20. November 2024 | 15 min Lesezeit

Dienstwagen zuhause laden – Die besten Optionen zur fairen Kostenerstattung

Mit der wachsenden Zahl von Elektrofahrzeugen in Unternehmensflotten stellt sich die Frage, wie Mitarbeitenden das Laden ihres Dienstwagens zu Hause einfach und fair vergütet werden kann. Eine klare und faire Lösung für das Heimladen ist entscheidend, da der Prozess sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende möglichst unkompliziert und transparent gestaltet werden sollte.

Daher betrachten wir in diesem Beitrag die verschiedenen Möglichkeiten für die Bereitstellung, Nutzung und Abrechnung des Heimladens. Unser Ziel ist es, eine faire und effiziente Lösung für beide Seiten aufzuzeigen und dabei die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen zu erläutern.

Inhaltsverzeichnis

Die drei besten Wege, um Dienstwagen-Stromkosten fair zu erstatten

Verschiedene Optionen für die Bereitstellung und Abrechnung

Technik-Check: Diese Voraussetzungen gelten fürs Laden zu Hause

Wallbox-Besitz: Arbeitgeber oder Mitarbeitende?

Vor- und Nachteile bei Arbeitgeber- oder Mitarbeitereigentum

Stromkosten-Erstattungsoptionen im Detail-Vergleich

1. Pauschale Stromerstattung: Die einfachste Lösung?

2. All-in-One-Anbieter für Heimladen im Check

3. Abrechnung über die Reisekostenabrechnung

Die neue, alternative Abrechnungslösung: Der MOBIKO Heimlademanager

Vorteile der Abrechnung über die MOBIKO-App

Trends und Zukunftsthemen beim Heimladen

PV-Strom, Mischstrom und dynamische Tarife für Dienstwagen

Die drei besten Wege, um die Stromkosten für das Laden von Dienstwagen zuhause fair zu erstatten

Für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden das Laden des Dienstwagens zu Hause ermöglichen möchten, gibt es verschiedene Modelle zur Erstattung der Stromkosten. Diese unterscheiden sich in Aufwand, Genauigkeit und Kosten und bieten so Flexibilität, je nach Unternehmensbedarf und -struktur.

Für das Heimladen von Dienstwagen stehen Unternehmen drei gängige Erstattungsmodelle zur Verfügung. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile, die wir hier vorstellen:

1. Pauschale Erstattung

Bei der Pauschale erhält der Mitarbeitende eine feste monatliche Summe, unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch. Diese Methode ist einfach und spart Zeit bei der Verwaltung, kann aber bei intensiver Nutzung oder hohen Strompreisen unter den tatsächlichen Kosten liegen.

Seit dem 01.01.2021 gibt es eine gesetzliche Berechnungsgrundlage, die Unternehmen die Erstattung erleichtert. Mehr dazu weiter unten.

2. Erstattung nach tatsächlichem Verbrauch

Bei dieser Methode werden die Stromkosten für das Laden des Dienstwagens genau erfasst und entsprechend erstattet. Das bedeutet, dass Unternehmen und Mitarbeitende nur das zahlen bzw. zurückbekommen, was tatsächlich verbraucht wurde.

Allerdings ist diese Methode aufwändiger, da Verbrauchsdaten regelmäßig dokumentiert und geprüft werden müssen. MOBIKO bietet hierzu eine bedarfsgerechte und einfache Lösung ohne hohen administrativen Aufwand an. Mehr dazu weiter unten oder mit Klick hier.

3. Komplettlösungen durch Drittanbieter

Einige Unternehmen setzen auf sogenannte All-in-One-Lösungen von Drittanbietern. Diese umfassen sowohl die Installation der Wallbox zu Hause als auch die Abrechnung der Heimladekosten. Bekannte Anbieter in diesem Bereich sind z. B. DKV Mobility und Aral Fuel & Charge.

Der Vorteil: Diese Lösung spart dem Unternehmen Verwaltungsaufwand, da der Anbieter die Installation und die Abrechnung übernimmt. Allerdings bringt das auch Einschränkungen für die Mitarbeitenden mit sich, wie etwa eine begrenzte Wahl bei der Wallbox oder vertragliche Bindungen.

