anrufungsauskunft Ihrem Steuerberater vor, um sicherzustellen, dass sie alle notwendigen Informationen enthält und den steuerrechtlichen Anforderungen entspricht. So können Sie sich sicher sein, dass Ihre Anfrage genau und vollständig ist, und maximiert die Chancen auf eine klare und nützliche Antwort vom Finanzamt.
So kann MOBIKO unterstützen
MOBIKO steht speziell seinen Mobility Card Kunden – sowie Unternehmen, die es werden möchten – bei der Anrufungsauskunft ergänzend zum Steuerberater beratend zur Seite.
Wir bieten Musterdokumente an, die speziell darauf ausgelegt sind, die Beantragung der Anrufungsauskunft für Mobilitätsleistungen zu erleichtern. Diese Vorlagen sind so konzipiert, dass sie die Vorbereitung und Einreichung Ihrer Anrufungsauskunft vereinfachen und Ihnen dabei helfen, die steuerlichen Vorteile der MOBIKO Mobility Card optimal zu nutzen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie MOBIKO Sie bei der Implementierung steueroptimierter Mobilitätslösungen unterstützen kann, kontaktieren Sie uns gerne.
Die MOBIKO Mobility Card – Unsere Lösung für vielfältige Mobilität über den Sachbezug
Mit unserer Lösung, der MOBIKO Mobility Card, nutzen wir den Sachbezug, um das Grundbedürfnis Mobilität aller Mitarbeitenden, steueroptimiert und vielfältig anzubieten. Heutzutage fordern Mitarbeitende Flexibilität und wollen sich daher nicht auf eine Form der Mobilität festlegen und stattdessen lieber situativ und flexibel wählen können.
Die Mobility Card ermöglicht Mitarbeitenden die Nutzung einer breiten Palette von Mobilitätsdienstern und fällt unter die Steuerbefreiung innerhalb der 50-Euro-Grenze.
Diese Vorteile können Sie mit der Mobility Card nutzen:
- Einfache Handhabung: Die Mitarbeitenden können ihre Mobilitätsausgaben leicht kontrollieren und direkt mit der Karte bezahlen. Es müssen nur Belege gesammelt werden, die über die 250-Euro Grenze gehen. Dabei müssen sie nicht in Vorleistung gehen.
- Breite Auswahl an Mobilitätsdiensten: Sie bestimmen den Rahmen für die Verwendung der Mobility Card (Zweckgebundenheit des Sachbezuges). Wir stellen eine Vielzahl von Anbietern pro Mobilitätskategorie sicher. Mehr dazu erfahren Sie hier.
- Flexibilität: Mitarbeitende können die Mobilitätsdienste nach ihren individuellen Mobilitätsbedürfnissen auswählen und bezahlen. Mitarbeitende können die Mobilitätsdienste nach ihren individuellen Mobilitätsbedürfnissen auswählen und bezahlen. Überschüssiges Budget wird in den Folgemonat übertragen. Die Mobility Card ist auch mit dem MOBIKO Mobilitätsbudget perfekt kombinierbar.
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Autor: Jonas Breit
Content Marketing Manager bei MOBIKO
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