26. Januar 2023 | 5 min Lesezeit

Die Reisekostenabrechnung und Reisebuchung von morgen gehört den Selbstbuchern

Inhaltsverzeichnis

Mit MOBIKO Business schnell und einfach zur Reisekostenabrechnung

Laut Geschäftsreisebericht von 2022 des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) nehmen die Geschäftsreisen in Deutschland wieder deutlich zu. Im Vergleich zum Vorjahr blieben die Anzahl sowie die Ausgaben für Dienstreisen jedoch weit hinter dem Vor-Corona-Niveau zurück. Wenn man verstehen will, welche Trends sich nun für Geschäftsreisen bei den Unternehmen abzeichnen und wie sie Geschäftsreisen managen wollen, sind zwei Punkte in dem Bericht hervorstechend.

Zum einen planen oder verfolgen bereits über 75 Prozent der Unternehmen einen Nachhaltigkeitsplan bezüglich der Geschäftsreisen. Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören hier die Einführung von Mobilitätsbudgets, das Verbot von Inlandsflügen, die Einführung von Dienst-Fahrrädern und ÖPNV-Jobtickets sowie die Elektrifizierung des Fuhrparks. Zum anderen planen immer mehr Unternehmen, vermehrt Tools einzusetzen, um die Belegeinreichung, die Buchung und Freigabe sowie die Prüfungsprozesse stark zu vereinfachen und hier verstärkt mit externen Anbietern zusammenzuarbeiten, um Prozesskosten einzusparen.

Insbesondere für längere Geschäftsreisen mit Übernachtung gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Travel Management Tools, die bei der Buchung von Hotels, Flügen und Bahnreisen unterstützen. Diese Tools ersetzen mittlerweile vermehrt das klassische Reisebüro, über das man sich per Telefon oder E-Mail Geschäftsreisen buchen lassen kann – natürlich aber zu höheren Kosten. Mit der Einführung von Travel Management-Tools ist es also erstmals gelungen, die Buchungskosten zu reduzieren, indem man einen Teil des Buchungsprozesses wieder in die Hände des Reisenden zurückgibt und diesen dabei unterstützt, zeitsparend selbst zu buchen. Dabei kann der Reisende dann auch nur innerhalb der von der Firma vorgegebenen Reiserichtlinien buchen.

Das klingt erst einmal gut, hat aber auch wieder einige Einschränkungen. So berichten viele Reisende nach ersten Marktrecherchen von MOBIKO, dass sie mit diesen Buchungstools zwei Probleme haben:

  • Zum einen ist die Buchung in den allermeisten Fällen eingeschränkt auf Hotels, Bahn und Flüge. Bei innerstädtischen Reisen, die ein Großteil der Belege ausmachen, ist der Mitarbeitende doch wieder auf sich allein gestellt und muss in Vorkasse gehen. Das wiederum bedeutet für das Unternehmen, dass es für innerstädtische Trips keinerlei Richtlinien über diese Tools vorgeben kann und im Anschluss Zeit damit verbringen muss, die Auslagen dem Mitarbeitenden zu erstatten.
  • Das zweite Problem geht sogar so weit, dass selbst bei den Hotels, bei der Bahn und den Flügen die Reisenden lieber über eigene Portale buchen würden, die Ihnen geläufiger sind als die Buchungsmaske und die Anbieter, die hinter den Travel Management-Tools stecken.

Wieso der Markt ein neue Software für Reisekosten benötigt

Wir bei MOBIKO haben uns Gedanken dazu gemacht, wie diese Probleme gelöst werden können. Das Ergebnis ist eine neue Software-Lösung, die bestehende Lösungen vereinfacht und miteinander kombiniert, sodass Unternehmen kostengünstig ohne großen Freigaben- und Rückerstattungsaufwand ihren Mitarbeitenden Auslagen für Geschäftsreisen erstatten können und dafür nur wenig Geld in die Hand nehmen müssen.

