22. Juni 2026 | 12 min Lesezeit
Das Mobilitätsbudget anbieten – per App oder Karte? Welche Lösung alltagstauglich, flexibel und zukunftsfähig ist
Das Mobilitätsbudget überzeugt mit seinen zahlreichen Vorteilen Arbeitgeber und Mitarbeitende gleichermaßen. Auch zur Nettolohnoptimierung ist das flexibel einsetzbare Mobilitätsbudget ein beliebtes Instrument. Wir stellen uns in diesem Artikel der Frage, in welcher Form das Mobilitätsbudget den Beschäftigten angeboten wird: in Form einer Kartenlösung oder über eine App? Und für welche Unternehmen ist welche Lösung besonders sinnvoll?
In Kürze
- Unternehmen können Mobilitätsbudgets grundsätzlich über eine App-Lösung mit Payroll-Erstattung oder über eine Guthabenkarte
- Einige Kartenlösungen wirken zunächst unkompliziert und modern, bringen in der Praxis jedoch wesentliche Einschränkungen bei Flexibilität, Steuerung, steuerlicher Behandlung und Verwaltung mit sich.
- App-Lösungen per Rückerstattung ermöglichen eine flexible, steueroptimierte, vollständig skalierbare und transparente Abwicklung des Mobilitätsbudgets.
- Durch die individuelle steuerliche Behandlung einzelner Mobilitätsarten können Mitarbeitende im Einzelfall bei App-Lösungen stärker von steuerfreien Verkehrsmitteln wie dem ÖPNV profitieren.
- Wer Mobilität strategisch steuern und gleichzeitig HR-Prozesse vereinfachen möchte, kann mit einer integrierten App- und Payroll-Lösung langfristig besser fahren.
Lösungen für das Mobilitätsbudget – App- und Kartenlösung vorgestellt
Grundsätzlich haben Unternehmen bei der Bereitstellung des Mobilitätsbudgets die Wahl zwischen zwei Methoden, die sich in ihrem Grundsatz unterscheiden: eine nachträgliche Erstattung der Mobilitätsausgaben über die Payroll oder das Anbieten einer mit Guthaben aufgeladenen Karte. Die beiden Lösungen kurz vorgestellt:
App-Lösung
- Mitarbeitende reichen Belege für ihre Mobilitätsausgaben in der App ein.
- Mobilitätsplattform-Anbieter prüfen Angaben und Belege und übermitteln eine Datei für die Erstattung an Payroll.
- Payroll übernimmt die Daten und erstattet den entsprechenden Betrag inkl. korrekter Versteuerung über die Gehaltsabrechnung.
Kartenzahlungslösung
- Arbeitnehmende erhalten vom Arbeitgeber eine mit Guthaben aufgeladene Karte.
- Damit bezahlen sie die über die Karte angebundenen Mobilitätsangebote.
- Der Benefit wird als Sachbezug oder pauschal versteuert in der Lohnabrechnung ausgewiesen.
Warum Kartenlösungen zunächst attraktiv wirken – und wo ihre Grenzen liegen
Auf den ersten Blick wirkt es so, als hätten Kartenlösungen zahlreiche Vorteile: Mitarbeitende müssen keine Ausgaben vorstrecken, die Nutzung erscheint einfach und die Karte ist sofort einsetzbar. Doch für eine echte Bewertbarkeit der Frage, ob Kartenlösungen oder eine App für das Mobilitätsbudget sinnvoller sind, braucht es einen tieferen Blick sowie die Betrachtung einzelner Kriterien.
App- und Kartenlösung im Vergleich
Als Mobilitätsplattform-Anbieter haben wir beide Lösungen über mehrere Jahre eingesetzt und fokussieren uns beim Mobilitätsbudget seit etwa einem Jahr vollständig auf die Rückerstattungsvariante durch Payroll. Wir wissen daher, wovon wir sprechen, wenn wir die beiden Lösungen anhand der folgenden 10 Kriterien gegenüberstellen.
