Die Pauschalversteuerung für Mobilitätsbudgets kommt! Was das bedeutet? Das erfahren Sie hier.

11. April 2024 | 15 min Lesezeit

Ciao Fuhrparkmanagement, hallo Mobilitätsmanagement?

Die betriebliche Mobilität befindet sich im Wandel. Es reicht nicht mehr aus, Mitarbeitende für Fuhrpark, Personal, Travel Management und Nachhaltigkeit in separaten Abteilungen zu beschäftigen. Arbeitgeber müssen ihren Fuhrpark besser auslasten und einen Mobilitätsmix anbieten. Die Verwaltung der Mobilität wird dadurch zu einer komplexen und interdisziplinären Aufgabe. Wir erklären, welche Rolle der oder die Mobilitätsmanager:in spielt und wie Unternehmen die Umstellung erfolgreich meistern können.

Inhaltsverzeichnis

Warum braucht es Mobilitätsmanager:innen?

Die Antwort ist einfach: Weil der Markt es vorgibt. Betriebliche Mobilität entwickelt sich stetig weiter und Unternehmen müssen sich neuen Herausforderungen stellen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Es gibt zwei wesentliche Faktoren für den Wandel in der betrieblichen Mobilität: steigende Kosten für die Unternehmen und untergeordnet auch die sich wandelnden Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden.

1. Steigende Kosten

„Wir beobachten, dass sowohl die Fuhrparkkosten als auch die neuen Emissionspreise für Geschäftsreisen und Pendlermobilität die Haupttreiber für den Wandel sind. Gerade die CSRD spielt eine große Rolle.”

– Andreas Reichert, Co-Founder und Co-Geschäftsführer bei MOBIKO.

Unternehmen wollen angesichts der steigenden CO2-Preise weniger Emissionen verzeichnen. Elektrofahrzeuge könnten eine Lösung sein, da sie weniger CO2 ausstoßen. Die Elektrifizierung der Flotte ist jedoch mit hohen Anschaffungs- bzw. Leasingkosten verbunden. Manche Arbeitgeber gehen auch den Weg über das Outsourcing ihrer Emissionen, indem sie weniger eigene Fahrzeuge halten und stattdessen ihre Mitarbeitenden in die Verantwortung nehmen – beispielsweise über ein Mobilitätsbudget.

Lange Zeit galt die Steuerbegünstigung nur für firmeneigene Mobilität – wie Dienstwagen. Das hat sich geändert: Arbeitgeber profitieren auch bei externen Angeboten – wie dem Deutschlandticket oder Mobilitätsbudget – von Steuervorteilen.

2. Wandelnde Bedürfnisse

Obwohl die Autonutzung trotz der Klimadebatte weiter zunimmt, bietet der Markt immer vielfältigere Mobilitätsangebote: Deutschland-Jobticket, Fahrradabo, Mobility on demand…. Und die Vielfalt nimmt zu!

Komplexe Mobilitätsanforderungen machen sich in den Unternehmen bemerkbar:

Porträtfoto Oliver Piepenbrink, Commodity Manager Fleet bei thyssenkrupp Service GmbH
"Wir sind ein globales Unternehmen mit Vertretungen in 48 Ländern. Natürlich unterscheiden sich die Mobilitätsbedürfnisse unserer Mitarbeitenden weltweit. Hinzu kommt, dass thyssenkrupp verschiedenste Anforderungen hat.

– Oliver Piepenbrink, Commodity Manager Fleet bei der thyssenkrupp GmbH.

„Für viele unserer Kunden und Kundinnen ist die größte Herausforderung, als Arbeitgeber in einem hart umkämpften Markt attraktiv zu sein. Sie müssen auf die Bedürfnisse der Fachkräfte reagieren. Dazu zählt es, moderne und gesundheitsfördernde Mitarbeitermobilität zu ermöglichen. “

– Manuel Castro Moreira, Head of Mobility Consulting bei belmoto.

