11. April 2024 | 15 min Lesezeit

Mobilitätskarte, Tankkarte, Ladekarte oder Firmenkarte – was ist was?

Die Firmenkarte für die Geschäftsreise, die Ladekarte für die Elektroflotte oder die Mobilitätskarte als Benefit für die Belegschaft: Kartenlösungen werden in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen eingesetzt. Sie sollen betriebliche Abläufe erleichtern und Mitarbeiterbedürfnisse erfüllen. Wir erläutern die Vor- und Nachteile der einzelnen Karten, wofür sie eingesetzt werden können und mit welchen Lösungen Unternehmen ihre Mobilitätsstrategie einfach planen und umsetzen können.

Inhaltsverzeichnis

Warum nutzen Arbeitgeber Kartenlösungen?

Unternehmen nutzen Kartenmodelle einerseits zur Bezahlung ihrer Betriebsausgaben und andererseits als privaten Benefit für die Mitarbeitenden. 

„Um ein Zugticket für Ihre Geschäftsreise zu kaufen, stellen Sie zunächst einen Antrag bei der zuständigen Abteilung. Dann legen Sie das Geld für den Kauf aus. Sie reichen den Beleg bei uns ein und wir überweisen Ihre Ausgaben in den nächsten Tagen.“

Dieses Szenario ist Angestellten durchaus bekannt. Es setzt keine betrieblichen Kartenlösungen voraus, ist jedoch zeitaufwändig für die Mitarbeitenden, die Führungskraft und die Buchhaltung. Denn selbst noch so kleine Ausgaben können nicht ohne die Beteiligung mehrerer Abteilungen getätigt werden. Kartenlösungen erleichtern die Finanzplanung und -abrechnung, vermeiden Rückerstattungen und machen Prozesse – wie die Reiseplanung oder Spesenverwaltung – transparenter und einfacher.

Kartenlösungen können jedoch nicht nur zur Bezahlung von Geschäftsausgaben verwendet werden: Arbeitgeber können ihren Angestellten über eine Karte auch Corporate Benefits bieten. Ein Beispiel ist die Mobilitätskarte: Mit ihr können Mitarbeitende eine Vielzahl von Verkehrsmitteln flexibel und steuerfrei nutzen. Der Arbeitgeber automatisiert nebenbei seine Mobilitypolicy und behält die Pendleremissionen im Griff, indem er nur bestimmte Mobilitätsformen wie beispielsweise Shared Mobility oder Laden zulässt. 

Über eine Kartenlösung können aber nicht nur Mobilitätsausgaben einfach gemanagt werden – die meisten Kartenmodelle lassen sich sogar in Sachbezugskarten umwandeln und können dann steuerfrei über den Sachbezug abgerechnet werden.

Close-up einer Kartenübergabe von Arbeitnehmer zu Mitarbeiter

Arten von Kartenlösungen im Unternehmen

Es gibt verschiedene Arten von Kartenlösungen, die sich in ihrem Zweck und ihrer Handhabung unterscheiden. Arbeitgeber führen Kartenlösungen ein, um ihre internen Prozesse zu vereinfachen oder um den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter besser gerecht zu werden.

Sie werden häufig in Kombination mit Software eingesetzt; eine Karte gibt es in physischer und virtueller Form.

Grundsätzlich wird zwischen Open, Controlled und Closed Loop Karten unterschieden. Open Loop Karten – wie Visa oder MasterCard – werden weltweit von verschiedenen Anbietern akzeptiert. Closed Loop Karten – zum Beispiel Geschenkkarten – können nur bei bestimmten Anbietern eingesetzt werden. Controlled Open Loop Karten hingegen können für mehrere Anbieter eines Akzeptanzbereichs verwendet werden – zum Beispiel im Shoppingcenter oder für ein Händlernetzwerk.