Logik
App-Lösung:
Die Ausgaben für Mobilität werden im Nachgang an die Mitarbeitenden erstattet. So werden nur tatsächlich angefallene Kosten erstattet. Der Prozess läuft über Payroll und stellt einen klassischen Benefit dar.
Kartenlösung:
Bei der Bereitstellung einer Guthabenkarte handelt es sich um ein Finanzprodukt. Das bedeutet, dass das Mobilitätsbudget plötzlich kein reines HR-Thema mehr ist, sondern vor allem bei der Finance-Abteilung liegt:
Unternehmen benötigen ein Firmenbankkonto beim Kartenanbieter und müssen regulatorische Anforderungen (z. B. Geldwäschegesetz und Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz) sowie Compliance-Themen und die Auskunftserteilung der Gesellschafter berücksichtigen. Die Kartenlösung ist damit deutlich abhängiger von anderen Abteilungen und zieht gesonderte Zahlungsläufe sowie ein regelmäßiges Monitoring des Bankkontos nach sich.
Die Logik hinter dem Mobilitätsbudget verschiebt sich damit grundlegend, wenn eine Kartenlösung anstelle einer Payroll-Erstattung angeboten wird: vom HR- und Benefit-Prozess hin zu einem Finance-Thema.
Finanzierung
App-Lösung:
Unternehmen erstatten die geprüften Beträge an die Beschäftigten. Somit ist keine Vorfinanzierung des Mobilitätsbudgets notwendig, sondern es werden nur tatsächlich genutzte Leistungen steuerkonform erstattet.
Kartenlösung:
Die Karten müssen vor der Nutzung mit Geld aufgeladen werden. Hierfür muss Kapital bereitgestellt werden, das nicht anderweitig eingesetzt oder verzinst werden kann. Insbesondere bei steigender Mitarbeiteranzahl wird dadurch viel Liquidität gebunden. Bei einem monatlichen Budget von 50 € pro Monat und 500 Mitarbeitenden sind das beispielsweise 25.000 €, die jeden Monat bereitgestellt werden müssen.
Bei der Kartenlösung müssen Unternehmen den monatlichen Gesamtbetrag für das Mobilitätsbudget der gesamten Belegschaft auf einem separaten Bankkonto vorab bereitstellen. Dieser Punkt entfällt bei der App-Lösung komplett.
Risiko
App-Lösung:
Hier besteht kein Risiko für den Arbeitgeber, da kein Geld vorgestreckt wird. Durch die Rückerstattung können Unternehmen vor der eigentlichen Rückerstattung Einzelfälle prüfen oder Budgets anpassen.
Kartenlösung:
Mitarbeitende geben das Geld auf der Karte aus, bevor eine nachgelagerte Prüfung oder steuerliche Bewertung erfolgen kann. Nachträgliche Korrekturen sind außerdem oft nur eingeschränkt möglich.
Durch die App-Lösung behalten Unternehmen die volle Kontrolle über das Mobilitätsbudget und es besteht kein Risiko, dass das Geld für nicht policy-konforme Ausgaben verwendet wird.
Flexibilität
App-Lösung:
Das Mobilitätsbudget kann jederzeit flexibel angepasst werden. Außerdem kann die App-Lösung unterschiedliche Budgetgruppen oder Einmalanpassungen wie Erhöhung oder Reduktion der laufenden oder zukünftigen Budgets unkompliziert abbilden.
Kartenlösung:
Wird die Kartenlösung über den Sachbezug umgesetzt, muss der Bezug im gleichen Monat auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden, in dem die Aufladung stattgefunden hat (Sachlohn). Das schränkt die Flexibilität ein, da Budgetänderungen nur schwer korrigierbar sind.
Durch die nachträgliche Erstattung mittels App-Lösung bleiben Unternehmen deutlich flexibler, was Budgethöhen, -änderungen und Ausnahmen angeht. Damit können auch komplexe Benefit-Strategien abgebildet werden.