Für Unternehmen, die den gesamten Prozess auslagern möchten, kann dies eine praktische Lösung sein – mehr dazu weiter unten im Detail-Vergleich.

Mehr Details zu den Erstattungsmöglichkeiten?
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Technik-Check: Diese Voraussetzungen gelten fürs Laden zu Hause

Um den Dienstwagen zu Hause laden und die Kosten dafür erstatten zu können, ist eine geeignete technische Ausstattung erforderlich. Die wichtigste Frage für Unternehmen und Mitarbeitende ist, ob eine private Wallbox bereits vorhanden ist und ob diese den Anforderungen für eine genaue und rechtssichere Abrechnung entspricht.

Anforderungen an die Wallbox

1. Eichrechtskonforme Wallbox
Eine eichrechtskonforme Wallbox ist notwendig, um den geladenen Strom steuerlich anerkennen zu lassen. Diese Wallboxen sind mit einem eigenen Zähler ausgestattet und ermöglichen die Erfassung eines separaten Ladeprofils für den Dienstwagen, sodass die Stromkosten präzise und transparent ausgewiesen werden.

2. Nachrüstung bestehender Wallboxen
Falls eine private Wallbox vorhanden ist, kann diese unter Umständen nachgerüstet werden. Einige Anbieter wie beispielsweise Phoenix Contact bieten Lösungen an, um bestehende Wallboxen so umzurüsten, dass sie zwischen privatem Laden und Dienstwagenladen unterscheiden können. Andere Lösungen, z. B. über einen NFC-Chip, erlauben ebenfalls die getrennte Erfassung des Stromverbrauchs für private und dienstliche Nutzung.

3. Technische Integration und Steuerung
Um den Ladeprozess automatisiert zu erfassen und die Daten bequem in die Abrechnung einfließen zu lassen, sollte die Wallbox eine technische Integration in bestehende Systeme des Unternehmens unterstützen. Lösungen wie MOBIKO bieten hierfür Schnittstellen, die den Erstattungsprozess vereinfachen und den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Wallbox-Besitz: Arbeitgeber oder Mitarbeitende?

Eine zentrale Frage beim Heimladen von Dienstwagen ist, wem die Wallbox gehören soll. Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende haben hier unterschiedliche Vorteile und Verpflichtungen. Die Entscheidung, wer die Wallbox anschafft und besitzt, kann Auswirkungen auf Kosten, Wartung und Flexibilität haben.

Vor- und Nachteile für den Arbeitgeber als Besitzer

Wenn das Unternehmen die Wallbox kauft und installiert, trägt es die volle Verantwortung, aber auch die Kontrolle über die Nutzung und Verwaltung der Wallbox.

Vorteile

Der Arbeitgeber hat volle Kontrolle über die Wallbox und kann die Abrechnung und Nutzung genau regulieren.
Bei Ausscheiden des Mitarbeitenden bleibt die Wallbox Eigentum des Unternehmens und kann weiterverwendet werden.

Nachteile

Das Unternehmen trägt die Kosten für Anschaffung, Installation und Wartung.
Der Arbeitgeber muss ein System zur Erfassung und Erstattung der Stromkosten implementieren.
Zusätzlich fallen Verwaltungsaufgaben wie die regelmäßige Wartung und eventuelle Versicherungen an.
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder Umzug des Mitarbeiters kann der Arbeitgeber für den Rückbau der Wallbox verantwortlich sein.

Vor- und Nachteile für den Mitarbeitenden als Besitzer:in

Alternativ kann auch der Mitarbeitende die Wallbox auf eigene Kosten installieren und besitzen, wobei das Unternehmen lediglich die Ladekosten übernimmt.

Vorteile

Mitarbeitende haben mehr Flexibilität bei der Auswahl der Wallbox und können einen lokalen Anbieter oder ein günstigeres Modell wählen.
Keine langfristige Bindung an das Unternehmen; die Wallbox bleibt auch nach einem Jobwechsel im Besitz des Mitarbeitenden.