1. Die Firmenkarte

Die Firmenkarte – auch „Corporate Card“ genannt – ist eine Debit- oder Kreditkarte, die auf ein Unternehmen ausgestellt ist. Sie wird regelmäßig, meist einmal im Monat, vom Arbeitgeber aufgeladen, so dass die Angestellten Firmeneinkäufe erledigen können, ohne in Vorleistung zu gehen. Mit der Firmenkarte werden zum Beispiel Reisekosten, Geschäftsessen und Bürobedarf bezahlt. Die Firmenkarte ist an ein betriebliches Bankkonto gekoppelt, sie hat eine Zahlungsfrist und ein Kreditlimit. 

Sie ist die einzige Karte unter den ausgewählten Beispielen, die nicht über den Sachbezug abgerechnet werden kann.

Vorteile:

  • Keine Vorkasse: Mitarbeitende müssen nicht auf ihre Rückerstattung warten
  • Vielseitig einsetzbar: Mitarbeitende können die Firmenkarte flexibel für unterschiedliche Ausgaben einsetzen
  • Ausgabenlimit: Geringeres Risiko von Missbrauch, da nur ein bestimmter Betrag pro Monat und/oder pro Transaktion ausgegeben werden kann
  • Transparenz: Ausgaben können effizient nachverfolgt und verwaltet werden
  • Einfache Abrechnung: Sofern die Firmenkarte in Kombination mit Software verwendet wird, können Abrechnung und Versteuerung vereinfacht werden
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Nachteile:

  • Bankkonto nötig: Sie erfordert die Eröffnung eines Bankkontos oder die Verknüpfung mit einem Konto
  • Open-Loop-Karte: Arbeitgeber können kaum eingrenzen, wofür ihre Angestellten die Karte einsetzen dürfen
  • Keine Steuervorteile: Da nicht steuerbar ist, bei welchen Anbietern die Karte eingesetzt wird, entgehen dem Unternehmen etwaige Steuerbegünstigungen
  • Kein Mitarbeiterbenefit: Die Firmenkarte kann nicht als Sachlohn zusätzlich zum Gehalt gewährt werden
  • Fehlende Belege: Da die Mitarbeitenden das Geld nicht vorstrecken, besteht möglicherweise kein Anreiz, alle Ausgaben zu dokumentieren
  • Aufwändige Buchhaltung: Die Ausgaben müssen einzeln geprüft und kategorisiert werden, da eine Firmenkarte für sämtliche Einkäufe und Händler verwendet werden kann
  • Kreditkarte mit Limit: Bei Überschreibung des Kreditlimits drohen Zinsen oder eine Kartensperrung
  • Kein Loyalitätsprogramm: Da die Mitarbeitenden die Karte bei sämtlichen Anbietern einsetzen können, gibt es keine Rabatte durch Treuepunkte
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Flexibel steuerbare Kartenlösungen: Bezahlkarte oder Benefit?

Es gibt Kartenmodelle, die im Gegensatz zur Firmenkarte über den Sachbezug abgerechnet oder individuell versteuert werden können. 

Ein Sachbezug¹ ist eine Leistung des Arbeitgebers an seine Mitarbeitenden in Form von Sachleistungen wie Essensmarken, Fitnesskursen oder Mobilitätsangebote. 

Ein Benefit, der steuerfrei über den Sachbezug abgerechnet werden soll, muss bestimmte Kriterien erfüllen: 

  • Der Benefit wurde zusätzlich zum Gehalt und nicht im Rahmen einer Gehaltsumwandlung gewährt. Die Ausgaben müssen auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden. 
  • Der Sachbezug liegt unter einer monatlichen Freigrenze von 50 Euro. (Ausgaben, die darüber liegen, müssen pauschal versteuert werden. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber den Angestellten dreimal im Jahr zu persönlichen Anlässen Geschenke im Wert von bis zu 60 Euro machen.)
  • Der Sachbezug wird nicht in bar ausgezahlt.

 

Sofern diese Sachbezugskriterien nicht erfüllt sind, müssen die Ausgaben individuell versteuert werden. Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitenden über eine Sachbezugskarte Leistungen, die den Freibetrag von 50 Euro übersteigen und versteuern diese nach §37b EstG² pauschal mit 30 Prozent bis zu einem Betrag von 10.000 Euro pro Mitarbeiter:in und Jahr.