Mobilitätsnutzung
App-Lösung:
Mitarbeitende reichen Belege aller Art ein: das online gebuchte Car-Sharing, das Deutschlandticket oder ein in bar bezahltes Busticket. Sie können das Mobilitätsbudget für jegliche Art von Mobilität (sofern sie vom Arbeitgeber freigegeben ist) nutzen.
Somit stehen ihnen in Deutschland für den ÖPNV über 400 Verkehrsunternehmen, der gesamte Fernverkehr, über 300 Sharing-Anbieter, 7.000 Fahrradläden usw. zur Verfügung: insgesamt Tausende Akzeptanzstellen in Deutschland. Und auch im Urlaub kann z. B. die Rikscha-Fahrt eingereicht werden.
Kartenlösung:
Die Karten sind an bestimmte Akzeptanzstellen gebunden und können häufig nur bei großen, zentralen Mobilitätsanbietern eingesetzt werden. Regionale Angebote sind häufig nicht angebunden und können entsprechend mit der Karte nicht bezahlt werden.
Auch sind Mobilitätsangebote ausgeschlossen, bei denen eine Kartenzahlung nicht möglich ist – bspw. das Parkticket am Wanderparkplatz.
Die App-Lösung lässt Arbeitnehmende freier entscheiden und passt sich deutlich besser ihrem Alltag an, was den wahrgenommenen Wert des Mobilitätsbudgets erhöht. Gerade im suburbanen und ländlichen Raum können Mobilitätskarten nicht genutzt werden, weil die angebundenen Mobilitätsdienstleister dort schlichtweg nicht vertreten sind.
Steuerliche Behandlung
App-Lösung:
Jede Mobilitätsart wird individuell betrachtet und der entstehende geldwerte Vorteil mit der jeweilig anwendbaren Steuerlogik versteuert, Fahrten mit dem ÖPNV sind beispielsweise steuer- und sozialabgabenfrei. Durch einen smarten und integrierten Steueralgorithmus optimiert eine App wie MOBIKO die Gesamtsteuerbelastung für das Unternehmen. Das wird vor allem dann relevant, wenn Unternehmen den Sachbezug bereits nutzen und die beste Steuerverwendung bei maximalem Angebot und Flexibilität anwenden möchten.
Durch die monatlich rückblickende Betrachtung der Mobilitätsausgaben kann eine Lösung wie MOBIKO die bestehenden steuerlichen Regelungen bei jedem genutzten Mobilitätsangebot über den Steueralgorithmus individuell prüfen und steuerkonform und optimiert rückerstatten – von steuerfreien über pauschal versteuerten bis zu steuerpflichtigen Ausgaben. Mitarbeitende profitieren von der höchstmöglichen Nettoauszahlung, während für Arbeitgeber eine minimale Lohnnebenkostenbelastung errechnet wird.
Kartenlösung:
Kartenlösungen erfordern eine einheitliche Steuerlogik. Unternehmen können das Mobilitätsbudget beispielsweise als Sachbezug anbieten. Die Freigrenze von 50 € muss jedoch eingehalten werden und der Sachbezug bleibt nicht für andere Benefits frei. Gerade wenn Mitarbeitende überwiegend steuerfreie Mobilität nutzen, wird der Sachbezug durch die Kartenlösung dadurch „verschwendet“.
Die Alternative ist die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG. Dadurch werden jedoch auch eigentlich steuerfreie Mobilitätsarten wie der ÖPNV pauschal versteuert und die Kosten für das Unternehmen steigen insgesamt.
Bei der Kartenlösung stehen Flexibilität und Kosten in einer negativen Korrelation zueinander. Möchten Unternehmen die Flexibilität erhöhen, indem sie sich für die Pauschalversteuerung entscheiden, erhöhen sie damit ihre Steuerbelastung. Wenn sie Kosten optimieren möchten, bietet ihnen die Abrechnung über den Sachbezug allerdings weniger Flexibilität.
