22. Mai 2026 | 8 min Lesezeit
Erstattung von Heimladekosten: Auszahlung mit dem Gehalt und Direktauszahlung im Vergleich
Viele Mitarbeitende laden ihren Dienstwagen am liebsten zu Hause, da es nicht nur zeitsparend, sondern auch kostengünstiger ist. Das Unternehmen erstattet im Anschluss die Heimladekosten für Dienstfahrzeuge an der privaten Wallbox. Bei der Umsetzung stehen Arbeitgeber vor einer zentralen Entscheidung: Erfolgt die Erstattung über eine Direktauszahlung eines Drittanbieters direkt an die Mitarbeitenden oder über die interne Lohnbuchhaltung mit dem Gehalt? Wir stellen einen ehrlichen Vergleich auf und zeigen, was es zu beachten gilt.
In Kürze
- Der Erstattungsprozess für Heimladekosten findet in vielen Unternehmen manuell statt.
- Die Abrechnung kann entweder intern über die Payroll/ Buchhaltung oder per Direktauszahlung eines externen Anbieters an die Mitarbeitenden erfolgen.
- Die Auszahlung über das Gehalt und die Direktauszahlung haben unterschiedliche Vorteile. In den meisten Fällen ist aber die Auszahlung über das Gehalt sinnvoller.
- Aus Mitarbeitersicht ist entscheidend, wie komplex der Prozess ist, wie viele Apps benötigt werden und ob andere Mobilitätsbenefits zur Verfügung gestellt werden.
Ausgangssituation in Unternehmen beim Thema Heimladen
Bis Ende 2025 konnten Unternehmen Heimladekosten noch unkompliziert über eine Pauschale erstatten, ohne einen zusätzlichen Nachweis durch Mitarbeitende anzufordern. Seit dem 1. Januar 2026 ist das nicht mehr möglich: Für die steuerkonforme und somit steuerfreie Erstattung braucht es jetzt einen Nachweis über die tatsächlich geladenen kWh.
Viele Unternehmen lösen das aktuell über manuelle Prozesse:
- Mitarbeitende über den neuen Ablauf informieren
- Stromverträge der Mitarbeitenden prüfen
- Aktualisierte Verträge regelmäßig anfordern
- Ladenachweise entgegennehmen – oft als PDF, Foto, Excel oder Screenshot
- Nachweise prüfen und revisionssicher ablegen
- Erstattungen an Mitarbeitende auszahlen
- Rückfragen beantworten
- …
Gerade bei vielen Mitarbeitenden wird dieser Prozess schnell aufwendig, fehleranfällig und schwer skalierbar.
Unternehmen haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, das zu vereinfachen:
- Über einen externen Anbieter, der Prüfung und Auszahlung vollständig übernimmt.
- Über einen externen Anbieter, der die gesamte Abwicklung automatisiert, die Auszahlung aber weiterhin direkt über Payroll ermöglicht.
So lässt sich der administrative Aufwand deutlich reduzieren, ohne auf steuerkonforme Prozesse verzichten zu müssen.
Abrechnung über Direktauszahlung – Funktionsweise, Vor- und Nachteile
Bei einer Erstattung durch einen Direktauszahlungs-Dienstleister ist eine einmalige Integration dessen Lösung mit der Wallbox der Mitarbeitenden notwendig. Daraufhin werden die Verbrauchsdaten monatlich automatisiert erfasst.
Der Anbieter berechnet auf Basis dieser Daten die Ladekosten und erstattet sie direkt an die Beschäftigten. Das Unternehmen erhält eine Sammelrechnung über die gesamten Ladekosten.
In Kürze:
- Einmalige Integration der Direktauszahlungslösu
- Automatisierte Datenübertragung
- Monatliche Gutschrift der Ladekosten an Mitarbeitende
- Sammelrechnung aller Ladekosten an Unternehmen
Vorteil
- Komplette Auslagerung: Der gesamte Prozess der Kostenerstattung erfolgt nur noch zwischen den Beschäftigten und dem Drittanbieter, sodass HR (vermeintlich) keine Berührungspunkte damit hat.
Nachteile
- Keine Prozesshoheit: Die Auslagerung einzelner Prozessschritte führt zu einer stärkeren Abhängigkeit von verschiedenen Systemen.
- Weniger Kontrolle: Das Unternehmen erhält eine Sammelrechnung zum Überweisen. Eine detaillierte Auswertung von Ladekosten und Mengen je Nutzenden oder Fahrzeug ist deutlich aufwendiger.
- Kosten: Dienstleister, die Geldtransfers abwickeln, tragen ein finanzielles Risiko. Dieses Risiko wird in der Regel über höhere Gebühren oder Transaktionskosten kompensiert.
Zusätzlich zu diesen Nachteilen sollten Unternehmen Folgendes beachten:
Wenn Mitarbeitende aufgrund von längerer Krankheit oder Elternzeit keine Entgeltfortzahlung mehr erhalten und deshalb keine Ladekosten erstattet bekommen sollen, muss HR diese Informationen an den Dienstleister weitergeben. Der Vorteil, der für die Direktauszahlung spricht, relativiert sich hier also sogar, da HR diese Themen im Blick haben und eigenständig melden muss. Weitere Punkte, die Unternehmen bei einer Direktauszahlung beachten sollten, sind folgende:
- Datenschutz: Die Mitarbeitenden geben ihre Bankdaten an den Anbieter weiter. Das muss in die Datenschutzerklärung für den Dienstwagenüberlassungsvertrag mitaufgenommen werden.