Nachteile

Der Mitarbeitende trägt die Anschaffungs- und Installationskosten selbst.
Die Abrechnung der Heimladekosten kann komplexer sein, wenn verschiedene Anbieter und Systeme genutzt werden.

Stromkosten-Erstattungsoptionen im Detail-Vergleich

Für die Erstattung der Stromkosten beim Heimladen des Dienstwagens gibt es verschiedene Modelle, die sich in Aufwand, Genauigkeit und Flexibilität unterscheiden. Im Folgenden stellen wir die gängigsten Optionen im Detail vor und heben ihre Vor- und Nachteile hervor.

1. Pauschale Stromerstattung

Berechnungsgrundlage: Seit dem 01.01.2021 gibt es eine gesetzliche Grundlage, die Unternehmen die Berechnung der pauschalen Erstattung erleichtert. Die Pauschale kann abhängig von den Ladeoptionen gewählt werden:
- Ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 70 Euro monatlich für Elektrofahrzeuge, 35 Euro für Hybridelektrofahrzeuge.
- Mit zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 30 Euro monatlich für Elektrofahrzeuge, 15 Euro für Hybridelektrofahrzeuge.

Steuerliche Vorteile: Diese Pauschalen sind gemäß § 3 Nr. 50 EStG steuer-und sozialabgabenfrei, was den Aufwand für die Lohnbuchhaltung reduziert. Ein Ausweis auf der Lohnsteuerbescheinigung ist nicht erforderlich, und der Auslagenersatz bleibt beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Vorteile: Die pauschale Methode ist besonders einfach und erfordert keine detaillierten Nachweise des tatsächlichen Stromverbrauchs. Unternehmen können Mitarbeitenden eine klare, steuerfreie Erstattung bieten.
Nachteile: Diese Lösung könnte bei Mitarbeitenden mit intensiver Nutzung oder hohen Strompreisen zu Unzufriedenheit führen, da die Pauschale möglicherweise nicht die tatsächlichen Kosten deckt.

Fazit

Die pauschale Stromerstattung ist eine unkomplizierte und verwaltungsarme Lösung, die sich besonders für Unternehmen eignet, die eine standardisierte Erstattungsmethode bevorzugen. Sie bietet den Vorteil der Steuer- und Sozialabgabenfreiheit, deckt jedoch nicht immer die tatsächlichen Stromkosten, was bei intensiver Nutzung zu Unzufriedenheit führen kann.

2. All-in-One-Anbieter für Heimladen

Einige Unternehmen entscheiden sich für Komplettlösungen durch Drittanbieter. Diese „All-in-One“-Lösungen umfassen sowohl die Installation der Wallbox als auch die komplette Abrechnung des Heimladestroms. Bekannte Anbieter in diesem Bereich sind beispielsweise DKV Mobility und Aral Fuel & Charge.

Ablauf: Der Anbieter installiert die Wallbox beim Mitarbeitenden zu Hause und übernimmt die Abrechnung der Stromkosten. Der Mitarbeitende liest den Zählerstand monatlich ab und meldet ihn an den Anbieter, der die Erstattung direkt an den Mitarbeitenden oder das Unternehmen überweist.
Vorteile: Diese Lösung bietet für das Unternehmen minimalen Verwaltungsaufwand, da der Drittanbieter die Verwaltung und Abrechnung übernimmt. Mitarbeitende profitieren davon, dass sie in der Regel nicht in Vorleistung treten müssen und eine klare Abrechnung erhalten.
Einschränkungen: So praktisch All-in-One-Lösungen sein können, bringen sie einige Nachteile mit sich. Mitarbeitende haben beispielsweise keine Wahl bei der Installation ihrer Wallbox, was besonders dann problematisch ist, wenn sie die Kosten selbst tragen und lieber einen günstigeren lokalen Elektriker beauftragen würden. Zudem sind Mitarbeitende nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen oft an die Wallbox und manchmal sogar an den Stromtarif gebunden, da sie an den Vertrag des All-in-One-Anbieters gebunden sind. Auch ist die Auswahl der Wallbox eingeschränkt, da meist nur die Modelle des Anbieters verfügbar sind und günstigere Alternativen entfallen.
Kostenfaktor: In der Summe sind All-in-One-Lösungen häufig teurer als eine individuell zusammengestellte Lösung, bei der Installation, Wallbox und Stromtarif separat gewählt werden können. Der Vorteil bleibt jedoch, dass alles aus einer Hand kommt und administrativen Aufwand spart.

