MOBIKO – so funktioniert’s
Alles Wichtige, was Sie für die Nutzung von MOBIKO wissen sollten
Das Tool für flexibles Mobilitätsmanagement
Die MOBIKO App ermöglicht Arbeitgebern, ihren Mitarbeitenden ein digitales Mobilitätsbudget zur Verfügung zu stellen. Mitarbeitende können dieses für alle Verkehrsmittel weltweit nach individuellem Bedarf und Umweltbewusstsein nutzen und beim Arbeitgeber ganz einfach per App abrechnen. Die eingereichten Mobilitätsausgaben erhalten sie mit ihrem Gehalt im Folgemonat automatisch zurückerstattet – ganz nach dem Motto: “Grüner fahren. Steuern sparen.”
So funktioniert MOBIKO für Mitarbeitende
Ganz einfach auch von unterwegs aus Mobilitätsausgaben direkt per App oder Web App beim Arbeitgeber einreichen und automatisch erstattet bekommen.
Nutzen Sie das Verkehrsmittel Ihrer Wahl, ob für private Fahrten oder auf dem täglichen Weg zum Arbeitsplatz.
Erfassen Sie alle Mobilitätsausgaben inkl. Belege in der MOBIKO App (PWA) oder Web App.
Sie erhalten Ihre eingereichten Mobilitätsausgaben im Folgemonat mit dem Gehalt zurückerstattet.
Die wichtigsten Funktionen der MOBIKO App im Überblick
Die MOBIKO App und Web App sind intuitiv zu bedienen – überzeugen Sie sich selbst.
MOBIKO PWA dem Startbildschirm hinzufügen
Progressive-Web-Apps laufen über den Browser und werden wie eine Webseite über eine URL abgerufen, anstatt sie über einen Play- bzw. App-Store auf dem Smartphone installieren zu müssen. Um die MOBIKO PWA dem Handy-Bildschirm hinzuzufügen, müssen Sie einfach nur folgenden Link in den Browser kopieren: mobile.mobiko.net
Auf dem Android-Handy kommt direkt eine Meldung, um die MOBIKO dem Startbildschirm hinzuzufügen. Auf dem iPhone müssen Sie auf den „Share-Button“ klicken und dann auf „Zum Home-Bildschirm hinzufügen“. Bei Bedarf können Sie auch unsere Web-App nutzen.
Mobilitätsausgaben einreichen
Über das Plus am unteren Rand gelangen Sie in die Ansicht zum Einreichen Ihrer Belege. Einfach die gefragten Angaben ausfüllen, Beleg(e) hochladen oder Fotos aufnehmen und einreichen.
Muss eine Ausgabe geändert werden, lässt sich der Beleg mit einem Klick darauf aufrufen und mühelos ändern oder zurückziehen.
Alle Mobilitätsausgaben auf einen Blick
Auf der Startseite der App (PWA) oder Web App sehen Sie, immer alle pro Monat eingereichten und zurückgezogenen Fahrtbelege auf einen Blick. Sie wissen dadurch zu jederzeit, wie viel Budget Ihnen noch zur Verfügung steht.
Der Steueralgorithmus optimiert Ihre Ausgaben
In der App oder Web App sehen Sie welche Mobilitätsausgaben versteuert werden müssen und welche nicht. Während der Nutzung lernen Sie dadurch, mit welchen Ausgaben Sie mehr Brutto vom Netto erstattet bekommen. Hier gilt das Motto: „Grüner fahren. Steuern sparen“. Unser eigens entwickelter Steueralgorithmus sorgt dafür, dass steuerfreie Ausgaben stets steuerpflichtigen vorgezogen werden und optimiert somit Ihre Ausgaben für eine maximale Budget-Rückerstattung.
Im Folgemonat werden Ihnen die Mobilitätskosten automatisch über die Gehaltsabrechnung Ihres Arbeitgebers erstattet.
Mobilitätsausgaben richtig einreichen
Wenn Sie diese Aspekte beachten, steht der erfolgreichen Nutzung Ihres Mobilitätsbudgets nichts mehr im Wege.
FAQ – Unsere Antworten auf die wichtigsten Fragen
Mit MOBIKO – dem digitalen Mobilitätsbudget – bieten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern einen Benefit, der ihnen ermöglicht, jederzeit flexibel zu entscheiden, wie Sie gerne von A nach B kommen möchten. Dafür müssen sich Unternehmen künftig nicht mehr mit einzelnen Verkehrsverbänden, Mobilitäts- und Leasing-Anbietern sowie einhergehenden intransparenten Konditionen und ungenutzten Kontingenten auseinandersetzen. Dank digitaler, steuerkonformer Abwicklung sparen sich Arbeitgeber mit MOBIKO wertvolle Zeit und bares Geld, gehen auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Talente ein und fördern diese gleichzeitig, sich nachhaltiger und verantwortungsbewusster fortzubewegen.