Es gibt verschiedene Kartenmodelle, die sich als Sachbezugskarte eignen:

2. Die Tankkarte

Anders als eine Firmenkarte kann die Tankkarte nur an Tankstellenkassen oder Zapfsäulen eingesetzt werden. Einige Tankkarten können für ein großes Händlernetzwerk verwendet werden, andere nur für einzelne Anbieter – wie ARAL. Bei einer auf eine Händlerkette beschränkten Tankkarte ist der Einsatzbereich breiter als oft angenommen: Sie ermöglicht den Erwerb von Produkten, die über das Tanken hinausgehen – manchmal sogar für autoferne Produkte. Wird hingegen die Karte auf eine Produktkategorie beschränkt, eröffnet sich die Möglichkeit, bei diversen Händlern einzukaufen, solange es sich um autonahe Produkte wie Benzin, Öl und Mautgebühren handelt.

 

Es ist jedoch wichtig zu unterscheiden, dass dies insbesondere für Sachbezugskarten gilt. Bei Dienstwagentankkarten sieht die Regelung anders aus. Um diese Feinheiten klar herauszuarbeiten, lohnt es sich, jede Kartenart sowohl unter dem Aspekt des Benefits als auch in ihrer Funktion zur Begleichung von Betriebsausgaben zu betrachten. So lassen sich Vermischungen und Verwirrungen vermeiden.

Tankkarten werden von Tankstellen oft als Kundenbindungsmaßnahme eingesetzt und ermöglichen Rabatte beim Tanken oder anderen Services – wie der Autowäsche. Die Anbieter verlangen dafür in der Regel eine monatliche Gebühr auf die Tankkarte. Unternehmen geben Tankkarten entweder als Firmenwagenkarte oder als Sachbezugskarte aus.

Vorteile:

  • Keine Vorkasse: Mitarbeitende müssen nicht auf ihre Rückerstattung warten
  • Loyalitätsprogramm: Viele Tankstellen gewähren Rabatte auf Kraftstoff oder Dienstleistungen oder bieten das Tanken zum Tagesfestpreis an
  • Nutzungslimit: Geringeres Risiko von Missbrauch, da nur ein bestimmter Betrag ausgegeben werden kann
  • Transparenz: Ausgaben können effizient nachverfolgt und verwaltet werden
  • Kein Sammeln von Belegen: Tankquittungen werden elektronisch an den Arbeitgeber weitergeleitet
  • Einfache Abrechnung dank Controlled-Loop: Eine Sammelrechnung für das Fuhrparkmanagement (bei der Nutzung als Firmenwagenkarte) bzw. die Buchhaltung (bei der privaten Nutzung als Benefit), die Ausgaben sind bereits kategorisiert
  • Flexibel steuerbar: Kann über den Sachbezug steuerfrei abgerechnet oder individuell versteuert werden
  • Kontrolle und Analyse: Das Tankverhalten kann analysiert werden, um das Flottenmanagement und die Klimastrategie zu verbessern
  • Basis für CSRD: Die Dokumentation des Tankverhaltens kann für die Nachhaltigkeitsberichtserstattung herangezogen werden

Nachteile:

  • Nur an Tankstellen gültig: Die Tankkarte im Rahmen des Sachbezugs ist in ihrer Anwendung spezifisch begrenzt. Sie kann ausschließlich an Tankstellen eingesetzt werden und ist dabei auf den Kauf von autorelevanten Dienstleistungen wie Benzin beschränkt. Diese Einschränkung gilt jedoch primär für Sachbezugskarten. Im Gegensatz dazu können Dienstwagen-Tankkarten eine breitere Akzeptanz und weniger Beschränkungen in Bezug auf die Händlerketten und Produktkategorien aufweisen.
  • Unflexibel: Die Tankkarte bindet in der Regel an ein bestimmtes Händlernetzwerk – wie Aral oder Shell
  • Umweltaspekt: Die Tankkarte bietet keinen Anreiz zum Umstieg auf nachhaltige Mobilität, sie „belohnt“ Verbrennungsmotoren
  •  

Die Tankkarte als Benefit: Viele Angestellte, die privat Auto fahren, haben keinen Dienstwagenanspruch. Für sie ist eine Tankkarte als Firmenwagenkarte uninteressant.