Fazit

All-in-One-Anbieter bieten eine praktische Komplettlösung mit minimalem Verwaltungsaufwand, sind aber häufig teurer und weniger flexibel für die Mitarbeitenden. Diese Lösung eignet sich für Unternehmen, die eine bequeme Abwicklung bevorzugen und bereit sind, dafür höhere Kosten und weniger Flexibilität in Kauf zu nehmen.

3. Abrechnung über die Reisekostenabrechnung

Eine flexible Möglichkeit zur Erstattung der Heimladekosten ist die Abrechnung über die Reisekostenabrechnung. Diese Methode ermöglicht es, den tatsächlich verbrauchten Strom für das Laden des Dienstwagens auf einer bestehenden Abrechnungsplattform zu erfassen, was für Unternehmen, die bereits einen etablierten Reisekostenprozess haben, von Vorteil sein kann.

Ablauf: Der Mitarbeitende dokumentiert den Stromverbrauch für das Laden des Dienstwagens, idealerweise mithilfe eines separaten Zählers an der Ladestation. Der verbrauchte Strom wird dann mit dem geltenden Stromtarif des Mitarbeitenden berechnet. Diese Kosten fügt der Mitarbeitende als separate Position in seine reguläre Reisekostenabrechnung ein.
Vorteile: Diese Methode ist besonders transparent und ermöglicht eine genaue Erstattung basierend auf dem tatsächlichen Verbrauch. Sie lässt sich zudem flexibel in bestehende Abrechnungsprozesse integrieren, sodass Unternehmen keine neue Infrastruktur aufbauen müssen.
Nachteile: Der administrative Aufwand ist relativ hoch, da der Mitarbeitende jeden Ladevorgang einzeln dokumentieren und die entsprechenden Nachweise wie Stromtarife beifügen muss. Auch wenn keine Dienstreise stattfindet, müssen die Ladekosten über die Reisekostenabrechnung eingereicht werden, was den Aufwand für Mitarbeitende und die Buchhaltung erhöht. Zudem müssen die eingereichten Nachweise sorgfältig geprüft und archiviert werden.
Abrechnungsturnus: Die Reisekostenabrechnung erfolgt in der Regel monatlich, kann aber je nach Unternehmensrichtlinien auch quartalsweise eingereicht werden. Unternehmen sollten hier klare Richtlinien festlegen, um den Prozess effizient zu gestalten.

Fazit

Die Abrechnung über die Reisekostenabrechnung ermöglicht eine genaue und transparente Erstattung, ist jedoch administrativ aufwendiger. Diese Methode eignet sich für Unternehmen, die Wert auf exakte Verbrauchserfassung legen und bereit sind, den zusätzlichen Verwaltungsaufwand in Kauf zu nehmen.

Die neue, alternative Abrechnungslösung: Der MOBIKO Heimlademanager

MOBIKO bietet eine flexible und effiziente Lösung für Unternehmen, die den Heimladestrom ihrer Mitarbeitenden unkompliziert und nachvollziehbar erstatten möchten. Diese Lösung wurde entwickelt, um den administrativen Aufwand zu minimieren und gleichzeitig die Bedürfnisse der Mitarbeitenden nach Flexibilität zu erfüllen.

Wie funktioniert die Abrechnung mit dem MOBIKO Heimlademanager?

Vorteile im Vergleich zu anderen Abrechnungsoptionen

Minimaler Verwaltungsaufwand: Dank der zentralen Erfassung und automatischen Übermittlung an die Lohnbuchhaltung entfällt der Aufwand für die manuelle Reisekostenabrechnung oder separate Banktransaktionen.

