13. Juli 2026 | 6 min Lesezeit
So werden Benefits von Mitarbeitenden wirklich genutzt: Angebot, Kommunikation, Analyse
Benefits sind längst fester Bestandteil moderner Vergütungsstrukturen und ein wichtiges Instrument im Employer Branding. Doch wenn Angebot und Bedarf nicht zusammenpassen, entstehen niedrige Nutzungsraten und HR-Aufwand sowie Kosten stehen in keinem Verhältnis zur Wirkung. Wir zeigen Unternehmen, mit welchen Maßnahmen Mitarbeiter-Benefits wirklich genutzt werden und HR gleichzeitig bei der Verwaltung entlastet werden kann.
In Kürze
- Benefits bleiben ein wichtiger Bestandteil von Vergütung, Employer Branding und Mitarbeiterbindung.
- Niedrige Nutzungsraten entstehen häufig, wenn Benefits nicht zu den Bedürfnissen der Belegschaft passen, zu kompliziert sind oder nicht ausreichend kommuniziert werden.
- Erfolgreiche Benefits sind flexibel, alltagsrelevant, einfach nutzbar und für HR gut administrierbar.
- Kommunikation ist ein zentraler Hebel: Benefits sollten regelmäßig, zielgruppengerecht und mit konkreten Beispielen erklärt werden.
- Datenanalysen und Feedback helfen Unternehmen, Benefits laufend zu optimieren und Budgets gezielt einzusetzen.
Sind Benefits noch relevant?
Benefits sind weder aus Stellenanzeigen noch aus dem Unternehmensalltag wegzudenken. Sie bieten Arbeitgebern die Möglichkeit, Vergütungsstrukturen flexibel auszugestalten und schaffen echten Mehrwert für Mitarbeitende.
Was früher ein herausragendes Merkmal großer Unternehmen war, ist heute zur Erwartungshaltung vieler Bewerbender geworden. Für bestimmte Angebote gibt es sogar steuerliche Vorteile oder Zuschüsse des Bundes (z. B. 5 % Rabatt auf den Ticketpreis bei mindestens 25 % Arbeitgeber-Zuschuss zum Deutschland-Jobticket).
Damit sind Benefits heute relevanter als je zuvor. Doch nicht immer werden die Angebote auch von den Angestellten genutzt. Warum das so ist, vertiefen wir im nächsten Abschnitt.
Warum werden manche Benefits kaum genutzt?
Wenn Arbeitgeber Benefits anbieten, stecken dahinter auch immer ein administrativer Aufwand und somit Kosten. Wenn die Mitarbeitervorteile dann wenig bis kaum genutzt werden, sind diese Kosten falsch investiert. Die häufigsten Gründedafür, dass Angebote nicht genutzt werden, sind:
- Benefits sind unpassend oder zu starr – z. B. Tankgutschein, der für maximal 50 € Tanken nur bei einer bestimmten Tankstellenkette eingelöst werden kann
- Mitarbeitende wissen von den Benefits nichts – z. B. Angebote, die einmal beim Onboarding gemeinsam mit vielen anderen Informationen angesprochen werden
- Nutzung ist zu kompliziert – z. B. mobile Wallet-Lösung, die zunächst eingerichtet werden muss, bevor sie genutzt werden kann
- Zu viele Angebote – dann tritt schnell Überforderung ein und der wahrgenommene Mehrwert sinkt
- Fehlender Überblick – z. B. keine Übersicht über verbleibendes Guthaben auf der Sachbezugskarte
Eine Studie von Roland Berger, bei der mehr als 1.700 HR-Entscheider befragt wurden, hat außerdem thematisiert, warum bestimmte Benefits von HR überhaupt nicht angeboten werden. Ein häufig genannter Grund dabei ist der hohe Verwaltungsaufwand für HR. Das bedeutet: Benefits müssen im Alltag nicht nur von Mitarbeitenden einfach nutzbar, sondern auch für HR-Verantwortliche einfach zu verwalten sein. Das funktioniert am besten mit digitalen und komplett durchdachten Prozessen wie beispielsweise einer App-Lösung.