Zum einen haben wir selbst eine einfache Reisekosten-Abrechnungslösung entwickelt, die es Unternehmen ermöglicht, Freigaberichtlinien und Travel Policies auch für innerstädtische Reisen und sämtliche Verkehrsmittel festzulegen. Es muss also nicht mehr aufwendig kontrolliert werden, ob der Mitarbeitende jetzt im innerstädtischen Bereich das Carsharing nutzen durfte oder doch nur den ÖPNV, denn dies kann ganz einfach über eine Budgetvergabe für selbst gewählte Mobilitätstypen im Tool eingerichtet werden. Dadurch werden Kontrollkosten eingespart und die eigenen Nachhaltigkeitsrichtlinien müssen nicht auf große Geschäftsreisen beschränkt werden, sondern können auch für kurze Reisen angewandt werden.

Zum anderen wird es den Reisenden möglich sein, mit einer speziellen Mobilitätskarte (MOBIKO Business Travel Card) jeden Anbieter zu wählen, der zum einen der Reiserichtlinie des Unternehmens entspricht und sich zum anderen mit den eigenen Wünschen deckt. Diese MOBIKO Business Travel Card wird dann nur Zahlungen autorisieren, die vom Unternehmen als genehmigt eingestuft werden. Somit ergeben sich zwei großartige Effekte:

  1. Der Mitarbeiter muss nicht mehr in Vorkasse gehen. Bei monatlichen mehreren Geschäftsreisen können hier sonst in Summe hohe Beträge zusammenkommen, die der Mitarbeitende vorstrecken muss. Der Arbeitgeber muss zusätzlich nicht viele einzelne Belege sammeln und abrechnen. Der Großteil aller Belege wird automatisch mit der Transaktion GoBD-konform mitgegeben und muss nicht mehr aktiv eingereicht werden.
  2. Durch die Kombination eines voll umfänglichen Reise-Abrechnungstools, das auch innerstädtische Reisen abdeckt, in Kombination mit einer Mobilitätskarte gelingt es Firmen, ihre Freigabeprozesse und Prüfprozesse auf einem Minimum zu halten sowie ihre Nachhaltigkeitsrichtlinien automatisiert einzuhalten. Dadurch spart MOBIKO Business nicht nur eine Menge Zeit, sondern ist in der Regel auch deutlich günstiger, da keine Buchungstools oder -büros bezahlt werden müsse.

Die Formel ist also sehr simpel: ein Reisekostenabrechnungstool, dass auch innerstädtische Dienstreisen und Tagestrips abdeckt in Kombination mit einer Mobilitätskarte bedeutet maximale Freiheit für den Reisenden und minimale Prozessaufwände für die Buchhaltung.

Wenn sie mehr dazu wissen wollen, wie sie ihre Reisekostenabrechnung vereinfachen und ihre Nachhaltigkeitsrichtlinien einhalten können sowie Mitarbeitende von unnötigem Belege sammeln befreien wollen, dann machen Sie gerne einen Termin bei uns.

FAQ’s rund um die Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung muss weder formalen noch gesetzlichen Vorgaben entsprechen. In einer Reisekostenabrechnung fassen Mitarbeitende alle Kosten zusammen, die im Rahmen einer Dienstreise angefallen sind. Dazu gehören zum Beispiel Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand. Die Belege hierfür werden gesammelt, erfasst und die Kosten vom Arbeitgeber an den Mitarbeitende zurückerstattet. In der Regel erstellen Arbeitnehmende die Reisekostenabrechnung selbst und reichen diese beim Arbeitgeber ein. Die Reisekostenabrechnung sowie der Prozess der internen Abrechnung können in jedem Unternehmen unterschiedlich stattfinden. Da die Reisekostenabrechnung oft komplex ist und entsprechende Belege und Rechnungen hinterlegt sein müssen, lohnt sich ein intelligentes Tool, das die Abrechnung weitestgehend übernimmt.

Als Dienstreise gelten Reisen an einen Ort, der nicht die erste Tätigkeitsstätte bzw. der Arbeitsort oder Wohnsitz ist. Das können beispielsweise Reisen zu Projektmeetings, Kundenbesuche, Messen, Tagungen, Weiterbildungen oder sonstige auswärtige berufliche Termine sein. Dabei können Dienstreisen mehrere Tage und in ein anderes Bundesland oder Land sein oder nur in die nächstgelegene Stadt. Die meisten Dienstreisen sind jedoch Tagesfahrten im Stadtgebiet. Da es keine einheitlichen Vorgaben zu Dienstreisen gibt, handhabt jedes Unternehmen Dienstreisen anders. Viele definieren Reiserichtlinien, die für alle Dienstreisen gelten und Leitplanken für die Ausgaben auf Geschäftsreisen darstellen.

