4. April 2023 | 15 min Lesezeit
Geschäftsreisen einfach und anbieterunabhängig verwalten? Fünf Lösungen im Vergleich
Mit der Bahn zum Kunden, Handschlag auf den unterschriebenen Vertrag und zurück ins Büro. Der Termin war ein Erfolg, doch was dann folgt, löst wenig Glücksgefühle aus: eine zeitaufwändige Prüfung, Abrechnung und Erstattung für die noch so kurze Dienstreise. Geschäftsreisen sind in der Regel notwendig, bringen aber einen hohen Prozessaufwand mit sich. Viele Unternehmen schöpfen hier noch nicht das volle Potenzial an Flexibilität und Effizienz aus – ihre Reiserichtlinien und Buchungsangebote schränken die Mitarbeitenden stark ein, und die Prüfungs- und Erstattungsprozesse erfordern Geduld, Zeit und zahlreiche Belege. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf spezielle Softwarelösungen für die Abwicklung von Geschäftsreisen. Wir haben uns fünf Lösungen näher angeschaut und empfehlen eine Kombination aus Reisekostenabrechnungstool und Business Travel Card.
Wann handelt es sich um eine Geschäftsreise?
Welche Herausforderungen bringt eine Geschäftsreise mit sich?
Fünf Lösungen für das Geschäftsreisemanagement im Vergleich
- Lösung: Travel Management Tools für die Reiseplanung und -verwaltung
- Lösung: Software für die Reisekostenabrechnung
- Lösung: Corporate Cards für die Reisekostenabrechnung
- Lösung: Business Travel Cards für die Reisekostenabrechnung
- Lösung: Kombination aus einer Lösung für die Reisekostenabrechnung und einer Business Travel Card
Wann handelt es sich um eine Geschäftsreise?
Eine Geschäftsreise, auch Dienstreise genannt, ist eine Reise, Fahrt oder Übernachtung, die zu einem geschäftlichen Zweck unternommen wird. Im deutschen Steuerrecht spricht man nicht von einer Geschäfts- oder Dienstreise, sondern einer “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit”. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Arbeitnehmer:innen vorübergehend außerhalb ihrer Arbeitsstätte und Wohnung geschäftlich tätig werden.¹
Die Gründe für Geschäftsreisen sind vielfältig, zum Beispiel die Teilnahme an Messen, Konferenzen, die Förderung von Geschäftsabschlüssen oder der Aufbau eines Netzwerks.
Welche Herausforderungen bringt eine Geschäftsreise mit sich?
Geschäftsreisen sind notwendig, bringen jedoch auch Herausforderungen für die Reisenden und das Unternehmen mit sich:
1. Geschäftsreisen verursachen hohe Kosten
Deutsche Unternehmen geben im Durchschnitt über 300 Euro pro Geschäftsreis aus. Diese Zahl ist seit Jahren stabil geblieben – sowohl vor als auch nach der Corona-Pandemie.³
Grundsätzlich lassen sich die Kosten in vier Kategorien unterteilen: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungspauschale, Reisenebenkosten (zum Beispiel für Hotelreservierungen, Schließfächer oder Eintrittskarten für Messen). Für diese Kategorien gelten unterschiedliche steuerliche Regelungen. Fahrten fallen am häufigsten an und verursachen die meisten Kosten.²
2. Geschäftsreisen sollten nachhaltig und anbieterunabhängig erfolgen
Es ist üblich, dass Unternehmen Richtlinien darüber aufstellen, welche Verkehrsmittel auf Dienstreisen genutzt werden dürfen. Die Arbeitnehmer:innen können idealerweise aus einer Vielzahl von Mobilitätsarten wählen – unabhängig vom Anbieter.
Gerade die Mitarbeitermobilität verursacht viele CO2-Emissionen. Nur ein Bruchteil der deutschen Mittelständler und Großunternehmen ist untätig, wenn es um den Einsatz von Nachhaltigkeit im Geschäftsreisebereich geht.⁴ Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören die Einführung von Mobilitätsbudgets, Incentivierungen für grüne Mobilität, das Verbot von Inlandsflügen, die Elektrifizierung des Fuhrparks und eine generelle Reduzierung von Reisen.⁴ Die verbliebenen CO2-Emissionen werden bislang nur von jedem fünften Unternehmen kompensiert.⁵
Arbeitgeber möchten ihren Angestellten Freiräume bei der Wahl der Verkehrsmittel bieten und den eigenen ökologischen Fußabdruck verringern, sehen sich aber bereits mit einem hohen Prozessaufwand konfrontiert:
3. Geschäftsreisen verursachen einen hohen Prozessaufwand
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die Planung, Buchung, Durchführung und Abrechnung ihrer Geschäftsreisen effizient und transparent zu gestalten.⁴
In jeder Phase dieses Prozesses entsteht eine Menge Arbeit – für den Arbeitgeber, die Reisenden und das Steuerbüro. Wir beobachten, dass viele Arbeitgeber ihre Geschäftsreisen in Excel-Tabellen verwalten, die Belege aufwändig zuordnen und auf die Einhaltung der Reiserichtlinien prüfen. Die Angestellten gehen meist in Vorleistung und müssen manchmal monatelang auf eine Rückerstattung warten.