Strategie: 3 Schritte zur Erhöhung der Nutzungsraten von Benefits
Die zentrale Herausforderung bei wirklich relevanten Benefits ist Folgende: Die Angebote sollen möglichst für alle Mitarbeitenden einen Vorteil bieten und gleichzeitig möchten Sie als Arbeitgeber eine hohe Nutzungsrate erreichen. Da Menschen in verschiedenen Lebensphasen unterschiedliche Bedürfnisse haben, gibt es bei Benefits keine One-size-fits-all-Lösung.
Die Antwort liegt nicht darin, immer mehr Angebote einzuführen, mit jedem zusätzlichen Angebot steigen auch der Verwaltungsaufwand und die Komplexität für HR. Sinnvoller sind Benefits, die flexibel einsetzbar und anpassungsfähigsind.
Schritt 1: Auswahl der passenden Benefits
Damit die Benefits auch wirklich zu den Arbeitnehmenden passen, müssen Unternehmen deren Bedürfnisse und Lebenslagen verstehen. In jeder Phase sind unterschiedliche Zuschüsse und Mitarbeitervorteile interessant.
Gute Benefits sind flexibel und einfach nutzbar. Einige Beispiele hierfür sind:
- Mobilitätsbudget: lässt sich in unterschiedlichen Budgethöhen, für verschiedene Standorte, Mobilitätsarten und Nutzergruppen ausgestalten. Zudem betrifft Mobilität alle.
- Sachbezug: kann für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden und erreicht z. B. als Supermarkt-Gutschein eine sehr breite Zielgruppe
- Zuschuss für Gesundheitsförderung: ist nicht nur für das Fitnessstudio, sondern für verschiedene Gesundheitsangebote einsetzbar
- Essenszuschuss: ist deutlich flexibler (und für das Unternehmen wesentlich kostengünstiger) als eine Kantine am Unternehmensstandort
Wichtig: Benefits, die Kosten des alltäglichen Lebens betreffen (z. B. Mobilität oder Verpflegung) und die Beschäftigten dadurch direkt entlasten, erzielen meist eine höhere Nutzungsrate.
Die Roland Berger-Studie zeigt hier auch, dass Sachbezüge in Form von Gutscheinen häufig breiter genutzt werden als stark zielgruppenspezifische Angebote wie Fitnessstudio-Zuschüsse. Ein Grund ist hierfür sicherlich, dass das Fitnessstudio nicht für alle Personengruppen interessant ist. Außerdem wirkt der Gutschein (in physischer oder digitaler Form) für viele greifbarer.
Ein Sachbezugs-Gutschein, der in seiner Nutzung jedoch stark eingeschränkt ist, ist allerdings kein guter Benefit. Klassische Tankgutscheine beispielsweise sind häufig an bestimmte Anbieter gebunden und Mitarbeitende müssen beim Tanken darauf achten, dass sie die Grenze von 50 € beim Tanken nicht überschreiten – sonst ist der Gutschein nicht einlösbar. Ein besserer Ansatz ist hier die flexible und digitale Lösung von MOBIKO und ryd.
Schritt 2: Kommunikation
Dieser Schritt wird in der Praxis am häufigsten unterschätzt und bietet gleichzeitig den größten Hebel, wenn es darum geht, die Nutzungsraten von Benefits zu erhöhen.
Benefit-Angebote sollten nicht in den Tiefen einer Onboarding-Mappe oder des Intranets verschwinden, sondern regelmäßig kommuniziert werden. Nutzen Sie dafür konkrete Beispiele aus der Praxis, sprechen Sie unterschiedliche Ziel- und Altersgruppen mit den passenden Angeboten an und beziehen Sie Führungskräfte in den Kommunikationsprozess ein. Vor allem persönliche Gespräche, z. B. Jahresgespräche, sind der ideale Rahmen, um Arbeitnehmende auf die verschiedenen Angebote aufmerksam zu machen und individuelle Fragen zu klären.
