Geschäftsführung, Betriebsrat, Mitarbeitende, Payroll:
So hat Daiichi Sankyo Europe alle mit MOBIKO überzeugt
Ein Interview mit Tiffany Ries, Manager Mobility & Facility bei Daiichi Sankyo Europe
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Upload pro Monat für die Payroll
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Belegprüfungen im eigenen Haus
20 → 800
vom Piloten zum Rollout an die Mitarbeitenden
– Tiffany Ries, Manager Mobility & Facility bei Daiichi Sankyo Europe
Wie habt ihr Mitarbeiter-Benefits vor MOBIKO abgewickelt?
Wie viele Unternehmen haben wir unsere Benefits intern gehandhabt und über die Payroll abgerechnet. Die Belege gingen an die Payroll und dort lag ein enormer manueller Aufwand, vor allem bei einer einzelnen Kollegin. In Urlaubszeiten oder bei Krankheit hat es dann oft länger gedauert, bis die Erstattung so da war, wie sie hätte sein sollen.
Dazu kommt: Im Bereich Mitarbeiter-Benefits ändert sich ständig etwas, gerade bei der Versteuerung. Selbst mit eigener Steuerabteilung hat niemand diese Themen laufend im Blick. Wir wollten einen Partner, der immer auf dem aktuellen Stand ist, von sich aus auf uns zukommt, wenn sich etwas ändert, und so flexibel ist, dass wir unsere bestehenden Benefits gut eingliedern können.
Wie habt ihr eure Geschäftsführung überzeugt?
Ehrlich gesagt gab es kaum Widerstand. Wir konnten klar zeigen, wie viel Aufwand bei uns in der Payroll lag, und der steuerliche Aspekt war ein starker Hebel: Wir laufen nicht in unschöne Situationen, nur weil uns eine Neuerung entgeht. Die Bedenken – Anbindung an die Payroll, Mehraufwand, ist das System für Mitarbeitende zu kompliziert? – waren schnell ausgeräumt.
Daten & Fakten
- Module: Mobilitätsbudget und Heimlademanager
- ~ 3.300 Mitarbeitende
- ~ 800 MOBIKO Nutzer
- Länder: Deutschland, Österreich, Niederlande
- Einführung MOBIKO: April 2035
- Lohnsoftware: ADP
Ihr seid mit einem Piloten gestartet. Wie lief der?
Wir haben mit 20 Mitarbeitenden aus ganz unterschiedlichen Bereichen getestet, vom Außen- bis zum Innendienst, und währenddessen eine Umfrage gemacht. Das Feedback war durchgehend positiv. Die Bedienung von MOBIKO wurde als sehr intuitiv beschrieben, die Umstellung war für niemanden ein großes Thema. Und die Verzögerungen bei der Erstattung waren damit komplett ausgeräumt.
Was war dem Betriebsrat wichtig?
Mit Abstand das wichtigste Thema war Datenschutz: Welche Daten braucht MOBIKO zwingend und wer hat Zugriff? Wir sind europaweit aufgestellt, aber nicht jede Landesgesellschaft darf auf die Daten der anderen zugreifen – und auch innerhalb einer Gesellschaft haben wir den Kreis bewusst klein gehalten. Das Rollen- und Berechtigungskonzept von MOBIKO macht das sehr einfach. Eine Buchhaltungsrolle brauchen wir zum Beispiel gar nicht, weil die Prüfung komplett über MOBIKO läuft.
Der Betriebsrat wollte eine eigene Betriebsvereinbarung für MOBIKO und genau daraus kommt unsere wichtigste Erkenntnis: Betriebsrat und Geschäftsführung so früh wie möglich einbinden, am besten schon vor dem Testlauf.
About
Daiichi Sankyo ist ein global tätiges Pharmaunternehmen mit japanischen Wurzeln und mehr als 100 Jahren wissenschaftlicher Expertise. Das Unternehmen entwickelt innovative Arzneimittel mit dem Ziel, die Lebensqualität von Patientinnen und Patienten weltweit zu verbessern. Mit rund 3.000 Mitarbeitenden in Europa und Kanada ist Daiichi Sankyo international aufgestellt. Die europäische Unternehmenszentrale befindet sich in München.