Mitarbeiter können ihr monatliches Budget für den täglichen Arbeitsweg oder Fahrten in der Freizeit nutzen. Ganz gleich ob für Bus, Bahn, Car-, Bike- oder Scooter-Sharing-Dienste – sie reichen ihre Mobilitätsausgaben ganz einfach über die MOBIKO (Web-) App ein und bekommen ihre Mobilitätskosten schnell und unkompliziert mit dem nächsten Gehalt zurückerstattet.
Sobald sich ein Unternehmen für MOBIKO entschieden und mindestens einen Administrator benannt hat, kann dieser nach erfolgreicher Registrierung in der MOBIKO Webapp (Admin-Bereich) die Steuer- und Budgetparamenter für das Unternehmen hinterlegen, seine Mitarbeiter anlegen und diese zur MOBIKO Nutzung per E-Mail einladen. Das MOBIKO Team unterstützt bei Bedarf natürlich gerne beim initialen Setup.
Im Admin-Bereich können die Belege der Mitarbeiter eingesehen und auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen. Auf Anfrage übernimmt das MOBIKO Team die Überprüfung der Belege für das Unternehmen. Sprechen Sie uns einfach darauf an.
Mit nur einem Klick kann der Administrator den vergangenen Monat abschließen. Für die Rückerstattung der Budgets ist der automatisch generierte Datenexport in das Lohnbuchsystem zu integrieren.
Sobald sich ein Arbeitgeber für MOBIKO entscheiden und das Unternehmen erfolgreich in der Webapp angelegt haben, bekommen die Mitarbeiter eine Einladung per E-Mail, um sich bei MOBIKO zu registrieren.
Nach erfolgreicher Registrierung in der MOBIKO App kann es auch schon losgehen! Ab sofort können Mitarbeiter monatlich ihre Belege, Tickets oder Rechnungen für Mobilitätskosten digital mit der App erfassen und den Status verfolgen. Kurzum: kein Papierkram bei maximaler Mobilitätsfreiheit!
Die eingereichten Mobilitätskosten erhalten die Mitarbeiter bis zur maximalen Höhe ihres monatlichen Gesamtbudgets mit deinem Gehalt im darauffolgenden Monat rückerstattet.
1. Kopiere oder tippe folgenden Link in deinen Browser: https://mobile.mobiko.de
2. Füge die PWA deinem Home Screen hinzu. Eine Videoanleitung findest zu du hier für iPhone und hier für Android.
Gewährt der Arbeitgeber ein Mobilitätsbudget mit MOBIKO, bekommt der Mitarbeiter damit Ausgaben für seine privat bezahlte Mobilität rückerstattet. Ganz nach dem Motto: Maximal mobil – bezahlt vom Arbeitgeber. 😊
Und was ist privat bezahlte Mobilität? Hierzu zählen wir direkte Fahrten zur Arbeit und zurück (also zwischen dem Wohnort und der ersten Tätigkeitsstätte) sowie sonstige private Fahrten in der Freizeit, wie z.B. den Wochenendausflug mit dem Mietwagen.
Über die MOBIKO App können Mitarbeiter derzeit keine geschäftlichen Reisekosten eintragen. Das willst du auch gar nicht, da sich sonst dein privates MOBIKO Budget verringert. Deine im Rahmen von Dienstreisen anfallenden Mobilitätskosten werden dir weiterhin unabhängig von MOBIKO im Rahmen eures bestehenden Reiskostenprozesses abgerechnet.
Ausgaben, die durch die Nutzung von Mobilität entstehen, für an Mobilität angrenzende Dienstleistungen oder für Anschaffungen im Zusammenhang mit privater Mobilität.
Folgende Mobilitätsausgaben können Mitarbeiter bei MOBIKO einreichen:
Beispiele für die Nutzung von Mobilität (keine abschließende Aufzählung):
- Mietwagen-Dienste: z.B. Sixt, Europcar, Avis, Hertz, Enterprise, etc.
- Klassische öffentliche Verkehrsmittel (ÖPNV): z.B. Regionalbahn, U-Bahn, S-Bahn, Tram, Bus, etc.
- Zug (Nah- und Fernverkehr)
- Taxi-Dienste: z.B. myTaxi, Uber, etc.