Besonders wichtig sind Führungskräfte als Multiplikatoren. Sie sollten die Mitarbeitervorteile kennen, erklären können und Beschäftigte aktiv darauf hinweisen, welche Angebote zu ihrer jeweiligen Situation passen. Benefits sollten nicht nur eingeführt, sondern regelmäßig sichtbar gemacht werden.
Schritt 3: Datenanalyse und Ableitung von Maßnahmen
Evaluieren Sie in regelmäßigen Abständen die Nutzungszahlen Ihrer Mitarbeitervorteile. Nur auf Grundlage aussagekräftiger Analysen sind datengetriebene Entscheidungen in einer Benefit- und Mobilitätsstrategie möglich.
Erheben Sie Nutzungsdaten und leiten Sie daraus geeignete Maßnahmen ab: Welche Benefits werden seltener genutzt und warum? Hier können auch Mitarbeiterbefragungen und direktes Feedback aus der Belegschaft hilfreich sein. Welche Benefits werden verstärkt genutzt, sodass das Budget hierfür gegebenenfalls erhöht werden sollte?
Tipp: Wenn ein Benefit neu eingeführt wird, ist es sinnvoll, ihn in kürzeren Abständen zu bewerten und die Nutzung zu messen. Wie läuft das Angebot an? Wie entwickeln sich die Nutzungszahlen über die Zeit hinweg?
Praxisbeispiele von MOBIKO Kunden
Ein erfolgreiches Kundenbeispiel zeigt: Wenn der Benefit – wie hier das Mobilitätsbudget – klar und regelmäßig kommuniziert wird, können hohe Nutzungsraten erzielt werden. In diesem Fall nutzen 90 % der Mitarbeitenden unseres Kunden Arthur D. Little das Mobilitätsbudget als Benefit. Ein außerordentlich hoher Wert, der dank einer klaren Kommunikationsstrategie und einem durchdachten Angebot hervorsticht.
Was eine klare Kommunikation ausmacht, zeigt auch ein weiteres Beispiel: Bei Kearney entscheiden sich 50 % aller Angestellten, die die Wahl zwischen einem Dienstwagen und dem Mobilitätsbudget haben, für das Mobilitätsbudget. Warum? Weil die Vorteile dieser Lösung klar und transparent an die Belegschaft kommuniziert werden: flexibler Einsatz, Anpassbarkeit an das eigene Leben, mehr Wahlmöglichkeiten.
Was Unternehmen daraus lernen können
Wer die Nutzungsraten seiner angebotenen Benefits erhöhen möchte, sollte ganz am Anfang ansetzen: Bereits die Auswahl der Mitarbeiter-Benefits ist entscheidend dafür, ob sie angenommen werden oder nicht. Hier ist es für Arbeitgeber wichtig, sich an den Bedürfnissen und Lebenssituationen der Belegschaft zu orientieren. Beschäftigte mit kleinen Kindern beispielsweise bevorzugen Angebote wie den Kinderbetreuungszuschuss oder flexible Arbeitszeiten. Für Arbeitnehmende, die diese Phase bereits hinter sich haben, sind vielleicht Gesundheitsangebote oder die Planung von Vorruhestandsregelungen interessanter.
Der Erfolg eines Mitarbeiterangebots zeigt sich nicht daran, dass er im Benefit-Katalog steht, sondern daran, dass er im Alltag der Mitarbeitenden ankommt. Unternehmen sollten deshalb nicht möglichst viele Benefits anbieten, sondern diejenigen, die verstanden, genutzt und als echter Mehrwert wahrgenommen werden.
Autorin
Kristina Fraitzl
Freelance SEO-Texterin für HR und Employer Branding
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