Und was hat sich für eure Payroll verändert?
Die Payroll war eine der Ersten, die wir eingebunden haben – auch weil unsere Kollegin dort so überlastet war. Gemeinsam mit einem Payroll-Experten von MOBIKO haben wir alle Fragen geklärt. Die Versteuerung gibt MOBIKO je Benefit vor und die Mitarbeitenden sehen in der App bei jeder Einreichung, wie sie versteuert wird.
Früher hat die Payroll auch geprüft, ob jemand zum Beispiel in Elternzeit oder bei Langzeiterkrankung noch berechtigt ist. Das ist komplett weggefallen: Über den Microsoft Single Sign-on kann sich nur einloggen, wer zu diesem Zeitpunkt berechtigt ist. Und für ADP stellt MOBIKO die fertige Datei genau im benötigten Format bereit.
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– Tiffany Ries, Manager Mobility & Facility bei Daiichi Sankyo Europe
Wie habt ihr die Mitarbeitenden mitgenommen?
Über unser Intranet, das bei uns sehr intensiv genutzt wird. Dort haben wir den neuen Prozess beschrieben und die Schritt-für-Schritt-Anleitungen von MOBIKO verlinkt. Es gab mehrere Kommunikationswellen: erst die Ankündigung, dann der genaue Starttermin. Bewusst haben wir auf einen Hard Cut verzichtet und zwei Monate lang das alte System als Rückfallebene weiterlaufen lassen. Mit den Mitarbeitenden ist es wirklich sehr einfach gelaufen.
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Wie viel Aufwand habt ihr heute im Tagesgeschäft?
Im Headquarter kümmern sich zwei Kolleginnen und Kollegen aus dem Mobility-Team um das operative Tagesgeschäft, in den kleineren Landesgesellschaften läuft es über HR. Wenn alles aufgesetzt ist und man die Prüfung an MOBIKO abgibt, legt man Mitarbeitende einmal an und hat danach nichts mehr damit zu tun. Am Monatsanfang kommt die Nachricht, dass die Abrechnungsdatei fertig ist – die leitet man an die Payroll weiter, fertig.
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Im Fokus: Mobilitätsbenefits bei Daiichi Sankyo Europe
- Mobilitätsbudget für alle nicht dienstwagenberechtigten Mitarbeitenden
- Heimlademanager für E-Dienstwagen, bereits im Einsatz in den Niederlanden und in Österreich
- Belegprüfung und steuerliche Behandlung komplett durch MOBIKO
- Microsoft Single-Sign-On ersetzt die manuelle Berechtigungsprüfung
- Fertige Abrechnungsdatei für ADP, ein Upload pro Monat
Wie geht es weiter?
Nach dem erfolgreichen Piloten rollen wir das Mobilitätsbudget jetzt an die ersten 800 Mitarbeitenden aus. Damit stellen wir unseren alten, manuellen Prozess für den Mobilitätszuschuss komplett auf den digitalen MOBIKO-Prozess um.
Nachhaltigkeit und CO₂-Einsparung haben bei uns einen sehr hohen Stellenwert, und das spiegeln auch unsere Benefits wider. Im Innendienst ist unsere Flotte bereits vollelektrisch, und in den Niederlanden und Österreich rechnen wir das Heimladen schon über den MOBIKO Heimlademanager ab.
Und genau das schätzen wir an MOBIKO: Das Team hört zu, was man als Unternehmen braucht, und entwickelt die Plattform entsprechend weiter.
Welchen Rat gibst du Unternehmen, die vor der Einführung stehen?
Überlegt euch zuerst, welches Ziel ihr mit dem Benefit verfolgt – zum Beispiel jüngere Talente gewinnen, die gar nicht mehr unbedingt einen Dienstwagen wollen. Bindet Geschäftsführung, Betriebsrat und Payroll früh ein, holt euch Unterlagen von MOBIKO und nehmt am besten direkt jemanden von MOBIKO mit in die Präsentation, der live zeigen kann, wie es funktioniert. Und wenn ihr bestehende Benefits habt: Fragt nach. Vieles lässt sich anders und steuerlich besser abbilden, als man denkt.
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