Porträtbild Manuel Castro Moreira, Head of Mobility Consulting bei der belmoto mobility GmbH

Aufgrund von Faktoren wie der CSRD und dem Management von Corporate Benefits im War for Talent, berührt die betriebliche Mobilität immer mehr Unternehmensbereiche, z. B. HR, Fuhrpark, Nachhaltigkeitsabteilungen, Buchhaltung. Die Unternehmen müssen sich vom Silomanagement verabschieden: „Auch die Verzahnung von Travel-, Fuhrpark- und Pendlermobilität wird passieren. Die Frage ist: Bist du Beifahrer oder bist du Fahrer dieser Entwicklung?“ – Manuel Castro Moreira, belmoto.

Betriebliche Mobilität wird deutlich komplexer und geht längst über die reine Fahrzeug- oder Fahrerverwaltung des Fuhrparkmanagements hinaus.

Was ist der Unterschied zwischen Fuhrparkmanagement und Mobilitätsmanagement?

Zu den Aufgaben des Fuhrparkmanagements gehören Fahrzeugbeschaffung und -verwaltung, Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung, Schaden- und Bußgeldmanagement, Abrechnung von Tankkarten, die Reduzierung von Fuhrparkkosten, sowie die Optimierung der Prozesse und Auslastung der Flotte.

Mobilitätsmanagement kann all diese Aufgaben und mehr umfassen – etwa das Management von Geschäftsreisen, Pendeln und anderer privater Mobilität. Die Ziele des Mobilitätsmanagements sind in der Regel strategisch auf einer höheren Ebene im Unternehmen verankert.

Mobilitätsmanager:innen sind aber nicht nur in Unternehmen zu finden; im Gegensatz zu Fuhrparkverantwortlichen werden sie beispielsweise auch von Städten und Gemeinden für die Straßenplanung eingesetzt. Das Fuhrparkmanagement wird also Teil des Mobilitätsmanagements. Die Car Policy wird zur Mobility Policy, die Abrechnung von Tankkarten wird zur Abrechnung diverser Mobilitätsausgaben…

Das bedeutet, dass ein umfassendes Mobilitätsmanagement das traditionelle Fuhrparkmanagement ergänzt – nicht ersetzt. Es erweitert den Handlungsspielraum, ohne bestehende Strukturen zwangsläufig obsolet zu machen.

Ein zentrales Verwaltungsinstrument zur Umsetzung der Mobility Policy ist das Mobilitätsbudget. Mit einem Mobilitätsbudget sollten Mitarbeiter nicht etwa die Option auf einen Dienstwagen verlieren. Modernes Mobilitätsmanagement ist die Drehscheibe im Unternehmen, an der die vielfältigen Mobilitätsbedürfnisse der Beschäftigen mit den Mobilitätsangeboten des Arbeitgebers in Einklang gebracht werden.

Wer ist im Unternehmen verantwortlich für das Mobilitätsmanagement?

Mobilitätsmanagement ist eine Querschnittsaufgabe, idealerweise laufen alle Fäden bei dem:der Mobilitätsmanager:in zusammen. Die Praxis zeigt jedoch, dass es in vielen Unternehmen keine eigene Stelle für das betriebliche Mobilitätsmanagement gibt. Vor allem in kleineren Unternehmen fehlt es häufig an qualifizierten Fachkräften für die Verwaltung und Optimierung der Mobilität. Es kann zu Konflikten zwischen den Stakeholdern kommen, weil nicht geklärt wurde, wer federführend für die Mitarbeitermobilität ist: Travel Management, Personal, Nachhaltigkeitsbeauftragte oder Fuhrpark?

Es gibt keine Einheitslösung: „Nicht jedes Unternehmen hat ein Fuhrparkmanagement – zum Beispiel, weil die Flotte sehr klein ist. In diesem Fall übernimmt meist das Travel Management die Verwaltung des Fuhrparks. Es kommt allerdings nicht vor, dass das Fuhrparkmanagement auch Aufgaben des Travel Managements übernimmt. In manchen Unternehmen gibt es neben dem Fuhrpark- und Travel Management auch ein Mobilitätsmanagement – dieses ist aber meist nur mit Umsetzung der Mobilitätsstrategie betraut und kümmert sich nicht auch um operative Themen rund um die Flotte oder Geschäftsreisen.” – Andreas Reichert, MOBIKO.