- Flugzeug
- Car-, Scooter- und Bike-Sharing Dienste: z.B. Share Now, WeShare, Car2Go, DriveNow, SIXT Share, Flinkster, Oply, Emmy, Nextbike, MVG-Rad, Lime, VOI, Circ, Tier, etc.
- Mitfahr-Dienste: z.B. BlaBlaCar, Uber, flinc, CleverShuttle, MOIA, etc.
- Peer-2-Peer-Sharing Dienste: z.B. drivy, Croove, etc.
- Berg- und Wassertransport: z.B. Seilbahnen, Fähren, Schifffahrt, etc.
Beispiele für an Mobilität angrenzende Dienstleistungen (keine abschließende Aufzählung):
- Treibstoff für das private Fahrzeug (Kfz, Motorrad, Scooter, etc.)
- Auto-, Motorrad-, Scooter- oder Fahrradinspektion und –reparaturen
- Reifenwechsel
- Beschaffung von Ersatzteilen (z.B. Fahrradschlauch o.ä.)
- Parktickets, Mautgebühren, etc.
- Kosten für Waschanlage, Innenreinigung, etc.
- Kosten für eine Sitzplatzreservierung (z.B. im ICE o.ä.)
Beispiele für Anschaffungen im Zusammenhang mit privater Mobilität (keine abschließende Aufzählung):
- Kauf, z.B. eines Fahrrads
- Helm, Schutzkleidung, o.ä.
Was wir nicht akzeptieren: Kosten für Ordnungswidrigkeiten, wie z.B. Strafzettel für Falschparken oder erhöhte Geschwindigkeit sowie Fahrpreisnacherhebung im ÖPNV.
Fünf Bedingungen müssen erfüllt sein, um eine Mobilitätsausgabe bei MOBIKO einreichen zu können:
- Es liegt eine Rechnung, Quittung, Beleg mit ausgewiesenen Mobilitätskosten vor.
- Es wurde eine Leistung in Anspruch genommen bzw. ein Ticket gekauft.
- Diese/s wurde bezahlt.
- Die Ausgabe hat einen Mobilitätsbezug (siehe Verwendung Punkt 3: „Was versteht MOBIKO unter Mobilitätsausgaben?“)
- Die Rechnung wurde bisher noch nicht eingereicht, weder im vergangenen Monat, noch über die Reisekostenabrechnung.
Hierfür stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
- Rechnung in Papierform: Gut leserlich mit dem Smartphone oder Tablet abfotografieren und das Foto anschließend in die MOBIKO App hochladen.
- Rechnung per Mail erhalten? Lade das komplette PDF in die MOBIKO App hoch.
- Die Mobilitätsausgabe wurde dir von deinem Konto eingezogen (z.B. Lastschrift bei ÖPNV Abos)? Erstelle bitte einen Screenshot bzw. Foto der Lastschriftabbuchung und lade das Bild in die MOBIKO App hoch.
Generell gilt: Jeder Beleg muss einzeln erfasst werden. Achte bitte auch darauf, dass es sich um eine richtige Rechnung handelt. Screenshots von Bestätigungsmails werden z.B. nicht akzeptiert.
Wenn es sich hierbei um eine private Fahrt in der Freizeit des Mitarbeiters handelt – dann auf alle Fälle!
Beim Erfassen des Belegs haben Mitarbeiter die die Möglichkeit die entsprechende Fremdwährung auszuwählen. MOBIKO rechnet den Betrag im Anschluss automatisch zum tagesaktuellen Kurs in Euro um.
Sobald die Erstattung der Mobilitätsausgaben auf dem Konto des Mitarbeiters eingegangen ist, können die Originalbelege bzw. die Originalrechnungen gerne weggeworfen werden.
Eine direkte Zahlung ist derzeit nicht möglich. Mitarbeiter können derzeit nur die Belege in die MOBIKO App hochladen, die sie vom verwendeten Mobilitätsanbieter erhalten haben.
Nachdem die Mitarbeitenden ihre Belege mit der MOBIKO App erfasst haben, werden diese vom Administrator oder durch MOBIKO geprüft. Nach Abschluss der Belegprüfung wird der Monat abgerechnet und die Auszahlung mit dem nächsten Gehalt auf die Konten der Mitarbeitenden angestoßen. Du erhältst deine Mobilitätsausgaben also im darauffolgenden Monat mit deinem Gehalt zusammen erstattet.
Beispiel: Deine gesammelten und eingereichten Mobilitätsausgaben für den Monat Juli erhältst du mit deinem August-Gehalt erstattet.