- Internationalisierung: Für die Auszahlung an die Mitarbeitenden benötigen Dienstleister eine BaFin-Lizenz, die nur in Deutschland gültig ist. International tätige Unternehmen müssen für jedes relevante Land prüfen, ob der Dienstleister die dort geltenden regulatorischen Anforderungen erfüllt und ggf. für unterschiedliche Länder unterschiedliche Dienstleister beauftragen.
- Datenprüfung: Informieren Sie sich, ob der Direktauszahlungs-Anbieter die gemeldeten Daten auf Plausibilität prüft, um etwa zu hohe Lademengen aufzudecken.
- Datenauswertung: Durch die Übersendung einer Gesamtrechnung haben Flottenmanager häufig keine Möglichkeit, die verbrauchten kWh einer Person bzw. einem Fahrzeug zuzuordnen. Die für die Fuhrparkabteilung wichtige Auswertungsmöglichkeit ist ggf. nicht gewährleistet.
Abrechnung über Payroll – Funktionsweise, Vor- und Nachteile
Läuft die Erstattung von Heimladekosten mithilfe eines externen Anbieters wie MOBIKO über die interne Lohnbuchhaltung, werden alle bisherigen Prozesse, die der Arbeitgeber manuell bewältigen musste, in eine digitale Lösung überführt. Das entlastet den Arbeitgeber und ermöglicht den Mitarbeitenden eine transparente Erstattung.
Je nach Strompreis-Konfiguration nutzen Arbeitnehmende die MOBIKO App, um zunächst ihren individuellen Stromvertrag nachzuweisen – oder der Pauschalstrompreis wird als Grundlage für die Rückerstattung vewendet. Während der Strompreis oft konstant bleibt, muss der Verbrauch regelmäßig – etwa über die Wallbox oder Fahrzeugdaten – erfasst werden. Auch hier bietet die MOBIKO App einen intuitiven Weg, wie Mitarbeitende ihren kWh-Verbrauch nachweisen können.
MOBIKO prüft diese Angaben, bereitet sie automatisch monatlich auf und übergibt sie an die unternehmensinterne Payroll, wo die Auszahlung ohne weiteren Aufwand des Payroll-Teams über die Gehaltsabrechnung erfolgt.
In Kürze:
- Datenerfassung und -meldung
- Prüfung und Aufbereitung von Daten
- Übergabe an Payroll
- Auszahlung über das Gehalt
Vorteile
- Integration in bestehende Prozesse: Die Daten werden direkt an die Lohnbuchhaltung übergeben. Die Beschäftigten erhalten die Erstattung der Heimladekosten mit ihrem Gehalt und müssen keinen separaten Zahlungseingang prüfen.
- Steuerkonformität: Bei der Auszahlung über eine definierte Lohnart werden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge direkt berücksichtigt. Somit ist die Erstattung für jeden einzelnen Mitarbeitenden steuerlich korrekt. Die Rückerstattung von Heimladekosten ist mit den zugehörigen Nachweisen steuerfrei.
- Mehr Transparenz: Arbeitgeber sehen genau, welchen Mitarbeitenden und welchen Fahrzeugen welche Kosten gegenüberstehen, sodass das Controlling für HR und Fuhrparkmanagement vereinfacht wird.
- Datenbasis für ESG-Berichte: Kosten und Mengen für Ladestrom sind direkt auswertbar und dienen als Basis für Nachhaltigkeitsberichte.
- Internationalität: Payroll-Prozesse sind in jedem Land etabliert. Somit müssen keine neuen Prozesse aufgesetzt werden.
Handlungsbedarf haben Unternehmen in jedem Fall dann, wenn sie bisher alle Daten und Belege manuell anfordern, in Excel-Listen erfassen und zu viel Zeit in den Prozess investieren. Wie Sie die Erstattung von Heimladekosten unkompliziert, steuerkonform und mitarbeiterfreundlich gestalten, erläutern wir gerne in einem ersten unverbindlichen Gespräch.
Die Entscheidung für Payroll oder Direktauszahlung ist daher keine rein operative Frage, sondern eine strategische Entscheidung darüber, ob Mobilität als Einzellösung oder als integrierter Bestandteil der gesamten Benefit- und Mobilitätsstrategie gedacht wird.
Fazit
Betrachten Sie die Erstattung von Heimladekosten nicht als isolierten Prozess, sondern als Teil Ihrer gesamten Mobilitätsstrategie. Aus Mitarbeitersicht ist vor allem eines wichtig: möglichst wenig Komplexität im Alltag. Statt mehrere Apps, Anbieter und Abrechnungswege nutzen zu müssen, sollten Mobilitätsangebote gebündelt und zentral zugänglich gemacht und verwaltet werden.
Stellen Sie Ihren Arbeitnehmenden beispielsweise weitere Mobilitätsbenefits wie Tankgutscheine, das Deutschland-Jobticket oder ein flexibles Mobilitätsbudget zur Verfügung? All diese Leistungen können über eine Plattform gesteuert und abgerechnet werden. Lösungen wie MOBIKO ermöglichen genau diese Bündelung und schaffen so ein konsistentes Nutzungserlebnis, das nicht nur HR spürbar entlastet, sondern für Mitarbeitende einfacher und übersichtlicher ist.
Autorin
Agnes Köklü
Head of Digital Marketing
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