Eine Lösung könnte es auch sein, das Mobilitätsmanagement dort anzusetzen, wo die meisten Kosten anfallen – zum Beispiel beim Pendeln. In diesem Fall wäre die Personalabteilung für das Mobilitätsmanagement zuständig. Aber auch dem Travel Management kommt eine wichtige Rolle zu, denn Dienstreisen verursachen Kosten und Emissionen. Zudem ist das Travel Management oft besser digitalisiert als etwa der Fuhrpark. Es gibt auch Arbeitgeber, die ihr Mobilitätsmanagement nicht bewusst bei einer Abteilung verankern: „Dann ergibt sich von selbst, wer die Rolle innehat. Zum Beispiel, weil sich HR zunächst um die Verwaltung einzelner Jobtickets gekümmert hat und dann über die Zeit weitere Mobilitätsanfragen hinzukamen.“ – Andreas Reichert, MOBIKO.

Unabhängig davon, wo im Unternehmen das Mobilitätsmanagement angesiedelt ist, sollte die Position den Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen und Verantwortlichkeiten ermöglichen und im Unternehmen entsprechend stark gewichtet werden.

Aufgaben und Werkzeuge der Mobilitätsmanager:innen

Ziel des Mobilitätsmanagements ist es, die unterschiedlichen Mobilitätsbedürfnisse des Unternehmens und seiner Angestellten möglichst effizient, kostengünstig und damit ökologisch zu erfüllen.

Die Mobilitätsverantwortlichen werten kontinuierlich Analysen und Umfrageergebnisse aus, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Beispielsweise:

  • Wie lässt sich unsere Ökobilanz durch den Umstieg auf klimaneutralere Verkehrsmittel verbessern?
  • Wie können wir den Rohstoffverbrauch senken, unseren Lieferverkehr besser planen oder den Platzmangel am Standort lösen?

 

Bei ihrer systematischen Untersuchung werden die Verkehrsbedarfe und Verbesserungspotenziale identifiziert und in eine Mobilitätsstrategie übersetzt. Der:die Mobilitätsmanager:in ist daher auch für die Umsetzung dieser Strategie und die Kontrolle der Maßnahmen zuständig.

Zu den Aufgaben der Mobilitätsmanager:innen gehören unter anderem:

  • Die unterschiedlichen Mobilitätsbedürfnisse und Potenziale im Unternehmen mit Hilfe von Erfassungsmethoden analysieren
  • Erarbeitung und Umsetzung eines Mobilitätskonzeptes (ggf. mit Hilfe eines Organigramms) und dessen nachhaltige Verankerung im Betrieb
  • Entwicklung relevanter Messgrößen entwickeln (z. B. CO2-Ausstoß oder Mitarbeiterzufriedenheit)
  • Bewerten der Kosten und Machbarkeit der geplanten Maßnahmen
  • Weiterentwicklung von Reiserichtlinien und der Car Policy
  • Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
  • Emissionen und Kosten reduzieren
  • Bessere Auslastung des Fuhrparks
  • Integration geeigneter Tools wie Softwarelösungen für die Mitarbeitermobilität

Um diese Aufgaben zu erfüllen, stehen dem:der Mobilitätsmanager:in verschiedene Werkzeuge zur Verfügung.

Ein Beispiel ist die Senkung von Emissionen durch

  • Einrichten von überdachten Fahrradständern und Duschen, um das Radfahren angenehmer und attraktiver zu machen
  • Einrichten von Lademöglichkeiten
  • ÖPNV-Schnuppertickets
  • Schwarzes Brett oder Einführung von Apps zur Bildung von Fahrgemeinschaften
  • Finanzierungsprogramme für die Elektrifizierung des Fuhrparks
  • Home-Office-Angebote, Vermeidung von Dienstreisen
  • Weitere Anreiz- oder Kompensationsmöglichkeiten

Es ist sinnvoll, Mitarbeitende zu belohnen, die auf einen Dienstwagen verzichten, ihn selten nutzen oder auf einen klimafreundlicheren Dienstwagen umsteigen. Das können Unternehmen tun, indem sie das Geld, das die Mitarbeitenden nicht für einen Dienstwagen ausgeben, ihnen für andere Mobilitätsangebote zur Verfügung stellen – ohne dass es am Monatsende verfällt.