Bei Dienstreisen können je nach Länge unterschiedliche Kosten beim Arbeitgeber abgerechnet werden. Fahrtkosten entstehen in der Regel immer. Zusätzlich dazu können noch Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand sowie sonstige Reisenebenkosten hinzukommen.

 

Fahrtkosten

 

Da Mitarbeitende für Dienstreisen immer eine Strecke auf sich nehmen, entstehen in der Regel immer Fahrtkosten, die vom Arbeitgeber zu erstatten sind. Meist gibt es Richtlinien von den Unternehmen selbst, welche Verkehrsmittel auf Dienstreisen verwendet und wie viel Geld dafür ausgegeben werden darf bzw. erstattungsfähig sind. Prinzipiell können vom Unternehmen sämtliche verfügbare Mobilitätsformen erlaubt werden, außer der eigene Firmenwagen des Mitarbeitenden. Ticketkosten für die Bahn oder einen Flug beispielsweise können direkt über das Ticket vom Arbeitnehmer in der Reisekostenabrechnung mitgegeben werden. Anders ist das bei Benzinkosten mit dem privaten PKW. Hierfür gibt es die Kilometerpauschale, die aktuell 0,30€ pro Kilometer mit dem Auto beträgt. Bei kleineren Fahrzeugen wie einem Motorrad, Motorroller etc. sind es 0,20€ pro gefahrenen Kilometer. Die Kilometerpauschale ist jedoch nur ein Referenzwert, der herangezogen wird und daher nicht rechtlich bindend. Hier lohnt es sich, einheitliche Richtlinien im Unternehmen festzulegen und zu kommunizieren.

 

Übernachtungskosten

 

Übernachtungskosten können entweder über die Übernachtungspauschale von 20€ oder durch direkte Hotelbuchungen eingereicht werden. Da diese Pauschale sehr gering ist (eventuell um Betrug vorzutäuschen), ist die Einreichung von Hotelrechnungen etc. die gängige Methode. Auch hier kann es Richtlinien vom Arbeitgeber geben, wie hoch die erstattungsfähige Hotelrechnung sein darf. Dies sollte vom Mitarbeitenden oder Travel Manager direkt bei der Buchung beachtet werden.

 

Verpflegungsmehraufwand

 

Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), ist zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale anzusetzen.“

§ 9 Abs. 4 Einkommenssteuergesetz 

Wem bei Dienstreisen höhere Kosten bei der Verpflegung anfallen, bekommt diese zusätzlichen Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet. Dazu können Mitarbeitende pauschale Spesensätze in ihrer Reisekostenabrechnung abrechnen. Da die Ermittlung des Mehraufwands sonst den Zweck selbst übersteigen würde, wird mit Pauschalen gearbeitet.

Bei der Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands sind zwei Verpflegungspauschalen zu beachten:

  1. Zwischen 8 – 24 Stunden: 14€
  2. > 24 Stunden: 28€

Bei Dienstreisen mit weniger als 8 Stunden kann keine Verpflegungspauschale abrechnet werden

 

Reisenebenkosten

 

Weitere Reisenebenkosten können beispielsweise Kommunikationskosten, Gepäckversendungen, -aufbewahrung, -versicherung, Parkgebühren, Reservierungskosten für Hotelzimmer, Schließfachkosten, Teilnahmegebühren oder Eintrittsgelder bei Messen und Tagungen sein (keine abschließende Auflistung). Diese müssen in unmittelbarem Zusammenhang mit der Dienstreise stehen. Ein Nachweis ist dafür in der Reisekostenabrechnung mitzugeben.