Verwaltungsaufwand
App-Lösung:
Das Produkt wird in der Plattform einmal eingerichtet und die Mitarbeitenden erhalten ihren Zugang dazu. Alle Abrechnungsdaten stehen monatlich direkt auf der Plattform zur Verfügung und können mit einem Klick direkt ins Abrechnungssystem übernommen werden.
So fallen keine manuellen Tätigkeiten für HR an.
Kartenlösung:
Da es sich hierbei um ein Finanzprodukt handelt, entstehen zusätzliche Prozesse und Maßnahmen: Unternehmen müssen sich mit eingeschränkter Rollenverteilung und Regelungen zu Sperrung oder Limits beschäftigen sowie Card-Admins inklusive Identitätsprüfung festlegen. Zudem muss ein separates Firmenbankkonto eingerichtet werden, inkl. aller Prüfungen wie bspw. Geldwäschegesetz.
Die App-Lösung fügt sich nahtlos in die Payroll-Prozesse ein und bedeutet kaum Mehraufwand. Auch bei steigender Mitarbeiteranzahl ist diese Lösung effizient umsetzbar und somit voll skalierbar
Nachhaltigkeit
App-Lösung:
Setzen Arbeitnehmende ihr Mobilitätsbudget für nachhaltige Verkehrsmittel wie den ÖPNV ein, profitieren sie von der Steuerfreiheit und holen dadurch das meiste aus ihrem Budget heraus. Unsere Zahlen und Erfahrungen zeigen, dass sich Mitarbeitende durch diesen Vorteil deutlich häufiger für den ÖPNV entscheiden, auch weil sie direkt in der App sehen, wie die einzelnen Mobilitätsformen steuerlich behandelt werden.
Kartenlösung:
Durch die einheitliche Besteuerung wird bei der Kartenlösung nicht differenziert. Die Beschäftigten haben bei jeder Mobilitätsart dieselben Steuervorteile bzw. -belastungen, egal ob über den Sachbezug oder die Pauschalversteuerung abgerechnet wird. So sehen sie keinerlei wirtschaftlichen Vorteil, der abhängig von der Mobilitätswahl wäre.
Die App-Lösung bietet in diesem Punkt mehrere Vorteile für Unternehmen: Durch die steuerlichen Entlastungen entstehen automatisch nachhaltigere Mobilitätsmuster und die Daten können für ein ESG-Reporting eingesetzt werden.
Alltag
App-Lösung:
Das virtuelle Budget integriert sich voll in den Alltag: Mitarbeitende nutzen Mobilitätslösungen ihrer Wahl, reichen anschließend ihre Belege ein und müssen nichts weiter tun. Sie bekommen die Kosten bis zur Höhe des monatlichen Mobilitätsbudgets mit der nächsten Gehaltsabrechnung erstattet.
Auch für die Unternehmen fällt kein Prüfungsaufwand an, da MOBIKO diese Aufgabe übernimmt. Das System berücksichtigt die Budgetobergrenzen, die hinterlegten Policies und etwaige Einmalanpassungen und sorgt für verlässliche, steuerkonforme und korrekte Daten.
Kartenlösung:
Die Kartenlösung trifft auf wesentliche Einschränkungen im Alltag:. Möchte ein Mitarbeitender einen höheren Betrag mit der Guthabenkarte bezahlen als darauf verfügbar ist, wird die komplette Transaktion abgelehnt. Dadurch sind Arbeitnehmende deutlich eingeschränkter und der wahrgenommene Nutzen des Mobilitätsbudgets sinkt. Ein Beschäftigter mit einem monatlichen Budget von 50 € kann dadurch zum Beispiel kein Deutschlandticket zum Preis von 63 € kaufen. Wird das Fahrzeug für 50,01 € betankt, lehnt die Karte die Transaktion ab und man muss schnell ein anderes Bezahlmittel parat haben. Eine nachträgliche Belegeinreichung ist hier dann nicht möglich.
