Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber

Ein Mobilitätsbudget ist ein monatlicher Zuschuss, den das Unternehmen seinen Mitarbeitenden für die betriebliche – oft auch private – Mobilität zur Verfügung stellt. Die Angestellten können flexibel und situativ entscheiden, welche Verkehrsmittel sie für ihren Arbeitsweg – und in ihrer Freizeit – nutzen. Sie können ihr Budget beispielsweise für den Zug, den Bus, das Dienstrad, den Skilift, beim Carsharing, für E-Mobilität oder an der Tankstelle einsetzen. Der Arbeitgeber kann diese Auswahl einschränken, indem er nur den ÖPNV oder umweltfreundliche Verkehrsangebote bezuschusst.

Mit einem Mobilitätsbudget können Unternehmen ihre Klimaziele effektiv verfolgen und ihren Mitarbeitenden maximale Flexibilität bei der Fortbewegung bieten – bei geringerem Verwaltungsaufwand.

Ein Mobilitätsbudget lohnt sich für Arbeitnehmer:innen oft mehr als eine Gehaltserhöhung oder ein anderer Arbeitgeberzuschuss.

Es können grundsätzlich für alle Fahrten bei den vom Arbeitgeber akzeptierten Verkehrsmitteln Mobilitätsausgaben eingereicht werden. Der Arbeitgeber kann die Auswahl beschränken, wenn gewünscht, in dem er z.B. nur das Einreichen von Belegen für nachhaltigere Mobilitätsformen wie spezielle Bahnangebote (Fernzüge), ÖPNV, Fahrradkosten oder Sharing-Dienste zulässt.  

Flexible Mobilität: Menschen haben unterschiedliche Mobilitätsbedürfnisse. Mit einem Mobilitätsbudget sind Mitarbeitende bundesweit mobil – unabhängig von ihrem Firmenstandort oder bestimmten Mobilitätsanbietern. Sie können mehr Verkehrsmittel nutzen, als es viele starre Angebote erlauben und können ihre Bedürfnisse in Sachen Mobilität möglich machen. 

Gleichberechtigung: Im Gegensatz zu einem Dienstwagen, der oft nur Führungskräften vorbehalten ist, kann ein Mobilitätsbudget allen Mitarbeitenden angeboten werden, unabhängig von ihrer Gehaltsstufe. Das monatliche Budget kann für jede:n Mitarbeiter:in individuell gestaltet werden. Internationale Unternehmen können weltweit ein vergleichbares Angebot für ihre Angestellten einführen.

Gesteigerte Lebensqualität: Durch den Umstieg auf ein Mobilitätsbudget können Unternehmen und ihre Angestellten dazu beitragen, den Individualverkehr zu reduzieren. Im Berufsverkehr können Mitarbeitende entspannt auf eine Alternative ausweichen und Staus umfahren. Wer mit dem Fahrrad oder zu Fuß zur Arbeit kommt, verbessert außerdem seine körperliche Gesundheit und erspart sich die Parkplatzsuche.

Geringere Kosten und Steuerentlastung: Die Mitarbeitenden können ihr Mobilitätsbudget auch in ihrer Freizeit nutzen und profitieren somit mehr als bei anderen Corporate Benefits. Auch aus steuerrechtlicher Sicht rentiert sich das Mobilitätsbudget im Vergleich zu anderen Arbeitgeberzuschüssen, denn umweltfreundliche Fahrten – z. B. mit dem ÖPNV – werden steuer- und sozialabgabenfrei erstattet. Die Arbeitnehmer:innen bekommen mehr von ihrem Bruttogehalt. Wichtig ist jedoch, dass das Budget zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt wird und nicht im Rahmen einer Gehaltsumwandlung.¹ Für viele rentiert es sich sogar, auf das eigene Auto zu verzichten und es nicht länger unterhalten zu müssen.

Doppelte Belohnung: Da der Arbeitgeber das flexible Mobilitätsbudget von MOBIKO über den Barzuschuss abrechnet, kann der Sachbezug für andere Leistungen – wie Sportangebote – verwendet werden. Die Mitarbeitenden profitieren doppelt.

Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und verbessertes Image: Als Corporate Benefit trägt das Mobilitätsbudget zur Zufriedenheit und damit zur Bindung der Mitarbeitenden bei. Es stärkt auch die Arbeitgebermarke, weil es wichtige Unternehmenswerte nach außen trägt: Zukunftsorientierung und Umweltbewusstsein. Vor allem junge Talente bevorzugen Unternehmen, die ihre Werte vertreten und Lebensqualität bieten. Für sie spielt der Dienstwagen als Statussymbol eine geringere Rolle, wichtiger werden Flexibilität und Nachhaltigkeit.²

Geringere Kosten: Anders als bei einer Gehaltserhöhung können Arbeitgeber Lohnnebenkosten einsparen. Außerdem zahlen sie mit dem Budget bedarfsorientiert und nur für die Strecken, die ihre Mitarbeitenden tatsächlich zurücklegen. Das macht das Mobilitätsbudget gerade in Zeiten von New Work und Home Office zu einem relevanten Benefit. Keine Mindestabnahmemengen und keine hohen Fixkosten – anders als z. B. beim Jobticket. Mit einem Mobilitätsbudget als Alternative zum Dienstwagen können Unternehmen ihren Fuhrpark verkleinern und damit Kosten für Anschaffung und Wartung einsparen.

Weniger Parkplätze: Mobilitätsbudget statt Auto – Unternehmen können den Individualverkehr nachhaltig reduzieren. Dies ist vor allem für Unternehmen von Vorteil, die zentral gelegen sind und daher ihren Angestellten nur wenige Parkplätze bieten können.

Geringerer Prozessaufwand: Mobilitätsbedürfnisse individuell abdecken? Das klingt nach viel Arbeit für HR und die Lohnabrechnung. Nicht aber mit der Einführung des Mobilitätsbudgets über eine Softwarelösung: Unternehmen konfigurieren die Budgets in ihrem MOBIKO Firmenaccount, ohne Rahmenverträge mit den einzelnen Verkehrsgesellschaften abzuschließen. Mit einer Software können alle dienstlichen und privaten Mobilitätsausgaben an einem zentralen Ort verwaltet und abgerechnet werden. Die Abrechnung erfolgt automatisch und basiert auf einem vollintegrierten Steueralgorithmus, so dass die Mitarbeitenden ihre Auslagen direkt und automatisch mit dem nächsten Gehalt erstattet bekommen und von Steuerbefreiungen profitieren können.

Reduzierter CO2-Fußabdruck: Mit einem geeigneten Software-Feature – wie der Green Taxation von MOBIKO – können Unternehmen auch erfolgreich Anreize für umweltfreundliche Mobilität setzen, zum Beispiel durch die Bezuschussung von Fahrradkosten. Nachhaltige Mobilität ist ein zentraler Baustein für Unternehmen, um ihre Klimaziele zu erreichen – gerade vor dem Hintergrund steigender CO2-Preise und der anstehenden Corporate Sustainability Reporting Directive, durch die zahlreiche europäische Unternehmen ab 2023 Rechenschaft über ihre Nachhaltigkeitsbemühungen ablegen müssen. Budgetanbieter wie MOBIKO übernehmen daher das CO2-Reporting für ihre Kunden.

Der Steueralgorithmus optimiert die eingereichten Ausgaben. Die (Web-) App zeigt zu jederzeit, welche Mobilitätsausgaben versteuert werden müssen und welche nicht. Steuerfrei sind z.B. Tickets für den ÖPNV und von Nahverkehrszügen privat und auf dem Arbeitsweg oder der Fernzug und -bus auf dem Arbeitsweg. Mit dem Green Taxation Tool von MOBIKO könnte das Unternehmen zusätzlich die Versteuerung für weitere nachhaltige Mobilität wie z.B. Fahrradkosten übernehmen. Der eigens entwickelte Steueralgorithmus sorgt dafür, dass steuerfreie Ausgaben stets steuerpflichtigen vorgezogen werden und optimiert so die Ausgaben der Mitarbeiter:innen für eine maximale Budgetrückerstattung.

Die richtige Versteuerung der Mobilitätsarten wird ebenfalls von unserem Steueralgorithmus übernommen und entsprechend für Ihre Lohnabrechnung vorbereitet, sodass diese sich nicht mehr darum kümmern muss. Einfach die Erstattungsdatei im Lohnbuchsystem hochladen und fertig ist die Abrechnung!

Mehr dazu in unserem Blogartikel: Mobilitätsbudget: Vorteile, Versteuerung & gesetzliche Regelungen – ein Überblick

Nein, der Steuervorteil des Sachbezugs wird nicht im Steueralgorithmus des Mobilitätsbudgets angewendet, da das Mobilitätsbudget als Barlohn erstattet wird. Dies ist die beliebteste Variante unter den Mobilitätsbudgets, da sie Steuervergünstigungen ermöglicht und so zu nachhaltiger Mobilitätsnutzung incentiviert (Grüner fahren. Steuern sparen.)