Es gibt einige Herausforderungen bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung. Hier eine Auflistung von möglichen Herausforderungen, die eintreten können:

  • Reisende müssen oft in Vorleistung gehen, alle Belege sammeln, Pauschalen und Reiserichtlinien kennen und alle entstandenen Kosten gesammelt einreichen. Hierbei kann vorkommen, dass die Abrechnung im Alltagsstress untergeht, hohe Beträge vorgestreckt werden und lange auf die Rückerstattung gewartet werden muss.
  • Zudem bieten Buchungstool, über die Mitarbeitende, die Geschäftsreise buchen können, oft nicht die nötige Flexibilität, die auf Dienstreisen gewünscht ist, weshalb oft der Wunsch entsteht, direkt beim Anbieter zu buchen.
  • Wird dir Reise vom Unternehmen direkt gebucht, müssen die bereits gezahlten Ausgaben mit den Auslagen des Reisenden, beispielsweise Verpflegungsmehraufwand oder andere Reisenebenkosten zu einer Reisekostenabrechnung zusammengefügt werden, um den Überblick zu behalten. Dies bedeutet aber wieder einen Mehraufwand für das Unternehmen.
  • Auch die Nutzung der Firmenkreditkarte für Geschäftsreisen kann problematisch sein. Da die Firmenkreditkarte nicht ausschließlich für Reisekosten gedacht, sondern auch alle anderen Ausgaben damit abgerechnet werden können, müssen entsprechende Kosten erst einmal gefiltert und wieder zu einer Reise zusammengefügt werden. Zudem kann kein Anbieter außer die MOBIKO Business Travel Card Zahlungen ablehnen, die nicht den Reiserichtlinien entsprechen. Es entsteht also ein hoher Prüfaufwand und Zahlungen sind sowieso schon getätigt worden.
  • Fehlende Reiserichtlinien oder die Transparenz dieser erschweren die Reisekostenabrechnung. Was ist für wen und zu welchem Zweck auf Geschäftsreisen erlaubt? Das muss für den Reisenden ersichtlich sein und bestenfalls direkt im Tool vorgegeben werden, sodass auch nur in diesem Rahmen gehandelt werden kann. Sonst entstehen aufwendige Freigabeprozesse, die Mitarbeitende vom Tagesgeschäft abhalten und zu Unzufriedenheit führen können.

Reisekosten können in jeglicher Form eingereicht werden, also auch handschriftlich oder per Excel-Datei. Da beides jedoch einen herrlichen manuellen Aufwand verursacht, wird die Abrechnung mit Reisekostenabrechnung-Tools empfohlen. Diese haben sich extra auf die Abrechnung spezialisiert und können enorm Kosten, Prozessaufwände sowie Prüfungsaufwand und Freigaben einsparen. Es lohnt sich daher, ein Blick auf solche Tools zu werfen.

Vor- und Nachteile der manuellen Reisekostenabrechnung

 

Vorteile:

  • Keine Toolkosten

 

Nachteile:

  • Mitarbeitende müssen in Vorkasse gehen
  • Manuelles Belege-Sammeln von Mitarbeitenden
  • Prüfungsaufwand für Vorgesetzte – wurden Reiserichtlinien eingehalten?
  • Manuelle Berechnung der Rückerstattung jeder einzelnen Dienstreise
  • Hoher Aufwand für die Finanzabteilung
  • Lange Rückerstattungsprozesse von vorgestreckten Reisekosten

 

 

Vor- und Nachteile der Reisekostenabrechnung mit einer Software

 

Vorteile:

  • Digitales erfassen von Belegen und Ausgaben (Datenschutz- und GoBD-konform)
  • Mit einer Business Travel Card keine Vorauskasse mehr von Mitarbeitenden
  • Reiserichtlinien digital und transparent abbilden
  • Freigabeprozesse sparen oder minimieren
  • Prüfungsaufwand von Reisekosten entfällt
  • Einfache Rückerstattung durch eine Abrechnungsdatei am Ende des Monats

 

Nachteile:

  • Geringe Toolkosten
Jetzt den Beitrag teilen!
LinkedIn
Facebook
Twitter
Email
Andreas

Autor: Andreas Reichert

Geschäftsführung MOBIKO GmbH

Katja

Autorin: Katja Hornung

Head of Marketing MOBIKO GmbH

Diese Beiträge könnten Ihnen auch gefallen: 
MOBIKO Ansprechpartner Sales
Mit einem Mobilitätsbudget Ihre Unternehmensattraktivität steigern und nachhaltiges Verhalten aktiv fördern.

Welche Vorteile unsere Software für Ihr Unternehmen noch bietet, zeigen unsere Experten Ihnen gerne bei einem ersten Kennenlerngespräch. Informieren Sie sich auch gerne vorab über unser Info-Material selbst!

WordPress Cookie Plugin von Real Cookie Banner