Beim Wechsel vom Fuhrparkmanagement zum modernen Mobilitätsmanagement muss der:die Mobilitätsmanager die Rolle des Change Agent übernehmen und über die entsprechenden Fähigkeiten verfügen – darunter Kommunikations-, Team- und Konfliktfähigkeit, strategisches Denken, Eigeninitiative und Kreativität.

Welche Faktoren sind entscheidend für eine erfolgreiche Umstellung zum Mobilitätsmanagement?

Die Implementierung eines modernen Mobilitätsmanagement ist individuell, komplex und tangiert verschiedene Unternehmensbereiche. In der Praxis haben sich Faktoren herauskristallisiert, die maßgebend für die Umstellung sind:

  1. Klare Zielsetzung und Entscheidungskompetenzen

Modernes Mobilitätsmanagement bedeutet, dass sich Unternehmen vom Silodenken verabschieden. Alle Geschäftsbereiche, die das Thema Mobilität betrifft, sollten auch strategisch vernetzt sein. Es ist wichtig, dass das Mobilitätsmanagement Ziele und Kennzahlen verfolgt, die nicht im Widerspruch zu denen anderer Abteilungen stehen.

So sollte das Mobilitätsmanagement beispielsweise keine Kostensenkungsstrategie verfolgen, wenn gleichzeitig die Personalabteilung eine stärkere Ausrichtung auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und Ausgaben für Recruiting und Employer Branding plant. Ohne Zielvorgabe und klare Entscheidungskompetenzen verliert das Mobilitätsmanagement schnell an Kraft und bleibt allein mit der Aufgabe zurück, zwischen den einzelnen Teams zu vermitteln.

2. Akzeptanz und Involvement

Entscheidend ist, dass die einzelnen Abteilungen und das obere Management die Umstellung anerkennen und unterstützen. Bei belmoto und thyssenkrupp gelang dies durch transparente Kommunikation und Beteiligung der Geschäftsbereiche:

Porträtbild Manuel Castro Moreira, Head of Mobility Consulting bei der belmoto mobility GmbH
„Die Mitarbeitenden müssen abgeholt werden. Sie brauchen Kontext, um zu verstehen, warum und wie auf betriebliches Mobilitätsmanagement umgestiegen werden soll. Umfragen sind hilfreich. Machen Sie Ihren Angestellten die Ziele klar und nehmen Sie ihnen die Angst, dass die Umstellung ihre Mobilität einschränken wird. Darum geht es bei Abos und Downsizing nicht. Wir nehmen niemandem etwas weg, sondern schaffen mehr Mobilitätsangebote.“

– Manuel Castro Moreira, belmoto.

„Auf den Support kommt es an. Bei thyssenkrupp haben wir ein Projektteam für den Umstieg zum Mobilitätsmanagement gebildet. Diese Idee wurde von der Belegschaft initiiert und dem Executive Board vorgestellt. Dem Projektteam gehörten Mitarbeitende aus den deutschen Abteilungen HR, Nachhaltigkeit, Fleet und Einkauf an. Da so viele verschiedene Bereiche involviert waren, konnten die Maßnahmen schnell angenommen und umgesetzt werden.“

– Oliver Piepenbrink, thyssenkrupp.

Porträtfoto Oliver Piepenbrink, Commodity Manager Fleet bei thyssenkrupp Service GmbH

Der Ausgangspunkt ist immer die Verortung des Mobilitätsmanagements auf einer höheren, strategischen Ebene. Wenn das Mobilitätsmanagement nicht eng mit der Geschäftsführung verbunden ist, besteht die Gefahr, dass es von anderen Abteilungen nicht ernst genommen wird.

3. Individuelle Lösungen und Flexibilität

Arbeitgeber müssen ihre komplexen Mobilitätsbedürfnisse kennen und eine Mobilitätsstrategie verfolgen, die für die gesamte Belegschaft relevant ist. In der Praxis könnte das so aussehen:

„Unser Warenkorb von Mobilitätsangeboten bzw. die Car Policy wird grundsätzlich von der AG definiert, die einzelnen Länder und Zweige dürfen ihn jedoch anpassen und verfeinern. So konnten wir Lösungen entwickeln, die die jeweiligen Anforderungen gerecht werden. Wir haben erkannt, dass es keine Universallösung gibt.“

– Oliver Piepenbrink, thyssenkrupp.