Immer mehr Unternehmen planen den Einsatz von Tools und externen Anbietern, um die Belegeinreichung, Buchung, Freigabe und Prüfung zu vereinfachen. Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Lösungen, die Arbeitgeber und Reisende entlasten sollen. Um zu beurteilen, welche dieser Angebote geeignet sind, haben wir fünf Anforderungen an Lösungen aufgestellt:
- Minimum an Reisedokumentation (insbesondere bei der Belegeinreichung)
- Minimum an Belegprüfung für das Unternehmen
- Minimum an Kontrollaufwand für die Einhaltung der Reiserichtlinien
- Minimaler Aufwand bei der Erstattung von Auslagen
- Maximale Flexibilität und Einfachheit bei der Planung, Buchung und Abrechnung der Geschäftsreise
Fünf Lösungen für das Geschäftsreisemanagement im Vergleich
Im Hinblick auf die Organisation, Durchführung und Abrechnung von Geschäftsreisen gibt es prinzipiell fünf Lösungen. Die meisten dieser Lösungen befassen sich mit einzelnen Aspekten von Geschäftsreisen – etwa der Reiseplanung. Wir schauen sie uns im Detail an und wägen die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungen ab:
1. Lösung: Travel Management Tools für die Reiseplanung und -verwaltung
Ein Travel Management Tool ist eine Software, die Unternehmen bei der Planung, Verwaltung, sogar Analyse von Geschäftsreisen unterstützt. Über entsprechende Portale können die Reiserichtlinien verwaltet, Transportmittel und Unterkünfte gebucht und Reisekosten abgerechnet werden. Es gibt zahlreiche Anbieter, darunter SAP Concur, Egencia, TravelPerk und Lanes&Planes.
Vorteile:
- Unternehmen können Reisebuchungen für ihre Arbeitnehmer:innen übernehmen
- Für die über das Portal gebuchten Leistungen sind keine Belege erforderlich
- Reiserichtlinien werden eingehalten, da im Portal nur Reisen innerhalb dieser angeboten werden
Nachteile:
- Buchungsportal schränkt die Auswahl an Dienstleistern stark ein
- Belege für innerstädtische Trips und Auslagen müssen dennoch eingereicht werden
- Buchungsagenturen erheben meist zusätzliche Kosten
2. Lösung: Software für die Reisekostenabrechnung
Mit Software wie SAP Concur, Expensify und Rydoo können Unternehmen Geschäftsreisen verwalten und abrechnen. Ihre Reisekosten können Mitarbeitende unterwegs einreichen, so dass sie keine Quittungen sammeln müssen. Der Arbeitgeber kann die Ausgaben noch während der Reise überprüfen und eingreifen, wenn Reiserichtlinien und Budgets nicht eingehalten werden. Die Software verspricht eine unkomplizierte und schnelle Reisekostenabrechnung.
Vorteile:
- Arbeitnehmer:innen können im Rahmen der Reiserichtlinien flexibel buchen
- GoBD-konforme Reisekostenabrechnung inklusive Kilometergeld, Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen
- Häufig direkte Integration der Reiseausgaben in Systeme zur Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie ERP (Enterprise Resource Planning, sprich Software zur Ressourcenplanung)
Nachteile:
- Mitarbeitende müssen in Vorleistung gehen, da keine Zahlungsfunktion vorhanden ist
- Jeder Beleg muss eingereicht und einzeln geprüft werden
- Unternehmen müssen überprüfen, ob ihre Reise- und Nachhaltigkeitsrichtlinien eingehalten werden
3. Lösung: Corporate Cards für die Reisekostenabrechnung
Eine Corporate Card ist eine Debit- oder Kreditkarte, die Unternehmen ihren Angestellten für Geschäftsausgaben zur Verfügung stellen. Zu den bekannten Anbietern gehören American Express, Visa und Mastercard. Seit einigen Jahren gibt es auch Anbieter wie Pleo, Moss und Spendesk, die Corporate Cards mit Software verknüpfen und so die vorbereitende Buchhaltung von Geschäftsreisen erleichtern. Die Reisenden zahlen mit der Karte im Rahmen ihres Budgets und reichen die Belege in der Software ein.