Eine Tankkarte kann aber auch als Benefit gewährt werden, mit dem die Angestellten ihren Privatwagen auftanken können.

Ein junger Mann in Anzug tankt seinen Firmenwagen

3. Die Ladekarte

Mit der Ladekarte können Elektro-oder Hybrid-Fahrzeuge an öffentlichen oder privaten Stationen aufgeladen werden. Die Karte ist bei bestimmten Stromanbietern gültig und kann meist nur für Dienstwagen verwendet werden. Damit die Mitarbeitenden ihr Fahrzeug privat steuerfrei laden können, empfiehlt sich die Ladekarte – wie auch die Tankkarte – ebenfalls als Sachbezugskarte.

Grundsätzlich erfüllen die meisten Ladekarten auch die Anforderungen an eine Sachbezugskarte. Ob eine Karte als Sachbezugskarte anerkannt und damit steueroptimiert werden kann, hängt jedoch vom zuständigen Finanzamt ab. Wir empfehlen eine Anrufungsauskunft.

Die Abrechnung erfolgt, wie bei Tankkarten, zentral durch das Unternehmen.

Vorteile:

  • Keine Vorkasse: Mitarbeitende müssen nicht auf ihre Rückerstattung warten
  • Loyalitätsprogramm: Viele Stromtankstellen gewähren Rabatte; Arbeitgeber zahlen einen festen Preis pro KWh 
  • Nutzungslimit: Geringeres Risiko von Missbrauch, da nur ein bestimmter Betrag ausgegeben werden kann
  • Transparenz: Ausgaben können effizient nachverfolgt und verwaltet werden
  • Kein Sammeln von Belegen: Quittungen werden elektronisch an den Arbeitgeber weitergeleitet
  • Einfache Abrechnung dank Controlled-Loop: Eine Sammelrechnung für das Fuhrparkmanagement bzw. die Buchhaltung, die Ausgaben sind bereits kategorisiert
  • Flexibel steuerbar: Kann über den Sachbezug steuerfrei abgerechnet oder individuell versteuert werden
  • Kontrolle, Analyse und Dokumentation für CSRD: Der Arbeitgeber kann einfach nachverfolge und dokumentieren, wie viel Strom geladen wurde – sprich wie viel CO2 eingespart wurde
  • Fördert nachhaltige Mobilität: Die Ladekarte bietet als Benefit die richtigen Anreize zum Umstieg von Verbrennungsmotoren
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Nachteile:

  • Nur an Ladestationen gültig: Die Ladekarte kann nur an Ladestationen für die Nutzung eines Elektrofahrzeugs eingesetzt werden
  • Unflexibel: Die Ladekarte bindet in der Regel an ein bestimmtes Händlernetzwerk

Die Ladekarte als Benefit: Als Firmenwagenkarte kann die Ladekarte nur von Unternehmen genutzt werden, die bereits auf eine Elektro- oder Hybridflotte umgerüstet haben. Als Sachbezugskarte ist die Ladekarte aber auch Mitarbeitende interessant, die privat ein Elektrofahrzeug nutzen.

4. Hybrid: Die Tank- & Ladekarte

Der moderne Fuhrpark muss neuen Anforderungen gerecht werden. Die Tank-& Ladekarte eignet sich besonders für Unternehmen, die Hybridfahrzeuge nutzen oder begonnen haben, ihren Fuhrpark zu elektrifizieren und dennoch Verbrennungsmotoren betreiben. Denn die Tank-& Ladekarte vereint die Vorteile beider Kartenmodelle und macht die Verwaltung mehrerer Karten von unterschiedlichen Strom- oder Kraftstoffanbietern überflüssig.