Hohe Flexibilität für Mitarbeitende: Mitarbeitende haben die Freiheit, eine Wallbox ihrer Wahl zu verwenden, und sind nicht an feste Anbieter oder Modelle gebunden.
Kosteneffizienz für das Unternehmen: Obwohl für MOBIKO eine Gebühr anfällt, sind die Gesamtkosten oft niedriger als bei All-in-One-Lösungen oder komplexen Reisekostenabrechnungen, da der Prozess stark vereinfacht wird.

Der MOBIKO Heimlademanager bietet eine ausgewogene Lösung, die den administrativen Aufwand für Unternehmen reduziert und Mitarbeitenden Flexibilität bei der Ladekosten-Erstattung gibt. Eine Lösung, die die Bedürfnisse beider Seiten berücksichtigt und eine einfache, transparente Abrechnung ermöglicht.

Trends und Zukunftsthemen beim Heimladen

Die Entwicklungen im Bereich des Heimladens von Dienstwagen schreiten rasant voran. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende sehen sich neuen Technologien, dynamischen Tarifen und innovativen Abrechnungsmöglichkeiten gegenüber, die den Prozess effizienter und kostensparender gestalten sollen. Hier sind einige der wichtigsten Trends, die das Heimladen in den kommenden Jahren prägen könnten.

PV-Strom und Eigenverbrauch

Immer mehr Mitarbeitende besitzen Photovoltaik-Anlagen (PV-Anlagen) und möchten den selbst erzeugten Strom für das Laden ihrer Dienstwagen nutzen. Dabei stellt sich jedoch die Frage, wie sich der Eigenverbrauch und die Abrechnung mit dem Arbeitgeber gestalten lassen, da PV-Strom oft nicht klar von Haushaltsstrom zu trennen ist. Smarte Abrechnungssysteme könnten zukünftig den spezifischen PV-Stromverbrauch erfassen und eine transparente Abrechnung mit dem Arbeitgeber ermöglichen.

Dynamische Tarife und Mischstrom

Durch dynamische Stromtarife, die je nach Tageszeit und Netzlast variieren, wird es möglich, den Ladestrom zu günstigeren Zeiten zu beziehen. Dies eröffnet für das Heimladen große Chancen, bedeutet jedoch auch, dass der Strompreis stark schwanken kann. Smarte Messgeräte und Abrechnungssoftware könnten in Zukunft den genauen Tarif für jeden Ladevorgang dokumentieren und so eine kostengerechte Erstattung ermöglichen. Unternehmen müssen hier jedoch klare Richtlinien zur Dokumentation und Abrechnung festlegen, um die komplexen Preismodelle zu berücksichtigen.

Integration von Smart-Home-Technologie

Smart-Home-Systeme werden immer häufiger in das Energiemanagement von Haushalten eingebunden. In Zukunft könnten Ladestationen für Dienstwagen direkt in Smart-Home-Systeme integriert werden, um den Ladevorgang optimal an den gesamten Haushaltsverbrauch anzupassen. Smarte Wallboxen könnten beispielsweise priorisieren, wann der Dienstwagen geladen wird – etwa zu Zeiten mit günstigeren Strompreisen oder bei Verfügbarkeit von selbst erzeugtem PV-Strom.

Steuerliche und regulatorische Entwicklungen

Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Mobilität ist zu erwarten, dass der Gesetzgeber weiterführende Regelungen zur Abrechnung von Heimladekosten entwickeln wird. Steuerliche Anreize für dynamische Tarife oder die Nutzung von PV-Strom könnten das Heimladen in Zukunft attraktiver machen. Unternehmen sollten sich regelmäßig über steuerliche Änderungen und deren Auswirkungen auf Erstattungsmodelle informieren, um ihre Lösungen entsprechend anzupassen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Dienstwagen zuhause laden

Heimlademanager

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Autoren

Andreas Reichert

Geschäftsführer bei MOBIKO

Jonas Breit

Content Marketing Manager bei MOBIKO

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