Vorteile:
- Mitarbeitende müssen nicht in Vorleistung gehen
- Eine ergänzende Software erleichtert die vorbereitende Buchhaltung von Dienstreisen
Nachteile:
- Jeder Beleg muss eingereicht und einzeln geprüft werden, da mit einer Corporate Card in der Regel alle Geschäftsausgaben bezahlt werden können – nicht nur die Reisekosten
- Reise- und Nachhaltigkeitsrichtlinien können nicht automatisiert umgesetzt werden. Unternehmen müssen zum Beispiel dennoch prüfen, welche Verkehrsmittel zu welchen Kosten genutzt wurden. Dies führt zu weiterem Prüfaufwand.
4. Lösung: Business Travel Cards für die Reisekostenabrechnung
Angelehnt an eine Corporate Card wird die Business Travel Card für Reiseausgaben verwendet. Mit ihr können Mitarbeitende zum Beispiel Bahntickets oder Tankrechnungen bezahlen. Business Travel Cards bieten eine zentrale Abrechnung aller Reisekosten und eine bessere Kontrolle der Ausgaben. Außerdem können sie die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen und Reiserichtlinien vereinfachen.
Die Kombination einer Business Travel Card mit einem Reisemanagement-Tool ermöglicht ein umfassendes Reisemanagement. Das bedeutet, dass auch individuelle Reisekostenrichtlinien eingegeben und Mobilitätsarten freigeschaltet werden können. Unternehmen können auf grüne Verkehrsmittel setzen, um ihrer Nachhaltigkeitsstrategie gerecht zu werden. Allerdings ermöglichen bisher nur wenige Anbieter diese Funktion – XXImo ist einer von ihnen.
Vorteile:
- Mitarbeitende können Dienstleister im Rahmen des Budgets selbst aussuchen
- Die Business Travel Card bildet Reise- und Nachhaltigkeitsrichtlinien ab
- CO2-Berechnung ist inbegriffen
- Nicht autorisierte Dienstleister können nicht über die Karte bezahlt werden. Der Kontrollaufwand wird maßgeblich reduziert.
- Die Business Travel Card ist auch als Tankkarte oder als Ladekarte einsetzbar
Nachteile:
- Eine parallele Nutzung als Corporate Card ist nicht zwangsläufig möglich
- Belege über 250 Euro, die die Angabe einer Firmenadresse erfordern, müssen von den Reisenden dennoch über einen Belegscanner hochgeladen werden
5. Lösung: Kombination aus einer Lösung für die Reisekostenabrechnung und einer Business Travel Card
Unternehmen brauchen eine Lösung, mit der sie ihre Reiserichtlinien festlegen und die Geschäftsreisen GoBD-konform abrechnen können. Excel kann diese Aufgaben nicht zufriedenstellend übernehmen, da das Programm keine Auswertungen der Reisen und deren Integration in die Finanz- und Lohnbuchhaltung erlaubt. Die aktuellen Lösungen der genannten Anbieter kompensieren zwar die Schwächen von Excel, lassen aber in der Regel die Verwaltung von innerstädtischen Trips vermissen. Diese machen jedoch einen Großteil aller Geschäftsreisen aus.
MOBIKO Business ist unsere Antwort auf dieses Problem. Mit unserer Software können Sie als Arbeitgeber Reiserichtlinien und Budgets integrieren und Ihren Angestellten eine Vielzahl von Reisemöglichkeiten ermöglichen – ganz unabhängig vom Anbieter. Im Gegensatz zu üblichen Buchungsportalen gehören dazu nicht nur Züge, Straßenbahnen, Flüge und Hotels, sondern auch Shared Mobility, Taxis und vieles mehr. Darüber hinaus können Sie als Arbeitgeber Anreize für nachhaltige Mobilität schaffen, indem Sie grüne Verkehrsmittel bezuschussen. Ihre Mitarbeitenden entscheiden selbst, was für ihre Dienstreise sinnvoll ist.
Um Ihren Mitarbeitenden ein Höchstmaß an Flexibilität und Autonomie zu gewährleisten und gleichzeitig den Prüfungs- und Erstattungsaufwand so gering wie möglich zu halten, ist eine Business Travel Card als Ergänzung sinnvoll. Eine, die unautorisierte Zahlungen für Leistungen außerhalb der Reiserichtlinien automatisch ablehnt und alle steuerrelevanten Details direkt erfasst, so dass Reisende nur einen Bruchteil der Belege nachträglich einreichen müssen. Die wenigsten Anbieter von Business Travel Cards erfüllen diese Anforderungen. Vielen fehlt die Verknüpfung von Mobilität und anderen Aspekten der Geschäftsreise oder steuerlich relevante Informationen werden – zum Beispiel beim E-Laden – nicht korrekt erfasst, so dass die Belege für eine GoBD-konforme Abrechnung weiterhin notwendig sind.