Vorteile:

  • Zukunftssicher: Die Tank-& Ladekarte unterstützt den Umstieg auf Elektromobilität
  • Keine Vorkasse: Mitarbeitende müssen nicht auf ihre Rückerstattung warten
  • Nutzungslimit: Geringeres Risiko von Missbrauch, da nur ein bestimmter Betrag ausgegeben werden kann
  • Vielseitig, aber überschaubar: Mit nur einer Karte können Fahrzeuge mit Verbrenner-, Elektro- oder Hybridantrieb getankt und aufgeladen werden, dies reduziert den Verwaltungsaufwand
  • Kein Sammeln von Belegen: Quittungen werden elektronisch an den Arbeitgeber weitergeleitet
  • Einfache Abrechnung dank Controlled-Loop: Eine Sammelrechnung für das Fuhrparkmanagement bzw. die Buchhaltung, die Ausgaben sind bereits kategorisiert
  • Flexibel steuerbar: Kann über den Sachbezug steuerfrei abgerechnet oder individuell versteuert werden, sofern die Tank-& Ladekarte die Nutzung auf eine Händlerkette oder eine Produktpalette beschränkt.
  • Transparente Nachverfolgung und Analyse: Die Tank- und Ladevorgänge können einfach kontrolliert und für die CSRD dokumentiert werden

Nachteile:

  • Nur an (Strom-)Tankstellen gültig: Die Tankkarte kann nur an Tankstellen oder Ladestationen für die Nutzung eines Fahrzeugs eingesetzt werden
  • Eingeschränkte Verfügbarkeit: Nicht alle Tank- und Ladestationen akzeptieren Hybridkarten, was zu Einschränkungen im Alltag führen kann

Die Tank-& Ladekarte als Benefit: Unternehmen, die keine Flotte unterhalten, können die Tank-& Ladekarte als Arbeitgeberleistung einsetzen. Damit die Karte über den Sachbezug abgerechnet werden kann, müssen Unternehmen jedoch strenge Auflagen erfüllen – etwa bei der Dokumentation ihrer Transaktionen. Zudem muss der Anbieter spezielle Daten anfordern; es entsteht zusätzlicher Aufwand für die Koordination und den Datenschutz.

Eine junge Frau läd ihren roten PKW auf während sie das Handy nutzt

5. Die Mobilitätskarte

Manche Anbieter – wie der RVF – bieten eine Chipkarte als „Mobilitätskarte“ an, die ähnlich wie das Deutschlandticket für bestimmte Verkehrsmittel innerhalb eines Netzes eingesetzt werden kann. 

Bei MOBIKO verstehen wir unter einer Mobilitätskarte oder Mobility Card jedoch eine Karte, die für eine Vielzahl von öffentlichen und privaten Mobilitätsangeboten genutzt werden kann. Sie kann ebenfalls als reine Bezahlkarte für Geschäftsreisen oder als steuerfreie Sachbezugskarte eingesetzt werden.

Die Mobility Card wird vom Arbeitgeber ausgegeben und ist auf die Mobility Policy des Unternehmens und die Mobilitätsbedürfnisse der Angestellten zugeschnitten. Der Arbeitgeber entscheidet, welche Verkehrsmittel er auf Basis einer zuvor festgelegten Händlerliste zulässt und ob er bestimmte – zum Beispiel grüne Angebote – fördert.

Die Mobility Card ist oft Teil einer Mobilitätsstrategie und in einen weitgehend digitalen Kreislauf eingebunden: Die Mitarbeitenden buchen ihre Fahrten über eine App und die Lohnbuchhaltung erhält monatlich eine Exportdatei zur Abrechnung aller Ausgaben.  

Da jede Mobilitätskarte andere Anforderungen erfüllt, gehen wir hier auf die Vor- und Nachteile der Mobility Card von MOBIKO ein:

Vorteile:

  • Flexibel und relevant: Die Mobility Card setzt sich von der Tankkarte, Ladekarte und der Kombination aus Tank- & Ladekarte durch ihre Vielseitigkeit ab. Sie ist ein universelles Zahlungsmittel für Shared Mobility, Parkservices und Taxi – Dienstleistungen, die das Spektrum moderner Mobilitätsbedürfnisse abdecken. Als Benefit erfüllt die Mobilitätskarte ein wesentliches Bedürfnis der Arbeitnehmer:innen nach flexibler Mobilität. Sie bietet auch für diejenigen im Home Office einen Mehrwert, da sie für persönliche Mobilität genutzt werden kann, was die Verwaltung verschiedener Mobilitätsdienstleistungen mit nur einer Lösung erleichtert.
  • Übersichtlich: Dank App wissen die Mitarbeitenden jederzeit, wie viel Guthaben sie übrig haben. Die Reisenden müssen keine Belege sammeln. Bei einer Abrechnung über den Sachbezug fließen alle Ausgaben, die mit der Mobilitätskarte getätigt werden in eine Gesamtübersicht ein und ermöglichen so eine einfache und transparente Nachverfolgung.
  • Übertragbares Guthaben: Bei der Nutzung als Sachbezugskarte verfällt das ungenutzte Guthaben nicht am Monatsende, sondern kann auf den Folgemonat übertragen werden
  • Europaweit einsetzbar: Die Mobility Card ist nicht an einen Standort gebunden
  • Kartenlimit oder individuell versteuern: Der Arbeitgeber legt den monatlichen Betrag selbst fest. Bis zu 50 Euro monatlich können als steuerfreie Sachleistung angeboten werden. Entscheidet sich der Arbeitgeber dafür, einen höheren Betrag bereitzustellen, kann dieser individuell nach § 37b EStG versteuert werden. Die Mitarbeitenden haben die Option, das Guthaben vielseitig zu nutzen, es kann jedoch nicht in bar ausgezahlt werden.
  • Flexibel steuerbar: Kann über den Sachbezug steuerfrei abgerechnet oder individuell versteuert werden.
  • Einfache Kontrolle und Abrechnung: Der Arbeitgeber kann die Ausgaben dank monatlichem Export transparent nachvollziehen und abrechnen – ohne dass Verwaltungsaufwand für die Mitarbeitenden entsteht 

Nachteile:

  • Nur für Mobilität da Controlled Loop: Im Gegensatz zu einer Firmenkarte kann die Mobility-Card nur für Mobilitätsangebote eingesetzt werden.
  • Kein Loyalitätsprogramm: Da die Mitarbeitenden die Karte bei zahlreichen Anbietern einsetzen können, gibt es keine Rabatte durch Treuepunkte

Fazit: Welche Karte passt zu meinem Unternehmen?

Unternehmen wollen mit Kartenlösungen ihre Zahlungsprozesse vereinfachen oder ihren Mitarbeitenden relevante Vorteile bieten. 

Betriebe, die auf der Suche nach einer Bezahlkarte für ihre Mobilitätsausgaben sind, sollten eine Karte wählen, die mehrere Leistungen abdeckt – etwa den Bezahlvorgang und die steuerkonforme Abrechnung. Eine Karte sollte Schnittstellen zu Finanzbuchhaltung- und Lohnabrechnungssystemen ermöglichen. 

Bei der Auswahl einer Kartenlösung als Benefit kommt es vor allem darauf an, dass sie auf die Bedürfnisse der Belegschaft zugeschnitten ist: Hat ein Arbeitgeber viele Mitarbeitende oder Vertriebler, die Verbrennungsfahrzeuge nutzen, kann eine Tankkarte (eventuell mit Treueprogramm) sinnvoll sein. Eine Mobilitätskarte hingegen eignet sich für Unternehmen, die mehrere Zielgruppen ansprechen und dabei einen modernen Mobilitätsmix anbieten wollen. 

Arbeitgeber sollten auf der Grundlage ihrer Mobilitätsstrategie entscheiden, welches Kartenmodell für sie sinnvoll ist.

Wenn Ihr Unternehmen an einer Kartenlösung wie der Mobility Card interessiert ist, finden Sie hier weitere Informationen:

Quellen

¹ Haufe (2024). Sachbezüge. https://www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/sachbezuege_idesk_PI42323_HI522056.html (Zugriff am 09.04.2024).

² Bundesministerium der Justiz (o. J.). Einkommensteuergesetz (EStG) 
§ 37b Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendunge.  https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__37b.html (Zugriff am 09.04.2024).

Headshot Saskia Hahn

Autorin: Saskia Hahn

Freelance Content Creator bei MOBIKO

Mittelalter Mann mit braunen Haaren grinst in die Kamera

Autor: Andreas Reichert

Geschäftsführer von MOBIKO

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