Die App-Lösung lässt sich deutlich leichter in den Alltag der Nutzenden integrieren. Sie können jegliche Form von Belegen einreichen und sind vollkommen flexibel.
Inklusion
App-Lösung:
Die Handhabung des virtuellen Budgets über die App ist nutzerfreundlich und intuitiv. Es werden lediglich allgemeine Kenntnisse zur Nutzung eines Smartphones vorausgesetzt.
Kartenlösung:
Eine digital zur Verfügung gestellte Karte erfordert einen sehr routinierten Umgang mit dem Smartphone und den zugehörigen Apps wie dem Wallet oder dem Verknüpfen der Verkehrsapps mit der Karte, z. B. beim Kauf des Deutschlandtickets. Jede Mobilitätsart muss mit der Karte bezahlt werden.
Die App-Lösung schließt weder Zahlungsmittel noch Nutzergruppen aus, weil die Handhabung deutlich einfacher ist. Außerdem müssen Beschäftigte die digitale App-Lösung nur einmal im Monat bedienen, wenn sie ihre Belege einreichen möchten.
Gegenüberstellung der App- und Kartenlösung auf einen Blick
| Kriterium | App-Lösung | Kartenlösung |
|---|---|---|
| Logik | Klassischer Benefit | Finanzprodukt |
| Finanzierung | Nur tatsächliche Kosten werden erstattet | Vorfinanzierung und Liquiditätsbindung |
| Risiko und Kontrolle | Kein Risiko, volle Kontrolle | Erhöhtes Risiko, eingeschränkte Kontrolle |
| Flexibilität | Hoch | Niedrig |
| Mobilitätsnutzung | Sehr flexibel | An bestimmte Anbieter gebunden |
| Steuern | Steueroptimierung | Starre steuerliche Regelungen |
| Verwaltung | Kein nennenswerter Mehraufwand | Viele zusätzliche Prozesse und Entscheidungen notwendig |
| Nachhaltigkeit | Nachhaltige Verkehrsmittel werden durch die Steuerfreiheit attraktiver | Keine zusätzlichen Steuervorteile durch einheitliche Besteuerung |
| Alltag | Sehr alltagstauglich | Einschränkungen und Restriktionen |
| Inklusion | Intuitive und einfache Nutzung nur einmal im Monat | Setzt tiefgehende Kenntnisse im Umgang mit dem Smartphone voraus |
Der entscheidende Unterschied: Zahlung vs. Steuerung
Die vorangegangenen Kriterien zeigen eindeutig, dass die Kartenlösung deutlich eingeschränkter funktioniert als die App-Lösung – sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgeber. Geringe Steuerbarkeit, wenig Transparenz und kaum Flexibilität sind die Folgen einer Kartenlösung, die damit nur auf den ersten Blick attraktiv wirkt.
Wer das Mobilitätsbudget im Unternehmen nicht nur anbieten, sondern steuern möchte, sollte auf eine App-Lösung per Rückerstattung setzen. Damit können alle Vorteile des Mobilitätsbudgets ausgeschöpft werden, und sie sorgt für ein positiveres Nutzungserlebnis. Außerdem ist das finanzielle Risiko bei der App-Lösung deutlich geringer, es wird kein Kapital gebunden und auf ein zusätzliches Finanzprodukt im Unternehmen verzichtet.
Für welche Unternehmen eignet sich welche Lösung?
Für Unternehmen, die das Mobilitätsbudget nicht nur als einfachen Benefit, sondern als wesentlichen Teil einer steuerbaren Nachhaltigkeits-, Mobilitäts- und Vergütungsstrategie sehen, ist die App-Lösung die deutlich bessere Wahl. Gerade größere Unternehmen, die ganzheitliche Mobility Policies mit verschiedenen Budgetgruppen, unterschiedlichen Regeln und hybride Mobilitätsmodelle anbieten, profitieren von der voll skalierbaren Lösung über die Plattform.
Autorin
Kristina Fraitzl
Freelance SEO-Texterin für HR und Employer Branding
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