Porträtfoto Oliver Piepenbrink, Commodity Manager Fleet bei thyssenkrupp Service GmbH
Porträtbild Manuel Castro Moreira, Head of Mobility Consulting bei der belmoto mobility GmbH
„Natürlich sollte ihr Mobilitätsangebot relevant sein – nicht nur für die Dienstwagenberechtigten. Es muss auch einfach zu handhaben und flexibel sein – sonst wird es abgelehnt. Mit einem Mobilitätsbudget decke ich die meisten Mobilitätsbedürfnisse ab. Es sollte Auto Leasing und -Abo, Fahrrad Leasing und -Abo sowie Fahrkarten für die Öffentlichen umfassen.“

– Manuel Castro Moreira, belmoto.

4. Zeit

„Packen Sie die Transformation an – aber nicht mit der Brechstange!“

– Oliver Piepenbrink, thyssenkrupp.

Porträtfoto Oliver Piepenbrink, Commodity Manager Fleet bei thyssenkrupp Service GmbH

Entscheidend ist, dass Arbeitgeber die zeitlichen Ressourcen für die Umstellung auf das Mobilitätsmanagement bereitstellen und ihre Mitarbeitenden rechtzeitig sensibilisieren und schulen. Unternehmen sollten sich auch Zeit für die Analyse ihrer Mobilitätsdaten nehmen, um dann Ziele und KPIs für die Umstellung auf ihr betriebliches Mobilitätsmanagement zu definieren.

Wie wird man Mobilitätsmanager:in?

Die deutschen Ausbildungsbetriebe haben auf den Wandel in der betrieblichen Mobilität reagiert: Es gibt inzwischen mehrere Wege der Aus-, Fort- oder Weiterbildung zum:zur Mobilitätsmanager:in – zum Beispiel über die IHK oder die DEKRA. Die Interessenten für den IHK-Studiengang kommen vor allem aus den Bereichen HR, Fuhrpark, Energie, CSR und Beratung. Das bedeutet, dass viele Teilnehmer:innen aus dem betrieblichen Kontext kommen und sich in ihrer Rolle im Unternehmen weiterbilden.

Mobilitätsmanager:innen arbeiten aber nicht nur in Firmen, sondern auch in Organisationen, Behörden und Kommunen. Dort tragen sie beispielsweise zur Verbesserung des Klimaschutzes und der Straßenplanung bei.

Doch nicht jeder Weg führt zur Zertifizierung als Mobilitätsmanager:in. Es gibt eine Reihe von verwandten Berufen – wie Mobilitätsberater:innen, Mobilitätskoordinatoren:koordinatorinnen und Mobilitätsbeauftragte.

Fazit: So gelingt der Wandel vom Silomanagement zum Mobilitätsmanagement

Unternehmen stehen bei der Gestaltung ihrer modernen Mobilitätsstrategie vor vielen Herausforderungen: Sie müssen ihren Mobilitätsbedarf analysieren und diverse, kombinierbare Mobilitätsangebote abbilden.

Dabei geht es nicht darum, das traditionelle Fuhrparkmanagement zu ersetzen, sondern es in das ganzheitliche Mobilitätsmanagement zu integrieren: Bestehende Car Policies werden zu Mobility Policies umgeschrieben, und Arbeitgeber verhandeln neue Verträge mit verschiedenen Mobilitätsanbietern. Der Verwaltungs- und Koordinationsaufwand steigt mit der wachsenden Vielfalt der Mobilitätsangebote und die steuerlichen Hintergründe der einzelnen Verkehrsmittel werden immer unübersichtlicher.

Hier kommen digitale Tools ins Spiel: Mit Mobilitätslösungen wie MOBIKO können Arbeitgeber ihre Mobilitätsangebote optimieren und überwachen, ihre Flotte besser auslasten, Emissionen und Kosten im Griff behalten, Kommunikationswege verkürzen und zahlreiche Prozesse automatisieren.

Quellen

¹ IHK Mobilitätsmanager. https://www.ihk.de/meo/produktmarken/branchen/verkehr/ihk-zertifikatslehrgang-betriebliche-r-mobilitaetsmanager-in-6089976 (Zugriff am 24.06.2024).

Headshot Saskia Hahn

Autorin: Saskia Hahn

Freelance Content Creator bei MOBIKO

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