Mit unserem Partner XXImo kombinieren wir das Beste aus beiden Welten und schaffen eine einzigartige Lösung für alle Prozessschritte von der Planung bis zur Abrechnung moderner Geschäftsreisen.
Alle Vorteile von MOBIKO Business und der Business Travel Card auf einen Blick:
- Einfache Integration von Reiserichtlinien durch Vergabe von Budgets
- Mitarbeitende können innerhalb des Budgets flexibel buchen, es steht ihnen eine maximale Anzahl von Anbietern zur Verfügung
- Anreize für umweltfreundlicher Mobilität und CO2-Berechnung möglich
- Mitarbeitende müssen nicht in Vorleistung gehen
- Automatische Ablehnung von nicht autorisierten Zahlungen, Reiserichtlinien werden automatisch umgesetzt
- Für die meisten gebuchten Leistungen sind keine Belege erforderlich
- Einfache Verwaltung von innerstädtischen Trips
- GoBD-konforme Reisekostenabrechnung
- Keine zusätzlichen Kosten für Buchungsportale und -büros
Geschäftsreisen mit MOBIKO Business ganz einfach verwalten
Mitarbeitende können ihre Reisekosten in jeglicher Form dem Arbeitgeber vorlegen – auch handschriftlich oder per Excel-Datei. Unternehmen können aus einer Vielzahl von Lösungen wählen, um ihre Geschäftsreisen zu planen, zu verwalten und abzurechnen. In den meisten Fällen stellen Dienstreisen äußerst komplexe Prozesse dar und sollten digital und effizient abgebildet werden. Hierfür gibt es zahlreiche Anbieter von Buchungsportalen, Corporate oder Business Travel Cards und Abrechnungssoftware. Bei näherer Betrachtung ihrer Angebote fällt allerdings auf, dass sie sich meist nur auf einzelne Prozessschritte – wie etwa die Reisebuchung – konzentrieren. Zudem versprechen sie den Reisenden nicht maximale Flexibilität, sondern einen vermeidbaren Aufwand bei der Prüfung, Abrechnung und Versteuerung.
MOBIKO Business setzt dort an, wo gängige Travel Management Tools und Softwarelösungen aufhören und bietet eine ganzheitliche und unkomplizierte Handhabung von Geschäftsreisen: Mitarbeitende buchen ihre Reisen im Rahmen eines Budgets selbst und zahlen mit der Business Travel Card. Nicht autorisierte Leistungen werden direkt abgelehnt und der Prüfaufwand wird deutlich reduziert. Der Arbeitgeber kann alle Ausgaben in der MOBIKO-Plattform einsehen und erhält sie automatisiert und GoBD-konform zur Abrechnung. Stundenlanges Planen und Prüfen von Geschäftsreisen – selbst bei innerstädtischen Trips? Das war einmal!
Starten Sie jetzt mit der Umsetzung Ihrer Geschäftsreisen mit MOBIKO Business und der Business Travel Card und buchen Sie jederzeit einen Termin mit unseren Produktexperten.
¹ Bundesministerium der Justiz (o. J.) Einkommensteuergesetz (EStG) § 9 Werbungskosten. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__9.html (Zugriff am 04.04.2023).
² Statista, L. Graefe (2022). Anzahl der Geschäftsreisen von deutschen Unternehmen in den Jahren von 2004 bis 2021. https://de.statista.com/statistik/daten/studie/72112/umfrage/anzahl-der-geschaeftsreisen-seit-2004/ (Zugriff am 04.04.2023).
³ Statista, L. Graefe (2022). Durchschnittliche Kosten pro Geschäftsreise in deutschen Unternehmen von 2005 bis 2021. https://de.statista.com/statistik/daten/studie/72171/umfrage/tourismus-kosten-pro-geschaeftsreise-seit-2005/ (Zugriff am 04.04.2023).
⁴ Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR). VDR-Geschäftsreiseanalyse 2022 (S. 6, 12, 18-19). PDF unter https://www.vdr-service.de/geschaeftsreiseanalyse (Zugriff am 29.03.2022).
⁵ Statista, L. Graefe (2022). Welche Maßnahmen ergreift Ihr Unternehmen in Bezug auf ökologisch nachhaltige Geschäftsreisen? https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1318321/umfrage/massnahmen-oekologisch-nachhaltige-geschaeftsreisen/ (Zugriff am 04.04.2023).
Autor: Andreas Reichert
Geschäftsführer von MOBIKO
Autorin: Saskia Hahn
Freelance Content Creator bei MOBIKO
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